Teetkö asiat mieluummin nopeasti alta pois vai loppuun asti hiomalla? Painotatko siis työtehtävissä niiden nopeaa suorittamista vai keskitytkö ennemmin työtehtävien tekemiseen mahdollisimman huolellisesti? Entä jos et tiedä, kumpaan kannattaisi panostaa, koska molemmilla on merkitystä? Ota avuksesi tämä päätöksentekoa helpottava työkalu!
Ei ole helppoa päättää, keskittyisikö tehtävässä sen nopeaan tekemiseen vai hiomiseen niin täydelliseksi kuin mahdollista. Usein työn laatu kärsii, mikäli sen suorittaa mahdollisimman nopeasti. Toisaalta taas huolellinen muokkaaminen ja viimeistely vievät paljon aikaa. Tämä seuraavan Untoolsin ajatustyökalun avulla voit harjoitella, miten tehdä ratkaisu, jotta työssä panostaisit oikeisiin asioihin oikealla intensiteetillä:
Nopeus vai huolellisuus -työkalu
Mieti seuraavien tekijöiden tärkeyttä:
Tehtävän merkityksellisyys (asteikolla 0-10)
Lopputuloksen virheettömyys (asteikolla 0-10)
Tämän työkalun avulla voit arvioda, kuinka paljon tehtävän tekemiseen kannattaa varata aikaa.
Kun olet arvioinut tehtävän ja sen lopputuloksen merkitykset, syntyy kolme erilaista etenemisvaihtoehtoa:
1. Painota nopeutta kun tehtävä ei ole niin merkityksellinen
Mikäli tehtävä tai sen lopputulos ei ole sinulle erityisen merkityksellinen, voit viedä sen läpi mahdollisimman nopeasti.
2. Ole huolellinen, kun tehtävä ja sen lopputulos ovat tärkeitä
Jos tehtävä ja etenkin sen viimeistelty lopputulos on sinulle, asiakkaallesi tai tiimillesi erityisen tärkeä, keskity sen suorittamiseen mahdollisimman huolellisesti. Tällöin tehtävän tekemiseen kannattaa varata aikaa myös “makustelulle”, korjauksille ja editoinnille, koska mahdollisimman täydellinen tulos ei usein valmistu ensiyrittämällä.
3. Keskity molempiin, kun tehtävä on tärkeä mutta lopputuloksessa voi joustaa
Jos tehtävä on tärkeä, mutta lopputuloksen ei tarvitse olla täydellinen, painota molempia ääripäitä oman harkintasi mukaan. Tällöin siis sekä nopeudella että tarkkuudella on merkitystä. Voit esimerkiksi arvioida työtehtävään käytettävän ajan ja lisätä siihen tietyn määrän ekstraa, ja sitten päättää, että tämä aika on se, minkä käytät tehtävän tekemiseen.
Aiotko kokeilla tätä ajatustyökalua? Kerro kokemuksistasi jos kokeilet!
Kaipaatko lisää työkaluja tehokkaampaan ja miellyttävämpään työskentelyyn? Jos työtehtävien priorisoiminen tuntuu vaikealta, lue seuraavaksi blogitekstini Eisenhowerin matriisista. Sen avulla suunnistat työtehtäväviidakosta vaivattomasti vapaa-ajalle!
Työuupumus on kasvanut. Tämä selviää Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -tutkimushankkeen tuoreesta raportista maaliskuulta 2022. Vuoden 2019 alkanut hanke tuottaa tietoa siitä, miten korona-aikana työhyvinvointi ja erilaiset työasenteet ovat muuttuneet. Se on yksi harvoista hankkeista jossa näitä teemoja tutkitaan ja pystytään vertaamaan myös aikaan ennen koronaa.
Uusimmasta raportista selviää, että sekä verrattuna aikaan ennen koronaa, että myös viimeisimmän puolen vuoden aikana suomalaisten työuupumusoireilu on lisääntynyt ja arviot omasta työkyvystä laskeneet. Lisäksi myönteiset kokemukset työn imusta ja työtyytyväisyydestä ovat lievässä laskussa. Erityisesti nuorten (alle 36-vuotiaat) työhyvinvointi on muita heikompaa kaikilla mitatuilla työhyvinvoinnin indikaattoreilla. Jo aiemmin tutkimuksen aikana nuoret ovat kokeneet heikompaa työhyvinvointia kuin vanhemmat työntekijät.
Työuupumuksen ehkäisyyn kannattaa panostaa
TTL:n raportin päätelmissä todetaan seuraavaa:
“Työpaikat, jotka kykynevät pitämään huolta työntekijöiden saamasta riittävästä tuesta, vaalimaan luottamusta sekä työntekijöiden kesken että työntekijöiden ja esihenkilöiden välillä ja varmistamaan kokemusta arvostuksesta poikkeusoloissakin, lisäävät ✓ työntekijöiden hyvinvointia ja työn mielekkyyttä eli työn imua ✓ työntekijöiden sitoutumista työpaikkaansa, mikä näkyy vähäisempinä eroaikeina ✓ yleistä tyytyväisyyttä elämään (onnellisuutta), eli työ voi vaalia myönteistä mielenterveyttä koettelevina poikkeusaikoina.”
Pitkää ja kestävää menestystä rakentavat siis ne yritykset, jotka ymmärtävät, että sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö on heidän tärkein pääomansa ja panostavat siihen.
Miten teillä panostetaan yrittäjän ja henkilöstön työn hallintaan ja työkykyyn? Photo by Pixabay on Pexels.com
Työnohjaus tarjoaa pitkäkestoista tukea työn arkeen
Tarjoamalla työnohjausta, voidaan yrityksessä aktiivisesti tukea työhyvinvointia jo ennaltaehkäisevästi. Koulutettu työnohjaaja kulkee työntekijöiden, esihenkilön ja/tai yrittäjän rinnalla yleensä vähintään vuoden. Tapaamme noin kerran kuussa tunti-puolitoista kerrallaan ja etenemme kohti isompia tavoitteita – mutta tutkimme ja ratkaisemme myös akuutteja haasteita joita työn arjessa kohdataan. Työn hallinta lisääntyy, työkyky vahvistuu ja kun ajatellaan tiimejä, niin muun muassa yhteiset pelisäännöt ja käytännöt selkiytyvät, positiivinen vuorovaikutus lisääntyy ja ihmiset oppivat sekä pyytämään että antamaan apua toisilleen. Yksilöiden vahvuudet ja tiimin koko potentiaali saadaan käyttöön. Työnohjaajan tukemana yrityksessä päästään kehittämään omaa ja yhteistä työtä, ja myös tätä kautta yrityksen kilpailukyky kasvaa.
Muun muassa Lapin yliopistossa on tutkittu työnohjauksen vaikutuksia. Ylen uutisessa Lapin yliopiston dosentti ja henkilöstötuottavuuden tutkimusjohtaja Marko Kestin mukaan “Tulosparannusta syntyy vähintäänkin luokkaa 500-1000 euroa työntekijää kohti vuositasolla. Vaikuttavuus voi toki olla paljon enemmänkin.” Ja kun ajatellaan, että esimerkiksi neljän hengen ryhmätyönohjaus koko vuodelle maksaa vähemmän kuin yhden ihmisen kahden viikon sairausloma, voidaan puhua todella kannattavasta investoinnista.
Entä jos teidänkin työnne arjessa kulkisi mukana ammattilainen, joka auttaisi tuomaan työhön lisää selkeyttä ja voimavaroja? Erilaiset koulutukset ja valmennukset toimivat täsmätavoitteiden saavuttamisessa, mutta koska suurin osa työn arjesta on nimenomaan arkea, on tärkeää, että jokainen saa pitkäjänteistä ja säännöllistä tukea työhönsä. Työnohjauksessa päästään ratkaisemaan niin käytännön asioita kuin myös nostamaan esille turvallisesti niitä vaikeita tunteita ja asioita, joista on tärkeää puhua.
Mikäli sinä tai teidän työyhteisönne on kiinnostunut työnohjauksesta, varaa aika maksuttomaan työnohjaustarpeen kartoitukseen täältä! Seuraavat työnohjauspaikat avautuvat elokuussa.
