Teetkö asiat mieluummin nopeasti alta pois vai loppuun asti hiomalla? Painotatko siis työtehtävissä niiden nopeaa suorittamista vai keskitytkö ennemmin työtehtävien tekemiseen mahdollisimman huolellisesti? Entä jos et tiedä, kumpaan kannattaisi panostaa, koska molemmilla on merkitystä? Ota avuksesi tämä päätöksentekoa helpottava työkalu!
Ei ole helppoa päättää, keskittyisikö tehtävässä sen nopeaan tekemiseen vai hiomiseen niin täydelliseksi kuin mahdollista. Usein työn laatu kärsii, mikäli sen suorittaa mahdollisimman nopeasti. Toisaalta taas huolellinen muokkaaminen ja viimeistely vievät paljon aikaa. Tämä seuraavan Untoolsin ajatustyökalun avulla voit harjoitella, miten tehdä ratkaisu, jotta työssä panostaisit oikeisiin asioihin oikealla intensiteetillä:
Nopeus vai huolellisuus -työkalu
Mieti seuraavien tekijöiden tärkeyttä:
Tehtävän merkityksellisyys (asteikolla 0-10)
Lopputuloksen virheettömyys (asteikolla 0-10)
Tämän työkalun avulla voit arvioda, kuinka paljon tehtävän tekemiseen kannattaa varata aikaa.
Kun olet arvioinut tehtävän ja sen lopputuloksen merkitykset, syntyy kolme erilaista etenemisvaihtoehtoa:
1. Painota nopeutta kun tehtävä ei ole niin merkityksellinen
Mikäli tehtävä tai sen lopputulos ei ole sinulle erityisen merkityksellinen, voit viedä sen läpi mahdollisimman nopeasti.
2. Ole huolellinen, kun tehtävä ja sen lopputulos ovat tärkeitä
Jos tehtävä ja etenkin sen viimeistelty lopputulos on sinulle, asiakkaallesi tai tiimillesi erityisen tärkeä, keskity sen suorittamiseen mahdollisimman huolellisesti. Tällöin tehtävän tekemiseen kannattaa varata aikaa myös “makustelulle”, korjauksille ja editoinnille, koska mahdollisimman täydellinen tulos ei usein valmistu ensiyrittämällä.
3. Keskity molempiin, kun tehtävä on tärkeä mutta lopputuloksessa voi joustaa
Jos tehtävä on tärkeä, mutta lopputuloksen ei tarvitse olla täydellinen, painota molempia ääripäitä oman harkintasi mukaan. Tällöin siis sekä nopeudella että tarkkuudella on merkitystä. Voit esimerkiksi arvioida työtehtävään käytettävän ajan ja lisätä siihen tietyn määrän ekstraa, ja sitten päättää, että tämä aika on se, minkä käytät tehtävän tekemiseen.
Aiotko kokeilla tätä ajatustyökalua? Kerro kokemuksistasi jos kokeilet!
Kaipaatko lisää työkaluja tehokkaampaan ja miellyttävämpään työskentelyyn? Jos työtehtävien priorisoiminen tuntuu vaikealta, lue seuraavaksi blogitekstini Eisenhowerin matriisista. Sen avulla suunnistat työtehtäväviidakosta vaivattomasti vapaa-ajalle!
Viime aikoina työnohjauksissa on puhuttu asiakkaiden kanssa paljon siitä, miten sairastelukierteet ovat kuormittaneet työtä ja sitä myöten arkea kokonaisvaltaisesti. Monissa perheissä on tänä keväänä sairastettu aiempaa enemmän. Lapsen sairastuminen on tietysti ensisijaisesti kurjaa lapsen kannalta ja vanhemman tehtävä on hoivata sairasta lasta. Kuitenkin etenkin monilla yrittäjillä ja asiantuntijatyötä tekevillä on tilanteita, joissa töitä on vain pakko tehdä – ainakin sen verran että järjestelee asioita, siirtelee tapaamisia ym. niin, että pystyy pitämään vapaata. Kukaan ei ole paikkaamassa.
Tällaisissa tilanteissa syntyy helposti riittämättömyyden tunteita: ei pysty olemaan oikein läsnä töissä eikä kotonakaan. Kokosin tähän postaukseen kahdeksan vinkkiä siihen, miten työskentelyä voi sujuvoittaa ja voimavaroja vahvistaa. Hyvät oman työn johtamisen taidot auttavat myös poikkeuspäivinä, siksi niitä kannattaa harjoitella. Nämä vinkit on tarkoitettu päiviin, jolloin lapsi ei tarvitse sairauden vuoksi jatkuvaa hoivaa.
