Ajankäyttö · Opiskelu · Voimavarat · Yleinen · Yrittäjät

Eisenhowerin matriisi – priorisoinnin nelikenttä apuun ajankäytön hallinnassa

Kuormittaako sinua jatkuva ‘pitäisi’-tunne? Teetkö joka päivä valtavan määrän tehtäviä, mutta työsi tai yritystoimintasi junnaa silti paikallaan? Lykkäätkö tiettyjä tehtäviä, jotka tekemättöminä kuitenkin kuormittavat sinua? Jääkö aikaa toiminnan kehittämiseen? Eisenhowerin matriisi auttaa sinua asettamaan tehtäväsi sinua palvelevaan tärkeysjärjestykseen.

Eisenhowerin matriisi varaa aikaa tärkeimpään

Yhdysvaltain entisen presidentti Dwight D. Eisenhowerin kerrotaan sanoneen: ”Harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää ja harvoin se mikä on tärkeää, on kiireellistä”. Mikäli päivä kuluu toinen toistaan kiireellisimpiä tulipaloja sammutellessa, voi Eisenhowerin viisaus kuulostaa masentavalta. Mikäli tehtävä on tärkeä mutta ei niin kiireellinen, saattaa se helposti jäädä to do -listan loppupäähän tai unohtua kokonaan. Eisenhowerin lentävän lauseen myötä luotu Eisenhowerin matriisi auttaa sinua varaamaan aikaa myös niille kaikkein tärkeimmille tehtäville, jotka harvoin ovat kiireellisiä. Esimerkiksi organisaatiopsykologi Jaakko Sahimaa luottaa tähän tekniikkaan paitsi työelämässä, mutta myös elämän suuria kysymyksiä pohtiessa.

Itse käytän matriisia myös esimerkiksi arjen askareiden tai jouluvalmisteluiden suunnitteluun. Ensimmäisenä listataan kaikki mieleen tulevat tehtävät, jotta niitä päästään priorisoimaan. Sitten tehtävät jaetaan nelikenttään niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.

Eisenhowerin matriisi auttaa tehtävien priorisoinnissa.

A. Tärkeät ja kiireelliset: toimi heti

Ensimmäisenä ovat tehtävät, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä. Tällaiset tehtävät eivät voi odottaa ja ne usein saattavat ilmestyä tehtävälistallesi hyvin lyhyelläkin varoitusajalla. Näille tehtäville kannattaa varata päivään pieni aikaikkuna valmiiksi juuri sen takia, että tehtävät voivat tulla täytenä yllätyksenä vastaan. Itse kutsun näitä kiireellisiksi sälähommiksi, ja varaan niille joka aamuun puolisen tuntia aikaa.

B. Tärkeät ja ei-kiireelliset: aikatauluta

Seuraavana matriisissa siirrytään ruutuun, jonka täyttävät tärkeät, mutta ei-kiireelliset tehtävät. Nämä ovat usein niitä aidosti tärkeimpiä tehtäviä, jotka vievät työtäsi tai yritystäsi eniten eteenpäin. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi tulevan toiminnan suunnittelu, nykyisen kehittäminen tai isommat projektikokonaisuudet. Mikäli nämä tehtävät jäävät helposti kiireellisimpien varjoon, auttaa siinä yksinkertainen kikka: varaa niille kalenteristasi aikaa. Voit myös asettaa tehtäville deadlineja, jos se motivoi sinua tekemään ne ajallaan pois alta.

C. Kiireelliset, ei-tärkeät: delegoi, automatisoi tai tee nopeasti pois alta

Kolmas lokero käsittää kiireelliset, mutta ei niin tärkeät asiat. Jos teet paljon, mutta mikään ei oikeasti etene, olet todennäköisesti tehnyt enimmäkseen näitä tehtäviä. Pohdi, mitä voisit delegoida eteenpäin. Mikäli olet yksinyrittäjä, voisiko näitä tehtäviä ulkoistaa jollekin toiselle ammattilaiselle? Jos ulkoistaminen ei juuri nyt tule kysymykseen etkä saa tehtäviä delegoitua, pyri tekemään tehtävät nopeasti pois alta tai automatisoimaan niitä. Mikäli ne eivät tosiaan ole supertärkeitä tehtäviä, ehkä voit tinkiä laadusta? Joskus 8- ajaa saman asian tehokkaammalla ajankäytöllä kuin 10+, joka vie järkyttävästi aikaa oikeasti tärkeiltä tehtäviltä.

D. Ei-tärkeät, ei-kiireelliset: poista tehtävälistalta

Neljäs osa matriisista käsittää ei-kiireelliset ja ei-tärkeät tehtävät. Voisiko näistä tehtävistä mahdollisesti luopua kokonaan? Tai vähintään jättää ne tehtävälistan hännille ajatuksella ”jos joskus ehdin, niin palaan tähän”. Mikäli tehtävälistan pituus aiheuttaa sinulle kuormitusta, kannattaa pohtia voitko heittää nämä tehtävät roskakoriin: palvelevatko ne perustehtävääsi tai työn kehittämistä?

Eisenhowerin matriisi vähentää stressiä

Eisenhowerin matriisi auttaa sinua paitsi priorisoimaan ja saamaan myös vähemmän kiireellisiä mutta tärkeitä tehtäviä tehtyä. Lisäksi se auttaa sinua vähentämään stressiä. Iso osa stressistä tulee siitä, ettei tehtävien kokonaisuus ole jäsennelty. Mikäli tehtävälista on iso, harmaa ja muodoton kaaospallo, on siitä vaikeaa saada kiinni. Mikäli saat sen pilkottua pienempiin ja järkeviin palasiin, on kokonaisuutta helpompi hallita. Elefanttikin syödään pala kerrallaan.

Tunnetko jo muut ajankäytön hallinnan tekniikat? Mikäli sinulla on vaikeuksia saada tehtäviä aloitettua, kannattaa kokeilla esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa.

Mikäli haluaisit saada ajankäyttösi paremmin hallintaasi, tule mukaan Kesytä kalenterisi -verkkokurssille.

One thought on “Eisenhowerin matriisi – priorisoinnin nelikenttä apuun ajankäytön hallinnassa

Leave a Reply