Viime aikoina työnohjauksissa on puhuttu asiakkaiden kanssa paljon siitä, miten sairastelukierteet ovat kuormittaneet työtä ja sitä myöten arkea kokonaisvaltaisesti. Monissa perheissä on tänä keväänä sairastettu aiempaa enemmän. Lapsen sairastuminen on tietysti ensisijaisesti kurjaa lapsen kannalta ja vanhemman tehtävä on hoivata sairasta lasta. Kuitenkin etenkin monilla yrittäjillä ja asiantuntijatyötä tekevillä on tilanteita, joissa töitä on vain pakko tehdä – ainakin sen verran että järjestelee asioita, siirtelee tapaamisia ym. niin, että pystyy pitämään vapaata. Kukaan ei ole paikkaamassa.
Tällaisissa tilanteissa syntyy helposti riittämättömyyden tunteita: ei pysty olemaan oikein läsnä töissä eikä kotonakaan. Kokosin tähän postaukseen kahdeksan vinkkiä siihen, miten työskentelyä voi sujuvoittaa ja voimavaroja vahvistaa. Hyvät oman työn johtamisen taidot auttavat myös poikkeuspäivinä, siksi niitä kannattaa harjoitella. Nämä vinkit on tarkoitettu päiviin, jolloin lapsi ei tarvitse sairauden vuoksi jatkuvaa hoivaa.
Perhe-elämän ja työn yhteensovittaminen sairastelukierteessä voi olla todella kuormittavaa
1. Määrittele “bare minimum” ja tee se
Aloita päiväsi määrittelemällä, mikä on ehdottomasti saatava tehdyksi tänään. Mikä on tärkeää ja kiireellistä? Apuna priorisointiin voit käyttää esimerkiksi Eisenhowerin matriisia. Kun saat välttämättömät asiat tehtyä – ole tyytyväinen, olet tehnyt sen, mitä on pitänytkin. Jos joku päivä on mahdollisuus tehdä jotain enemmän, on se vain iloista bonusta. Poikkeuspäivinä muista kuitenkin, että bare minimum on tarpeeksi.
2. Suunnittele ja aikatauluta päivä ensin itsellesi
Sairaus- ja oireettomia päiviä leimaavat työnteon näkökulmasta usein jäsentymättömyys ja pirstaleisuus. “Teen vähän joka välissä” saa ainakin itselleni sen tunteen, ettei mikään asia edisty, mutten ole myöskään lapsille läsnä. Selkeät slotit eli aikavaraukset helpottavat päivän jäsentämistä ja työskentelykin tehostuu. Mitä pienemmät lapset, sitä lyhyemmät työskentelyslotit ovat realistisia. Ole ennemmin aikarealisti kuin aikaoptimisti.
3. Tee aika näkyväksi lapselle
Mitä pienempi lapsi, sitä abstraktimpi asia aika hänelle on. “Kohta, vähän aikaa, myöhemmin, pieni hetki” eivät ole mitään konkreettista vaan tuntuvat pienten varpaiden heiluttelijasta piiiiiitkältä ajalta. Lapsi turhautuu odottamiseen, aikuinen turhautuu keskeytyksiin ja aikaa kuluu moninkertaisesti siihen verrattuna, että asian saisi tehdä kerralla keskeytyksettä.
Visuaalisuus auttaa lasta ymmärtämään aikaa konkreettisemmin.
Eräs asiakkaani oli tehnyt lastensa kanssa seinäkellon alle paperisen kellon, johon oli merkattu tunneittain sekä lasten päivän ohjelma että äidin työskentelyajat. Lapset osaavat viisareista katsoa, paljonko aikaa omissa touhuissa on jäljellä, ja milloin on yhteisen ajan vuoro. Apuna voi käyttää myös esimerkiksi ajastinta, jossa on visuaalinen jäljellä olevan ajan näyttö.
4. Tankatkaa ensin läsnäoloa ja huomiota
Vaikka oma tehokkain työskentelyaika olisi heti aamuisin, kannattaa ennen työhön tarttumista tietoisesti pysähtyä läsnäoloon lasten kanssa. Ainakin omien lasten (3- ja 9-vuotiaat) kohdalla huomiontankkaus auttaa siinä, että esimerkiksi itsenäiseen leikkiin on lasten helpompi uppoutua sen jälkeen. Kun huomiota on saanut, sitä ei tarvitse olla niin nopeasti hakemassa lisää.
5. Rakenna puuhaa valmiiksi
Tee edellisiltana (jos mahdollista) valmiiksi junaradan alku tai nukkeleikin aloitus, järjestele legot houkuttavasti, tai asettele autot leikkimatolle odottamaan leikkijää. Iidan matkassa -blogin Iidalta olen poiminut loistavia ideoita siihen, miten lasta voi kannustaa itsenäiseen leikkiin “virittämällä leikin valmiiksi”.
Itse suosin myös sitä, että kaikki lelut eivät ole “koko ajan saatavilla”, vaan kaapista voi nostaa jotain “spesiaalia” erityispäiviä varten. Olen myös huomannut, että valtava vaihtoehtojen määrä ainakin meillä aiheuttaa vain sen, että kaikki levitetään, mutta millään ei oikein jakseta leikkiä keskittyneesti. Myös yksittäiset väritys- ja tehtäväkirjat jotka otetaan esille “vain erikoistilanteissa”, voivat tehdä lapselle vanhemman työajasta spesiaalia ja innostavaa aikaa omien puuhien parissa.
6. Entä se ruutuaika?
Tiedän, että tämä aihe herättää monenlaisia tunteita ja ajatuksia. Monet meistä kokevat huonoa omaatuntoa ja syyllisyyttä siitä, että lapset viettävät paljon aikaa ruudun äärellä. Oma taktiikkani on seuraava: ensin pyritään käymään läpi muut leikki- ja puuhavaihtoehdot. Sitten on vuorossa telkkari- tai kännykkäaika. Jos on aamusta jotain todella akuuttia tehtävää tai lapsen vointi on kurja, saattaa aamu alkaa ruudun ääressä. Sairauspäivinä ruudun äärellä voi kulua normaalia pidempiä aikoja, mutta normaalitilanteessa tuota aikaa voi “ottaa takaisin” vaikka ruuduttomien päivien muodossa. Joskus on ookoo mennä auki ei-sieltä-missä-aita-on-matalin vaan sieltä, mistä portti on auki.
Työskentelen myös Mannerheimin Lastensuojeluliiton mediakasvatuskouluttajana, ja usein vanhempainilloissa minulta on kysytty, mikä on sopiva määrä ruutuaikaa minkäkin ikäiselle lapselle. Tämä on kuitenkin todella yksilöllistä ja yleispäteviä aikamääreitä ei voi antaa. Tärkeämpää kuin minuutteja on seurata lapsen kokonaishyvinvointia: täyttyykö lapsen uni- ja lepoaika, tuleeko muuta touhua päivän aikana (ja normalitilanteessa liikuntaa), onko lapsi hyväntuulinen ja onko hänen helppo myös irroittautua laitteiden äärestä. Tärkeää on kiinnittää huomiota siihen, että lapsen kuluttama mediasisältö on turvallista ja lapsen ikätasolle sopivaa. Tulee myös muistaa, että digitaalinen media tuo mukanaan paljon hyvää ja lapset oppivat sen myötävaikutuksena monia hyviä taitoja.
7. Kiinnitä huomiota palautumiseen
Silloin, kun meillä on paljon stressiä ja kuormitusta, on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota palautumiseen. Pyri lisäämään päivään itsellesi pieniä, hyviä tekeviä asioita. Panosta uneen (toisinaan helpommin sanottu kuin tehty!), ja tee asioita, joista tiedät sinulle tulevan hyvää mieltä ja iloa.
Tee tietoinen paluu normaaliin. Toisinaan hermostomme jää stressaavan ajanjakson jälkeen ylivirittyneeseen tilaan, ja käymme ylikierroksilla, vaikka tilanne olisikin jo tasoittunut. Kuuntele kehoasi ja sen tuntemuksia, ja hae tasausta hermostollesi esimerkiksi luonnosta tai tietoisen läsnäolon harjoitteista.