Perhe-elämän ja työn yhteensovittaminen sairastelukierteessä voi olla todella kuormittavaa
1. Määrittele “bare minimum” ja tee se
Aloita päiväsi määrittelemällä, mikä on ehdottomasti saatava tehdyksi tänään. Mikä on tärkeää ja kiireellistä? Apuna priorisointiin voit käyttää esimerkiksi Eisenhowerin matriisia. Kun saat välttämättömät asiat tehtyä – ole tyytyväinen, olet tehnyt sen, mitä on pitänytkin. Jos joku päivä on mahdollisuus tehdä jotain enemmän, on se vain iloista bonusta. Poikkeuspäivinä muista kuitenkin, että bare minimum on tarpeeksi.
2. Suunnittele ja aikatauluta päivä ensin itsellesi
Sairaus- ja oireettomia päiviä leimaavat työnteon näkökulmasta usein jäsentymättömyys ja pirstaleisuus. “Teen vähän joka välissä” saa ainakin itselleni sen tunteen, ettei mikään asia edisty, mutten ole myöskään lapsille läsnä. Selkeät slotit eli aikavaraukset helpottavat päivän jäsentämistä ja työskentelykin tehostuu. Mitä pienemmät lapset, sitä lyhyemmät työskentelyslotit ovat realistisia. Ole ennemmin aikarealisti kuin aikaoptimisti.
3. Tee aika näkyväksi lapselle
Mitä pienempi lapsi, sitä abstraktimpi asia aika hänelle on. “Kohta, vähän aikaa, myöhemmin, pieni hetki” eivät ole mitään konkreettista vaan tuntuvat pienten varpaiden heiluttelijasta piiiiiitkältä ajalta. Lapsi turhautuu odottamiseen, aikuinen turhautuu keskeytyksiin ja aikaa kuluu moninkertaisesti siihen verrattuna, että asian saisi tehdä kerralla keskeytyksettä.
Visuaalisuus auttaa lasta ymmärtämään aikaa konkreettisemmin.
Eräs asiakkaani oli tehnyt lastensa kanssa seinäkellon alle paperisen kellon, johon oli merkattu tunneittain sekä lasten päivän ohjelma että äidin työskentelyajat. Lapset osaavat viisareista katsoa, paljonko aikaa omissa touhuissa on jäljellä, ja milloin on yhteisen ajan vuoro. Apuna voi käyttää myös esimerkiksi ajastinta, jossa on visuaalinen jäljellä olevan ajan näyttö.
4. Tankatkaa ensin läsnäoloa ja huomiota
Vaikka oma tehokkain työskentelyaika olisi heti aamuisin, kannattaa ennen työhön tarttumista tietoisesti pysähtyä läsnäoloon lasten kanssa. Ainakin omien lasten (3- ja 9-vuotiaat) kohdalla huomiontankkaus auttaa siinä, että esimerkiksi itsenäiseen leikkiin on lasten helpompi uppoutua sen jälkeen. Kun huomiota on saanut, sitä ei tarvitse olla niin nopeasti hakemassa lisää.
5. Rakenna puuhaa valmiiksi
Tee edellisiltana (jos mahdollista) valmiiksi junaradan alku tai nukkeleikin aloitus, järjestele legot houkuttavasti, tai asettele autot leikkimatolle odottamaan leikkijää. Iidan matkassa -blogin Iidalta olen poiminut loistavia ideoita siihen, miten lasta voi kannustaa itsenäiseen leikkiin “virittämällä leikin valmiiksi”.
Itse suosin myös sitä, että kaikki lelut eivät ole “koko ajan saatavilla”, vaan kaapista voi nostaa jotain “spesiaalia” erityispäiviä varten. Olen myös huomannut, että valtava vaihtoehtojen määrä ainakin meillä aiheuttaa vain sen, että kaikki levitetään, mutta millään ei oikein jakseta leikkiä keskittyneesti. Myös yksittäiset väritys- ja tehtäväkirjat jotka otetaan esille “vain erikoistilanteissa”, voivat tehdä lapselle vanhemman työajasta spesiaalia ja innostavaa aikaa omien puuhien parissa.
6. Entä se ruutuaika?
Tiedän, että tämä aihe herättää monenlaisia tunteita ja ajatuksia. Monet meistä kokevat huonoa omaatuntoa ja syyllisyyttä siitä, että lapset viettävät paljon aikaa ruudun äärellä. Oma taktiikkani on seuraava: ensin pyritään käymään läpi muut leikki- ja puuhavaihtoehdot. Sitten on vuorossa telkkari- tai kännykkäaika. Jos on aamusta jotain todella akuuttia tehtävää tai lapsen vointi on kurja, saattaa aamu alkaa ruudun ääressä. Sairauspäivinä ruudun äärellä voi kulua normaalia pidempiä aikoja, mutta normaalitilanteessa tuota aikaa voi “ottaa takaisin” vaikka ruuduttomien päivien muodossa. Joskus on ookoo mennä auki ei-sieltä-missä-aita-on-matalin vaan sieltä, mistä portti on auki.