8. Hyväksy tilanne ja muista “bare minimum”
Vaikka suunnittelisit, tekisit aikataulut lapselle näkyväksi, rakentaisit valmiiksi Euroopan korkeimman Lego-tornin ja pahvilaatikoista sukellusveneen, asiat voivat silti mennä päin mäkeä. Keskeytykset ovat todennäköisiä ja riittämättömyyden tunnetta ei pääse pakoon. Minua auttaa näissä tilanteissa se, että otan niistä nousevat tunteet – myös sen riittämättömyyden – vastaan, annan niiden olla ja myös mennä. Hyväksyn, että tällaiset tilanteet ovat kaukana ideaalista, mutta toisenlaisiakin aikoja tulee vielä. Juuri nyt riittää bare minimum.
Toivottavasti näistä vinkeistä oli sinulle apua!
Jos kaipaat apua arjen ja työn yhdistämiseen niin poikkeus- kuin normaalitilanteissa, varaa maksuton työnohjaustarpeen kartoitus. Työnohjauksesta saat apua akuutteihin tilanteisiin ja työn haltuunottoon, mutta myös pidemmällä tähtäimellä omannäköisen unelmien työarjen rakentamiseen.
Reflektio on välttämätön työkalu yksilön ja koko työyhteisön kehittämisessä. Mutta mitä reflektio on – ja mitä se on ammatillisessa mielessä? Ja kuinka syventää reflektointia niin, ettei se ole esimerkiksi vain pintapuolista “ensi kerralla pitäisi tehdä toisin” -keskustelua kahvitauoilla?
Sana reflect tarkoittaa heijastamista, kuvastamista ja mietiskelyä. Reflektio on oman toiminnan, omien ajatusten ja tunteiden syvällistä tutkimista. Reflektointi tähtää uuden oppimiseen ja itselle ja koko työyhteisölle tyypillisten ajatusmallien ja uskomusten kyseenalaistamiseen ja toiminnan uudelleen ohjaamiseen. Reflektiivisyyden seurauksena voi siis syntyä sitä kuuluisaa ‘laatikon ulkopuolelta’ -ajattelua. Kokemuksia tarkastellaan pintaa syvemmältä ja pohditaan, kuinka tilanne syntyi, mikä oli hyvää ja miten voisi toimia ensi kerralla mahdollisesti toisin. Vaikka reflektio on tarpeellinen ajatustyökalu haastavien kokemusten purkamiseen ja niistä oppimiseen, on yhtä tärkeää käytttää sitä työkaluna myös onnistumiskokemuksista oppimiseen.
Ammatillinen reflektio on oman työn tietoista ja syvällistä tutkimista.
Harjoittelemalla reflektiosta tulee arkinen työn tekemisen tapa
Reflektointia voi lähteä kokeilemaan kasvatustieteilijä Kaisu Mälkin reflektiopolun avulla:
Mieti työtilannetta, jota haluat pohtia syvällisemmin.
Sanoita tilanne: mitä siinä tapahtui? Millaisessa kontekstissa tilanne syntyi? Mitä ajattelit sen aikana?
Tunnista tunteesi: Millaisia tunteita koit tilanteen aikana?
Sukella syvemmälle: Millaiset taustaoletukset ja ennakkoluulot ohjasivat sinua tilanteen taustalla? Millaisia ‘ajattelun itsestäänselvyyksiä’ (“tämä nyt vain on näin”) tunnistat? Ne voivat olla peräisin henkilökohtaisista uskomuksista, mutta myös ammatillisista, kulttuurisista ja institutionaalisista rakenteista.
Kaivaudu vielä syvemmälle: miten nämä taustaoletukset vaikuttavat toimintaasi? Missä määrin nämä oletukset mahdollisesti rajoittavat sinua? Entä miten ne saattavat selkeyttää omia käsityksiäsi ja arvojasi?
Aika toimia: miten reflektion mukanaan tuoma uusi ymmärrys ohjaa toimintaasi jatkossa? Miten haluat toimia tulevaisuudessa? Mitä haluat muuttaa, mitä säilyttää?
Reflektio laajentaa mukavuusaluetta
Reflektiopolun seuraaminen auttaa yksilöä ja työyhteisöä paitsi tunnistamaan omia vahvuuksiaan, mutta toisaalta oppimaan haastavista tilanteista. Lisäksi reflektiivisyys auttaa sietämään paremmin omaa keskeneräisyyttä ja epävarmuuttakin. Reflektio auttaa myös laajentamaan mukavuusaluetta. Kun lähtee liikkeelle mukavuusalueelta eli tekee aiemman ymmärryksen näkyväksi, voi syvällisempi reflektiopolun eri kerrosten läpikäynti laajentaa aiempaa ymmärrystä. Kun itseään haastaa ajattelemaan, voi päätyä mukavuusalueelta elämysalueelle. Siellä tapahtuvat suurimmat oivallukset.
Reflektio antaa uusia oivalluksia
Kun mukavuusalueen rajat kasvavat, kyseenalaistetaan aiempi ymmärrys ja luovutaan aiemmista itsestäänselvyyksistä. Aiempi ymmärrys mahdollisesti luutuneine käsityksineen saattaa tuoda mukanaan turvallisuuden tunnetta, mutta uudet näkökulmat voivat synnyttää nerokkaita oivalluksia ja selkiyttää omaa ajattelua. Tämä kasvattaa asiantuntijuutta ja koko työyhteisön ymmärrystä, mikäli reflektointia tehdään yhdessä.
Minä olen harjoitellut ammatillista reflektiota vuodesta 2008 saakka. Sosionomiopintojeni alkuvaiheessa olin sitä mieltä, että “miksi kaikkea pitää reflektoida, eikö me vaan voitaisi tehdä näitä hommia?” Vuosien mittaan reflektiosta on kuitenkin tullut yksi tärkeimmistä työkaluistani arjen työssä. Se on samaan aikaan opettavaista ja oivalluksia sekä ajoittain raskasta ja epämieluisaa. Reflektoinnista on kuitenkin se hyöty, että epävarmuuksien hetkellä omaa toimintaa miettiessään voi aina pysähtyä reflektion ääreen. Se auttaa suuntaamaan omaa toimintaa ja toisaalta myös pakottaa perustelemaan, miksi toimii, niin kuin toimii. Ja kun sen pystyy perustelemaan itselleen, sen pystyy perustelemaan myös toisille.
Reflektioperusteista koulutusta omalle tiimille
Reflektioperustainen koulutus tarjoaa substanssitiedon lisäksi myös työkaluja oman työn reflektointiin
Työnohjaus perustuu oman työn reflektointiin yhdessä koulutetun ammattilaisen kanssa. Työnohjaaja on tukenasi ammatillisessa reflektoinnissa. Voit varata minulta maksuttoman työnohjaustarpeen kartoituksen, pohdit työnohjausta sitten yksilölle tai ryhmälle!
Kuormittaako sinua jatkuva ‘pitäisi’-tunne? Teetkö joka päivä valtavan määrän tehtäviä, mutta työsi tai yritystoimintasi junnaa silti paikallaan? Lykkäätkö tiettyjä tehtäviä, jotka tekemättöminä kuitenkin kuormittavat sinua? Jääkö aikaa toiminnan kehittämiseen? Eisenhowerin matriisi auttaa sinua asettamaan tehtäväsi sinua palvelevaan tärkeysjärjestykseen.
Eisenhowerin matriisi varaa aikaa tärkeimpään
Yhdysvaltain entisen presidentti Dwight D. Eisenhowerin kerrotaan sanoneen: ”Harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää ja harvoin se mikä on tärkeää, on kiireellistä”. Mikäli päivä kuluu toinen toistaan kiireellisimpiä tulipaloja sammutellessa, voi Eisenhowerin viisaus kuulostaa masentavalta. Mikäli tehtävä on tärkeä mutta ei niin kiireellinen, saattaa se helposti jäädä to do -listan loppupäähän tai unohtua kokonaan. Eisenhowerin lentävän lauseen myötä luotu Eisenhowerin matriisi auttaa sinua varaamaan aikaa myös niille kaikkein tärkeimmille tehtäville, jotka harvoin ovat kiireellisiä. Esimerkiksi organisaatiopsykologi Jaakko Sahimaa luottaa tähän tekniikkaan paitsi työelämässä, mutta myös elämän suuria kysymyksiä pohtiessa.
Itse käytän matriisia myös esimerkiksi arjen askareiden tai jouluvalmisteluiden suunnitteluun. Ensimmäisenä listataan kaikki mieleen tulevat tehtävät, jotta niitä päästään priorisoimaan. Sitten tehtävät jaetaan nelikenttään niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.
Eisenhowerin matriisi auttaa tehtävien priorisoinnissa.
A. Tärkeät ja kiireelliset: toimi heti
Ensimmäisenä ovat tehtävät, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä. Tällaiset tehtävät eivät voi odottaa ja ne usein saattavat ilmestyä tehtävälistallesi hyvin lyhyelläkin varoitusajalla. Näille tehtäville kannattaa varata päivään pieni aikaikkuna valmiiksi juuri sen takia, että tehtävät voivat tulla täytenä yllätyksenä vastaan. Itse kutsun näitä kiireellisiksi sälähommiksi, ja varaan niille joka aamuun puolisen tuntia aikaa.
B. Tärkeät ja ei-kiireelliset: aikatauluta
Seuraavana matriisissa siirrytään ruutuun, jonka täyttävät tärkeät, mutta ei-kiireelliset tehtävät. Nämä ovat usein niitä aidosti tärkeimpiä tehtäviä, jotka vievät työtäsi tai yritystäsi eniten eteenpäin. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi tulevan toiminnan suunnittelu, nykyisen kehittäminen tai isommat projektikokonaisuudet. Mikäli nämä tehtävät jäävät helposti kiireellisimpien varjoon, auttaa siinä yksinkertainen kikka: varaa niille kalenteristasi aikaa. Voit myös asettaa tehtäville deadlineja, jos se motivoi sinua tekemään ne ajallaan pois alta.
C. Kiireelliset, ei-tärkeät: delegoi, automatisoi tai tee nopeasti pois alta
Kolmas lokero käsittää kiireelliset, mutta ei niin tärkeät asiat. Jos teet paljon, mutta mikään ei oikeasti etene, olet todennäköisesti tehnyt enimmäkseen näitä tehtäviä. Pohdi, mitä voisit delegoida eteenpäin. Mikäli olet yksinyrittäjä, voisiko näitä tehtäviä ulkoistaa jollekin toiselle ammattilaiselle? Jos ulkoistaminen ei juuri nyt tule kysymykseen etkä saa tehtäviä delegoitua, pyri tekemään tehtävät nopeasti pois alta tai automatisoimaan niitä. Mikäli ne eivät tosiaan ole supertärkeitä tehtäviä, ehkä voit tinkiä laadusta? Joskus 8- ajaa saman asian tehokkaammalla ajankäytöllä kuin 10+, joka vie järkyttävästi aikaa oikeasti tärkeiltä tehtäviltä.
D. Ei-tärkeät, ei-kiireelliset: poista tehtävälistalta
Neljäs osa matriisista käsittää ei-kiireelliset ja ei-tärkeät tehtävät. Voisiko näistä tehtävistä mahdollisesti luopua kokonaan? Tai vähintään jättää ne tehtävälistan hännille ajatuksella ”jos joskus ehdin, niin palaan tähän”. Mikäli tehtävälistan pituus aiheuttaa sinulle kuormitusta, kannattaa pohtia voitko heittää nämä tehtävät roskakoriin: palvelevatko ne perustehtävääsi tai työn kehittämistä?
Eisenhowerin matriisi vähentää stressiä
Eisenhowerin matriisi auttaa sinua paitsi priorisoimaan ja saamaan myös vähemmän kiireellisiä mutta tärkeitä tehtäviä tehtyä. Lisäksi se auttaa sinua vähentämään stressiä. Iso osa stressistä tulee siitä, ettei tehtävien kokonaisuus ole jäsennelty. Mikäli tehtävälista on iso, harmaa ja muodoton kaaospallo, on siitä vaikeaa saada kiinni. Mikäli saat sen pilkottua pienempiin ja järkeviin palasiin, on kokonaisuutta helpompi hallita. Elefanttikin syödään pala kerrallaan.
Tunnetko jo muut ajankäytön hallinnan tekniikat? Mikäli sinulla on vaikeuksia saada tehtäviä aloitettua, kannattaa kokeilla esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa.
Kaupallinen yhteistyö & alekoodi: Solo Sokos Hotel Paviljonki
Vietin marraskuun alussa Metsolannen strategia- ja kehittämispäiviä Jyväskylän upeassa Solo Sokos Hotel Paviljongissa. Minulla on toisinaan tapana varata yönseutu hotellissa yritykseni kehittämistyöhön ja työhyvinvointiani edistämään. Kun tekee töitä pääasiallisesti kotona, uudenlainen ympäristö ruokkii luovuutta ja edesauttaa keskittymistä aivan uudella tavalla. On myös ihanaa, kun saa paneutua työhön siten, että joku muu hoitaa esimerkiksi ruoanlaiton. Paviljonki tarjoaa tähän upeat puitteet.
Hotellihuone tarjoaa kotona työskentelevälle rauhaa ja luovuuden mahdollisuuksia.
Tämän syksyn strategiapäivillä reflektoin kuluneen vuoden strategian toteutumista, loin Metsolannen ensi vuoden strategian, päivitin markkinointisuunnitelman ja tein rauhassa verkkokurssimateriaaleja. Lisäksi olin varannut aikaa hemmotteluun lähialueen pienyrityksistä.
Suunnittele ja valmistele kehittämispäivien ohjelma etukäteen
Yksi tärkeimmistä asioista yksinyrittäjän kehittämispäivissä – oli aiheena mikä tahansa – on mielestäni etukäteissuunnittelu ja -valmistelut. Jotta työskentely olisi hedelmällistä, mieti, mihin haluat keskittyä ja kuinka paljon sille on hyvä varata aikaa.Kerää valmiiksi pohjamateriaalia, tee mind mapeja tai muistilistoja ja valitse valmiiksi esimerkiksi markkinoinsuunnitelmaan pohja. Näin olet jo valmiiksi virittäytynyt aiheeseen, eikä kaikkea tarvitse aloittaa nollasta. Esimerkiksi omaa strategiaani varten olin jo kerännyt ideoita ja ajatuksia esimerkiksi tavoitteiden suhteen. Kehittämispäivillä noista ideoista ja ajatuksista tiivistyi visuaalinen strategiapaperi tavoitteineen ja toimenpiteineen.
Strategiatavoitteiden työstöä
Omien strategiapäivieni ohjelma:
tiistai 9.11. 13.00 Tutustuminen Crazy Town -yritysyhteisöön 14.45 Kirjautuminen hotelliin 15.00 Vuoden 2021 strategian arviointi 16.00 Vuoden 2022 strategia: tavoitteet, mittarit & toimenpiteet 18.00 Illallinen Trattoria Aukiolla hotellin alakerrassa 20.00 Hemmotteluhetki kauneushoitolassa 21.30 Luovuuspuolituntinen: tulevan vuoden kuukausi-/viikko”työvuorolistan” suunnittelu
keskiviikko 10.11. 8.00 Aamiainen & happihyppy 9.30 Sähköpostit ja pari pientä sälähommaa 10.00 Markkinointisuunnitelman päivitys 11.30 Lounas 12.15 Verkkokurssimateriaalien luominen 14.30 Hemmotteluhetki kauneushoitolassa
Solo Sokos Hotel Paviljonki on työmatkaajan ykkösvalinta
Minulle oli varattu upea huone Solo Sokos Hotel Paviljongin 7. kerroksesta. Yksinkertaisen kaunis, maanläheinen sisustus harkittuine yksityiskohtineen oli täydellinen työympäristö minulle. Rauhallinen huone ja maisemat keskustaan ja Jyväsjärvelle ruokkivat luovuuttani. Näin perheenäidin näkökulmasta tiivis, iltaan asti jatkuva luova työskentely ja yksin rauhassa syöminen tuntuivat lähes retriitiltä.
Vaikka viihdyn työn mummolassa, nautin paljon huoneen harmonisesta sisustuksesta.
Söin illallisen hotellin alakerrassa sijaitsevassa Trattoria Aukiossa. Italialaistyylinen Trattoria on yksi suosikkiravintoloistani Jyväskylässä, eikä pettänyt odotuksiani tälläkään kertaa. Ruoka on joka kerta taivaallista (kokkipuolisoni allekirjoittaa tämän!), ravintolan tunnelma samaan aikaan rento sekä tyylikäs ja henkilökunta ihanan ystävällistä ja palvelualtista. Trattoriassa viihtyy niin yksin työmatkalla oleva, perheen tai kavereiden kanssa iltaa viettävä tai vaikka romanttista illallista rakkaan kanssa kaipaava.
Trattoria Aukio tarjoaa herkkuja kaikille aisteille.
Illallisen jälkeen kävin vielä rentouttavassa kasvohoidossa läheisessä kauneushoitolassa. Takaisin hotellille saavuttuani suunnittelin sängyllä loikoillen tulevan vuoden työaikaraamejani ja ennen nukkumaan menoa vain lepuutin silmiäni iltaöisessä kaupunkimaisemassa ja nautin yksinolosta.
Myöhäinen huoneenluovutus mahdollistaa rauhassa työskentelyn
Toinen päivä alkoi aamiaisella hotellin toisessa kerroksessa sijaitsevassa aamiaishuoneessa, jonka ehdottomasti parhaita puolia on se, että tilassa on hyvä sisustus ja akustiikka.Vaikka paikalla olisi paljon väkeä, on tunnelma aina silti rauhallinen. Ehdotonta plussaa on aamiaisen laaja valikoima, myös arkena. Tarjolla on kaikkea maistuvaa ja tuoretta, terveellisestä höttöherkkuihin. Mukana on paljon lähituottajien antimia (esim. mansikka-raparperimehu on maailman parasta), mikä ainakin itseäni ilahduttaa suuresti. Kaiken kruunaa pöytään tarjoiltu toiveiden mukainen tee tai kahvi.
Aamiaisella tarjolla oli mm. tuorepuuroa, juustoa ja keksejä.
Koska minulle oli varattu huone myöhäiselläluovutusajalla (suosittelen tätä lämpimästi!), sain työskennellä hotellihuoneessani pitkälle iltapäivään. Ennen huoneen luovuttamista olin saanut päivitettyä markkinointisuunnitelmani ja edistettyä verkkokurssimateriaalia. Lähtiessäni viivähdin vielä tunnin toisessa läheisessä kauneushoitolassa, jonne olin varannut hieronta- ja hemmotteluajan.
Alekoodi Jyväskylän Sokos hotelleihin
Aamiaisella tarjolla oli mm. tuorepuuroa, juustoa ja keksejä.
Kokonaisuudessaan strategiapäivät olivat onnistunut kokonaisuus, eikä vähiten sen takia, että sain keskittyä kehittämistyöhön poissa kotiympyröistä, huolehdittuna ja hemmoteltuna. Sen vuoksi haluammekin tarjota yhdessä Jyväskylän Sokos Hotellien kanssa sinulle mahdollisuuden tähän samaan:
Koodilla BMETSOLANNE saat marraskuun 2021 loppuun saakka varattua hotellihuoneen aikavälille 1.12.2021-31.1.2022 seuraavasti:
Solo Sokos Hotel Paviljongista Yhden tai kahden hengen Solo-huone 100 €
Original Sokos Hotel Alexandrasta Yhden tai kahden hengen Standard-huone 90 €
Tällä hetkellä (19.11.) normaalihinnat ko. huoneille 1.12.-31.1. näyttivät pikaisella tutkimisella vaihtelevan Paviljongissa 142-166 € välillä ja Alexandrassa 136-166 € välillä, joten tähän tarjoukseen kannattaa tarttua!
Haluatpa sitten kehittää yritystoimintaasi, irroittautua hetkeksi arjesta yksin tai kaverin kanssa tai karata lemmenlomalle vuoden pimeimpään aikaan, voin suositella molempia näistä hotelleista. Molemmat sijaitsevat lähellä Jyväskylän matkakeskusta, joten junalla ja bussilla pääsee myös nauttimaan hotellin lakanoista ja ihanasta aamupalasta!
Työnohjausasiakkaani saavat minusta kanssakulkijan myös strategiatyöhön. Lue lisää työnohjauksesta täältä! Miten sinä kehität yrityksesi toimintaa ja pidät yllä työhyvinvointiasi?
Tämä postaus on osa postaussarjaa, joka käsittelee yksinyrittäjän strategiatyöskentelyä. Usein kirjoissa ja kansissa olevat ja myytävät strategiamallit, -palvelut ja -prosessit ovat niin suurellisia ja monimutkaisen tuntuisia, että niitä tuntuu vaikealta lähteä skaalaamaan yksinyrittäjän tarpeita vastaavaksi. Kuitenkin strategiatyöskentely on avainasemassa kun yritystoimintaa kehitetään. Tässä postaussarjassa avaan sitä, miten yksinyrittäjä voi tehdä strategiatyöskentelyä itselleen sopivalla tavalla.
Ostin viime vuonna ensimmäisen Personal Planner -kalenterini. Voin kertoa, että minulla on siitä nyt vuoden käytön jälkeen vain hyviä kokemuksia! Olen ollut vähän kalenteripihi. Viime vuonna kirjoitinkin, että n. 30 € tuntuu kalenterista isolta hinnalta. Nyt pyörrän puheeni sen osalta. Puhelimen ja tietokoneen ohella kalenteri on asiantuntijatyötä tekevän tärkein työkalu, joten n. 2,50 € / kk tuntuu aivan kohtuulliselta itselle parhaiten toimivasta sellaisesta!
Personal Planner on ollut toimiva, todella kestävä ja vastannut tarpeisiini hyvin. Sen vuoksi tilasin sellaisen myös vuodelle 2022. Joitain muutoksia verrattuna viime vuoden kalenteriin kuitenkin tuli. Kerron niistä lisää tässä postauksessa.
Kalenterin etukannessa kaksi rakkainta.
Kompakti ajankäytön työkalu
Paras kalenterikoko minulle on edelleen A5. Kierrekantisuus on kynän säilyttämisen ja muutenkin käytettävyyden vuoksi valintani. Kierrekantisuudessa on sekin etu, että halutessani pystyn siirtämään osan tämän vuoden sivuista ensi vuoden kalenteriin. Yksi parhaista puolista PP:ssa on mielestäni se, että kansikuvat saa valittua itse. Tälle vuodelle valitsin etukanteen kuvan lapsistani ongella ja takakanteen kuvan viime heinäkuun täysikuusta. Takakanteen valitsin tutun yritykseni sloganin “Rakkautta ja kasvua” muistuttamaan siitä, miksi tätä työtä teen.
Ensimmäiselle sisäsivu on myös kustomoitava. Siihen kirjasin yritykseni arvot, sloganin vähän laajemmin ja yhteystiedot, mikäli kalenteri sattuisi katoamaan. Kalenteriin saa valita myös sopivan värisen kiinnityskuminauhan ja siirrettävän viivottimen. Mukaan kuuluu myös muovitasku (tämä on super!) sekä tarroja.
Muisto kesän kauneimmasta yöstä.
Tiedän, että sydämessäni tulee läikähtämään ilo ja lempeys joka kerta, kun kalenteriini tartun.
Valitse viikkonäkymä huolella
Planneriin voi koosta riippuen valita paljon erilaisia viikkonäkymiä. Lisäksi pohjien täyttövaihtoehtoja on monia blancosta pisteisiin ja erivärisiin raidoituksiin. Tähän kannattaakin kiinnittää huomiota. Minkä verran tarvitset tilaa päiväkohtaiseen kirjoittamiseen? Miten hahmotat viikkonäkymän parhaiten? Entä kuinka paljon tarvitset tilaa muistiinpanoille? Personal Planner tarjoaa kalenteriin suomalaiset merkkipäivät ja nimipäivät. Lisäksi voit lisätä omia tärkeitä päiviä. Ihan huippua oli se, että minun viime vuonna tekemäni omien tärkeiden päivien lista oli tallessa profiilissani. Sain suoraan samat tärkeät läheisten ja yrityksen merkkipäivät kalenteriini ilman, että niitä tarvitsi syöttää sinne uudestaan. Tarkistin vain, että vuosi on oikein.
Omaan kalenteriini valitsin jo toistamiseen näkymän, jossa päivät sijoittuvat pystysuoraan vasemmalle sivulle “kahteen kerrokseen”. Oikea sivu on tyhjä muistiinpanoja varten. Viime vuonna näihin aikoihin kirjoitin, että tällainen näkymä vaatii totuttelua. Nyt vuoden jälkeen en oikein osaisi kuvitella itselleni muunlaista! Yläpalkkiin valikoitui valmiista (näitä on paljon ja ne ovat IHANIA!) vaihtoehdoista kaunis sinisävyinen, vähän mystinen metsä. Täytöksi valitsin jälleen vaaleanpuna-valkoisen raidoituksen ja tunnit välille 7-19. Viime vuonna kirjoittelin olevani huono täyttämään trackereita, mutta päättäväni kokeilla muutamaa. Yksi niistä oli päiväkohtainen työajanseuranta, jonka otin mukaan planneriini. Arvaa miten kävi? Olen täyttänyt työajan kalenterin seurantaan kahtena päivä. Jep. Jätin sen (ja muutkin trackerit, niistä lisää myöhemmin) pois.
Millainen viikkonäkymä on sinulle toimivin?
Edellisvuonna tässä kohdassa minulla oli aforismeja. Nyt alapalkkiin oli tullut uusi vaihtoehto “päiväkoti”, jonka valitsin. Ilmoitamme päiväkotiajat aina kuukaudeksi kerrallaan. Olen tähän saakka merkinnyt ne joka päivän kohdalle. Nyt kokeilen koottua viikkonäkymää hoitoaikojen suhteen sivun vasemmalla alalaidassa. Päiväkotiajat on asia, jonka muutenkin kirjaisin ylös. Siksi voi olla hyvä, että sille on ihan oma selkeä paikka kalenterissa. Vuoden 2021 kalenterissani jätin tyhjäksi muun alapalkin, eikä sitä tullut oikein hyödynnettyä. Nyt ajattelin kokeilla, miten 10 kohdan to do -lista toimisi tuolla alhaalla.
Pisteenä i:n päällä itselle sopivat lisäsivut
Yksi Plannerin parhaita puolia on myös se, että se on enemmän kuin vain kalenteri. Loppuun saa valita isosta valikoimasta (joka vain kasvanut viime vuodelta) 48 haluamaansa lisäsivua. Näin kalenterista saa laajennettua monipuolisen ajankäytön ja arjenhallinnan työkalun tai vaikka vapaa-ajan ilostuttajan. Suosittelen tutustumaan, millaisia kaikkia mahdollisuuksia lisäsivuista löytyykään!
Uusi ja vanha Personal Plannerini vierekkäin
Viime vuoden valintojen hitit ja hudit:
12 sivua oli varattu 30-day-challengeille eli 30 päivän haasteille. Käytin ja täytin kaksi kuukautta näitä trackereita. Opin vuoden aikana monta uutta rutiinia, mutta tällainen tracker-työskentely ei vain ole minua varten, sen olen nyt todennut. 😀
2 sivua säästämiseen: Save a little & Save a lot. Tracker-saagani todellinen murheenkryyni. Koskemattomat sivut, joissa olisi saanut värittää ympyröitä sen mukaan, minkä verran on laittanut rahaa säästöön. Ei jatkoon, vaikka kiva ajatus olikin.
2 sivun Meal Planner, jossa 9 viikon ruokalista Tämä oli todella hyvä! Vaikka emme yhdeksän viikon sykleissä orjallisesti listoja noudattaneetkaan, oli tämän pohjalta helppo suunnitella tulevan viikon ruokia ja muistutella itseään, että miten monipuolistaa ruokalistaa siinä kohtaa, kun tuntuu, että samat ruoat pyörivät viikosta toiseen. Uuteen kalenteriin (ja mokasin, koska) näitä tuli nyt vahingossa 4 sivua kahden sijaan! Kuulostaa siltä, että ruokavaliomme monipuolistuu tuplaten vuonna 2022. 😀
4 sivua tulevan vuoden vuosinäkymää Toimiva ja tarpeellinen, sopivan tiivis mutta kuitenkin tilaa kirjoittaa. Jatkoon!
Mitä uutta tarjoaa Personal Planner 2022?
Alapalkin päiväkotilisäosan ja to do -listojen lisäksi otin tulevalle vuodelle myös kokeiluun pari uutta sivustolle ilmaantunutta lisäosaa. Ensimmäisen on kahden sivun vuosisuunnitelma teemoille ja projekteille. Näihin olen ajatellut kirjoittaa ylös erilaiset palveluihini liittyvät sesongit, teemat ja markkinoinnin ja myynnin erityisesti muistettavat toimenpiteet.
Teema-, projekti- ja ideasivut koko vuoden suunnitteluun
Toinen on kuukausittaiset tavoitteet ja suunnitelma niiden saavuttamiseen (12 sivua). Ajattelin käyttää tätä apunani kuukausisuunnittelussa ja tavoitteellisessa työskentelyssä. Asetetaan kolme päätavoitetta, prioriteetit ja ensimmäiset askeleet tavoitteita kohti sekä palkinto työstä. Kuukauden lopussa reflektoidaan, miten meni kunkin tavoitteen osalta, mitä opin sekä miltä tulokset tuntuvat suhteessa tavoitteisiin. Katsotaan sitten vuoden päästä taas, onko näiden kanssa parempi onni kuin noiden trackereiden, kun seurantaa tehdään kuukausitasolla, ei päivittäin tai viikoittain.
Kuukausisuunnitelma on yksi uusista lisäsivuvaihtoehdoista
Tarvitsetko apua kalenterin kesyttämiseen?
Kalenterin valinnassa tärkeintä on kartoittaa omat tarpeet ja esimerkiksi se, kuinka monta kalenteria oikeastaan tarvitseekaan. Itselläni on käytössä lisäksi puolison kanssa yhteinen sähköinen Googlen perhekalenteri. Siihen merkitään mm. normaalia pidemmät työpäivät ja työreissut, lomat, reissut, lasten lääkärikäynnit ym. tärkeä. Henkilökohtaisessa käytössä paperikalenteri on minun valintani.
Mikäli sinulla on ajankäytön hallinnassa haasteita, katso maksuton webinaari, Viestinnän voimatunti -tallenne, Minä olin marraskuussa ajankäytön asiantuntijavieraana juttelemassa Viestintäkurssit.fi Marja-Liisan ja Sarin kanssa aiheesta.
Väärinkäsitykset ovat tavallisia sekä kasvokkaisessa että kirjallisessa viestinnässä. Kuten työnohjaajakoulutuksemme vieraileva kouluttaja Veli-Matti Toivonen totesi, suurin osa työpaikkojen konflikteista johtuu väärinkäsityksistä. Erityisesti etäajan vuorovaikutuksessa korostuu tarve viestinnän selkeydelle. Tässä blogijulkaisussa jaan hyviksi havaittuja vinkkejä selkeään viestintään!
Kirjallinen viestintä asettaa vuorovaikutukselle omat erityispiirteensä.
Mieti ennen kuin toimit
Ennen esimerkiksi sähköpostiviestin kirjoittamista on hyvä hetken aikaa miettiä, mitä aikoo sanoa. Joskus voi olla tarpeen taustoittaa viestin sisältöä, ellei vastaanottaja tiedä jo, mistä aiot hänelle kertoa. Tämä on hyvä pitää mielessä silloinkin, kun olet mahdollisesti tunnekuohun vallassa tai viesti pitää saada nopeasti lähetettyä. Kiire ja tunteenomainen reagointi ovat kaksi takuuvarmaa väärinkäsitysten synnyttäjää. Myös kielentutkija Arto Mustajoen mukaan väärinkäsitykset ovat yksi ihmiskunnan suurimmista vitsauksista. Ne kannattaa tosiaan pyrkiä eliminoimaan! Mikäli asia nostaa sinussa vahvan tunnereaktion, lykkää viestin kirjoittamista ja lähettämistä, mielellään vaikka yön yli.
Jäsentele asiat
Joskus viestin jäsentelyssä voi auttaa vanha kunnon uutisen rakenteen miettiminen. Vastaako viestisi kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi, miten ja kuka? Uutisen rakennetta voi lainata myös siten, että tärkein asia kerrotaan ensin ja vasta sitten sitä taustoittavat tiedot. Mietithän viestin rakennetta myös siten, että esität samaan asiaan liittyvät seikat samassa kappaleessa. Näin viesti on helpompi ymmärtää.
Selkeytä sanomasi
Lisäksi viestin selkeyteen vaikuttaa tietenkin oikeinkirjoitus ja lauserakenteet. Mikäli yksi lause koostuu kovin monesta eri sivulauseesta, voi lauseet jakaa erillisiksi osioiksi. Näin ajatus pysyy mukana paremmin. (Huom! Oma helmasyntini ovat pitkät, polveilevat virkkeet. Opettelen! :)) Jäsentelyssä voi auttaa myös tärkeimpien pointtien esittäminen luettelomuodossa tähän tyyliin, koska se auttaa visuaalisesti viestin hahmottamisessa:
Asia yksi
Pointti kaksi
Huomio kolme
Mieti sävyä ja sanastoa
Huumori on yksi suosituimpia viestinnän tehokeinoja. Se voi kuitenkin olla hankala laji etenkin kirjallisessa viestinnässä. Varsinkin sarkasmi tai ironia voidaan ymmärtää helposti väärin kirjoitetusta viestistä, koska puheeseen kuuluvat elementit, kuten eleet ja ilmeet, jäävät puuttumaan viestistä. Mikäli sarkasmi ei ole pakollista (harvoin on), sitä kannattaa käyttää hyvin harkiten. Mikäli valittuun viestinnän kanavaan sopii esimerkiksi emojien käyttö, voi niillä alleviivata ja selventää omaa viestiä. Toki muodollista sähköpostiviestiä lähettäessä ei emojien käyttö välttämättä ole sopivaa – tilanteen mukaan siis mennään!
Lisäksi mikäli aiheeseen liittyy paljon alasi asiantuntijasanastoa, voi samalle asialle pyrkiä etsimään suomenkielisen vastineen tai lisätä sen sulkuihin erikoissanan jälkeen. Tähän toki vaikuttaa myös viestin vastaanottaja. Mikäli “puhutte valmiiksi samaa kieltä”, voi ammattislangia käyttää vapaammin.
Valitse kanava viestin mukaan
Viestiin vaikuttaa myös se, missä kanavassa se on lähetetty. Humoristisuus ja rentous sopivat paremmin työkavereiden keskiseen Slack-keskusteluun kuin viralliseen työhakemukseen konservatiiviselle alalle. Valittu viestintäkanava vaikuttaa myös viestin pituuteen. Mikäli asiasi vaatii laajaa taustoitusta, voi sille paras kanava olla blogikirjoitus tai sähköpostiviesti. Lyhyisiin viesteihin toimii paremmin somepostaus tai vaikkapa tekstiviesti tai jonkin pikaviestipalvelun viesti. Organisaation tasolla on hyvä miettiä valittuja viestintäkanavia laajemminkin. Kun katselen asiaa työnohjauksen näkökulmasta, on tärkeää puhua auki sitä, miten, miksi ja missä viestimme. Millainen on vuorovaikutuskulttuurimme myös sähköisten ja kirjoitettujen viestien osalta?
Käyttäkää vain oleellisimpia kanavia
Mikäli työyhteisössä käytetään kymmeniä erilaisia tapoja viestimiseen, onkin mahdollista, ettei viesti mene perille. On hyvä olla erilaisia kanavia, mutta työryhmä ei välttämättä tarvitse erikseen Slack-, Facebook- ja Whatsapp-ryhmiä, sähköposteja, uutiskirjeitä ja Intraa viestien kulkeutumiseen. Lisäksi olemme sellaisessa viestien, ilmoitusten ja sisältöjen pommituksessa joka päivä, että jatkuva puhelimen ja tietokoneen kilahtelu saattaa pahimmillaan häiritä työntekijää. Tätä voi välttää keskittämällä viestinnän itselle ja työyhteisölle tärkeimpiin muutamaan viestintäkanavaan.
Tarkasta ja varmista
Kun järkevästi jäsennelty viesti on valmis, on hyvä lukea se vielä ainakin kertaalleen läpi. Onko viestissä kirjoitus- tai asiavirheitä? Tuleehan kaikki oleellinen varmasti sanottua? Lisäksi voit vielä myöhemmin viestin lähettämisen jälkeen varmistaa, menikö viesti perille ja ymmärrettiinkö se oikein. Tässä on vastuu myös viestin vastaanottajalla: mikäli hän on epävarma jostain viestin osasta, kannattaa se aina varmistaa. Itse suosin viestin ytimen kertaamista tyyliin näin: ”Ymmärsinkö oikein, että tarkoitit asiaa X”. Viestinnän tavoiteena on olla dialogia, jossa molemmilla osapuolilla on omat roolinsa ja vastuunsa. Ulospäin viestittäessä oletetulle kohdeyleisölle ei tätä varmistamista toki aina pysty tekemään. Silloin onkin hyvä käyttää vielä muutama ekstraminuutti viestin läpikäymiseen ennen sen julkaisemista.
Ja jos jotain mokaa – ei hätää! Kirjoitusvirhe siellä täällä ei maailmaa kaada. Väärinkäsitykset ovat harvoin niin peruuttamattomia, ettei niitä yhdessä saataisi ratkottua.
Sitten vain viestimään! Mikäli kaipaat tai työyheisönne kaipaa apua viestintään liittyen esimerkiksi haastaviin asiakastilanteisiin tai työyhteisön vuorovaikutuskulttuuriin liittyen, voin auttaa. Työnohjaus antaa apua edellisten lisäksi myös esimerkiksi työn rajaamiseen ja priorisointiin. Pyydä minulta maksuton työnohjaustarpeen kartoitustapaaminen!
Onko sinulla vaikeuksia keskittyä? Etkö saa asioita aikaan? Karkaako ajatus? Kirjanpito, tekstin tuottaminen, tenttiin lukeminen, siivoaminen.. Kaikilla meillä on niitä työtehtäviä ja päiviä, jolloin keskittyminen on vaikeaa. Myös isot kokonaisuudet kuten opinnäytetyö, projektiraportti tai kotisivu-uudistus ovat asioita, joihin voi olla vaikeaa tarttua, koska ei oikein tiedä, mistä aloittaa, kun tekemistä on kaiken kaikkiaan niin paljon. Minun pelastukseni näissä tilanteissa on pomodoro-tekniikka, oletko sinä jo kokeillut? 🍅
Mikä pomodoro?
Pomodoro- eli tomaattitekniikka on ajankäytön hallinnan menetelmä, jonka on kehittänyt italialainen Francesco Cirillo. Pomodoro on helppo ja yksinkertainen tapa työskennellä tehokkaammin, keskittyä paremmin ja vähentää stressiä. Se auttaa pilkkomaan tehtäviä osiin ja keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan. Nimensä tekniikka on saanut alun perin tomaatin muotoisesta munakellosta!
Pomodoro on toimiva ajankäytön hallinnan menetelmä. Kuva: Djaheda Richers / Pexels.com
Ota pomodoro avuksi näihin tilanteisiin
Haluat lyhentää to do -listaasi tehokkaasti
Sinulla on useita työtehtäviä, joiden välillä saatat helposti harhautua
Sinulla on vaikeuksia aloittaa jonkin tehtävän tekeminen
Sinun pitäisi saada jokin tehtävä valmiiksi, mutta työskentely tuntuu tehottomalta
Haluat saada isot tehtäväkokonaisuudet pilkottua pienempiin osiin ja saada työskentelyn alkamaan hyvällä temmolla.
Pomodoron ohjeet
Pomodorossa työskennellään n. puolen tunnin jaksoissa, jolloin yhteen tehtävään keskitytään 20-25 minuuttia, jonka jälkeen pidetään 5 minuutin tauko. Aloita työskentely laskemalla, kuinka monta “tomaattia” eli puolituntista sinulla on käytössäsi. Valitse sitten tehtävälistaltasi tehtävät, jotka arvelet suorittavasi “tomaattien” antamissa aikaraameissa. Jaa isot tehtävät pienempiin osatehtäviin.
Sitten vain töihin! 1. Valitse tehtävä, josta aloitat. Itse tykkään aloittaa usein nihkeimmältä tuntuvasta tehtävästä, jotta saan sen ensimmäisenä alta pois. 2. Säädä ajastimeen 20-25 minuuttia. Voit käyttää kännykän ajastinta, tai jotain lukuisista pomodoro-sovelluksista. Oma pomodoro app-suosikkini on Forest. 3. Työskentele keskeytyksettä, kunnes ajastin soi. Sulje etukäteen sovellusten hälytysäänet ja ilmoitukset. Tietokoneella ollessasi sulje muut välilehdet. Mikäli päähäsi tulee jokin tärkeä ajatus työskennellessäsi, kirjaa se ylös vihkoon. 4. Kirjaa ajastimen soitua lyhyesti ylös, mitä teit. Näin teet myös etenemisesi ja onnistumisesi näkyväksi! 5) Pidä viiden minuutin tauko. 🍅 Tee asioita, jotka irrottavat sinut työskentelystä: jaloittele, käy vessassa, venyttele, vietä hetki somessa. 6) Neljän tomaatin jälkeen pidä pidempi tauko (15-30 minuuttia). 🍅🍅🍅🍅
Pomodoro on hyvä apu esimerkiksi opiskeluun. Kuva: Vlada Karpovich / Pexels.com
Selkeyttä ja tehoa työhösi
Tekniikka toimii, koska20-25 minuutin aika on riittävän lyhyt, että siinä voi tulla jo vähän kiire ja se motivoi tekemään asiaa tehokkaasti. Itselläni käy usein niin, etten malttaisi edes lopettaa, jolloin seuraavan tomaatin tekemistä jo vähän odottaa! Viiden minuutin tauko taas on sen verran lyhyt, ettei ajatus ehdi karata liian kauaksi tehtävästä asiasta. Pidä tomaattisi kestoltaan “pyhinä” niin työskentelyn kuin taukojen osalta, niin sekä vireystila että motivaatio säilyvät. 🍅
Myös se, että suuret tehtävät pilkotaan pienempiin osiin, helpottaa niiden hahmottamista, tehtäviin tarttumista ja niiden suorittamista alusta loppuun.
Ajatteletko, että tämä voisi toimia sinun kohdallasi? 🌱
P.S. Tarvitsetko apua ajankäytön kanssa? Kalenterikoutsi-valmennuksissa autan sinua saamaan kalenterisi hallintaan ja etsimme tapoja, joilla saat tehostettua työskentelyäsi. Valittavanasi on joko perusvalmennus tai kattavampi Premium-valmennus.
Somevaikuttaja Tinna Pehkonen, @tinnahenriikka, päätti hypätä mukaan Metsolannen Voimavarahuoltamoon™ aloitellessaan kevytyrittäjyyttä ja ammatillisia someyhteistöitä. Tinnalla ei ollut kokemusta yrittäjyydestä, ja itsensä johtaminen tuntui haastavalta. Hän kaipasi työkaluja ja näkemystä kokonaisuuden hallintaan.
”Voimavarahuoltamo™ oli tosi hyvä just siihen hetkeen, kun aloittelin ja opettelin yrittäjäelämää. Minulla oli paljon haasteita siinä, kuinka saisin aikataulutettua omaa tekemistä, ja valmennuksesta sain siihen tosi paljon apuja”, Tinna iloitsee. Tinna kuvailee Voimavarahuoltamon™ valmentaja Annea luotettavaksi ja maanläheiseksi ihmiseksi, jonka kanssa oli helppoa jutella avoimesti kaikesta. Anne auttoi kasvattamaan Tinnan ammatillista itsetuntoa ja antoi erilaisia työkaluja myös stressinhallintaan, joka onkin yksi isoista haasteista yrittäjän taipaleella.
Tinna Pehkonen sai Voimavarahuoltamosta vahvistusta ammatti-identiteettiinsä ja yrittäjyytensä. Kuva: Alexandra Malanin
”Minulla on vahvuuksia tosi paljon, ne piti vain kaivaa esiin”
Voimavarahuoltamossa™ sukellettiin Tinnan ammatillisen itsetunnon syövereihin ja kaivettiin esiin vahvuuksia, jotta niitä pääsee hyödyntämään koko potentiaalissaan. Heikkouksiakin löytyi, ja niitä yhdessä työstettiin niin, etteivät ne ole kasvun esteinä. ”Aikaisemmin saatoin tehdä kuusi tuntia putkeen töitä, enkä muistanut edes syödä. Anne muistutti taukojen ja levon tärkeydestä. Yhdessä suunnittelimme työviikon, joka palvelee juuri minua ja minulle parhaalla mahdollisella tavalla”, pohtii Tinna yhteistyön vaikutuksia omaan työhönsä.
Tinna ajattelee valmennuksen olleen kokonaisuutena todella tarpeellinen. Tärkeimmäksi hän kokee ammatillisen itsetunnon kohoamisen ja kaivatun taidon suunnitella töitä sekä lepohetkiä. Tinna kertoo valmennuksen nostaneen esiin vahvan fiiliksen – kyllä mä tähän pystyn!
Valmennuksen tulokset yllättivät
Voimavarahuoltamon™ loppuvaiheessa oli aika katsoa taaksepäin ja pohtia, millaisia tuloksia on syntynyt. Anne oli tehnyt koko yhteistyön ajalta seurantaa aina lähtötilanteesta maaliin asti. ”Valmennuksen lopuksi Anne näytti listan tavoitteista ja katsottiin, missä asioissa oli tapahtunut kehitystä – ja niitä oli valtavasti! Lyhyessä ajassa sain valmennuksesta tosi paljon irti ja kehityin monissa asioissa”, Tinna summaa Voimavarahuoltamon tuloksia.
Tinna suosittelee Voimavarahuoltamoa™ sellaisille somevaikuttajille, jotka haluavat tehdä työtä ammattivaikuttajina.
”Anne oli ihana ja hänen kanssaan oli tosi ihana työskennellä!”
– Tinna Pehkonen
Teksti: Emmi Lemmetty-Garcia. Kuva: Alexandra Malanin
Voimavarahuoltamo™ on yhdessä yrittäjien ja somevaikuttajien kanssa kehittty yksilövalmennus, jossa vahvistetaan asiakkaan voimavaroja ja sujuvoitetaan arkea. Yksilöllisesti räätälöitävä valmennus kestää 1-2 kuukautta. Prosessin aikana kartoitetaan tämänhetkinen tilanne, asetetaan tavoitteet ja etsitään yhdessä keinoja ja rutiineja, joilla valmennettava pääsee kohti tavoitteitaan. Valmennus sopii heille, jotka kokevat arjessaan kuormitusta ja kaipaavat terapiaa kevyempää tukea, mutta jotka eivät koe perinteisiä hyvinvointivalmennuksia omakseen. Lue lisää täältä!
Oman valmennuksesi voit varata Annelta 040 753 7520 tai anne@metsolanne.fi.