Työskentelen myös Mannerheimin Lastensuojeluliiton mediakasvatuskouluttajana, ja usein vanhempainilloissa minulta on kysytty, mikä on sopiva määrä ruutuaikaa minkäkin ikäiselle lapselle. Tämä on kuitenkin todella yksilöllistä ja yleispäteviä aikamääreitä ei voi antaa. Tärkeämpää kuin minuutteja on seurata lapsen kokonaishyvinvointia: täyttyykö lapsen uni- ja lepoaika, tuleeko muuta touhua päivän aikana (ja normalitilanteessa liikuntaa), onko lapsi hyväntuulinen ja onko hänen helppo myös irroittautua laitteiden äärestä. Tärkeää on kiinnittää huomiota siihen, että lapsen kuluttama mediasisältö on turvallista ja lapsen ikätasolle sopivaa. Tulee myös muistaa, että digitaalinen media tuo mukanaan paljon hyvää ja lapset oppivat sen myötävaikutuksena monia hyviä taitoja.
7. Kiinnitä huomiota palautumiseen
Silloin, kun meillä on paljon stressiä ja kuormitusta, on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota palautumiseen. Pyri lisäämään päivään itsellesi pieniä, hyviä tekeviä asioita. Panosta uneen (toisinaan helpommin sanottu kuin tehty!), ja tee asioita, joista tiedät sinulle tulevan hyvää mieltä ja iloa.
Tee tietoinen paluu normaaliin. Toisinaan hermostomme jää stressaavan ajanjakson jälkeen ylivirittyneeseen tilaan, ja käymme ylikierroksilla, vaikka tilanne olisikin jo tasoittunut. Kuuntele kehoasi ja sen tuntemuksia, ja hae tasausta hermostollesi esimerkiksi luonnosta tai tietoisen läsnäolon harjoitteista.
8. Hyväksy tilanne ja muista “bare minimum”
Vaikka suunnittelisit, tekisit aikataulut lapselle näkyväksi, rakentaisit valmiiksi Euroopan korkeimman Lego-tornin ja pahvilaatikoista sukellusveneen, asiat voivat silti mennä päin mäkeä. Keskeytykset ovat todennäköisiä ja riittämättömyyden tunnetta ei pääse pakoon. Minua auttaa näissä tilanteissa se, että otan niistä nousevat tunteet – myös sen riittämättömyyden – vastaan, annan niiden olla ja myös mennä. Hyväksyn, että tällaiset tilanteet ovat kaukana ideaalista, mutta toisenlaisiakin aikoja tulee vielä. Juuri nyt riittää bare minimum.
Toivottavasti näistä vinkeistä oli sinulle apua!
Jos kaipaat apua arjen ja työn yhdistämiseen niin poikkeus- kuin normaalitilanteissa, varaa maksuton työnohjaustarpeen kartoitus. Työnohjauksesta saat apua akuutteihin tilanteisiin ja työn haltuunottoon, mutta myös pidemmällä tähtäimellä omannäköisen unelmien työarjen rakentamiseen.
Kuormittaako sinua jatkuva ‘pitäisi’-tunne? Teetkö joka päivä valtavan määrän tehtäviä, mutta työsi tai yritystoimintasi junnaa silti paikallaan? Lykkäätkö tiettyjä tehtäviä, jotka tekemättöminä kuitenkin kuormittavat sinua? Jääkö aikaa toiminnan kehittämiseen? Eisenhowerin matriisi auttaa sinua asettamaan tehtäväsi sinua palvelevaan tärkeysjärjestykseen.
Eisenhowerin matriisi varaa aikaa tärkeimpään
Yhdysvaltain entisen presidentti Dwight D. Eisenhowerin kerrotaan sanoneen: ”Harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää ja harvoin se mikä on tärkeää, on kiireellistä”. Mikäli päivä kuluu toinen toistaan kiireellisimpiä tulipaloja sammutellessa, voi Eisenhowerin viisaus kuulostaa masentavalta. Mikäli tehtävä on tärkeä mutta ei niin kiireellinen, saattaa se helposti jäädä to do -listan loppupäähän tai unohtua kokonaan. Eisenhowerin lentävän lauseen myötä luotu Eisenhowerin matriisi auttaa sinua varaamaan aikaa myös niille kaikkein tärkeimmille tehtäville, jotka harvoin ovat kiireellisiä. Esimerkiksi organisaatiopsykologi Jaakko Sahimaa luottaa tähän tekniikkaan paitsi työelämässä, mutta myös elämän suuria kysymyksiä pohtiessa.
Itse käytän matriisia myös esimerkiksi arjen askareiden tai jouluvalmisteluiden suunnitteluun. Ensimmäisenä listataan kaikki mieleen tulevat tehtävät, jotta niitä päästään priorisoimaan. Sitten tehtävät jaetaan nelikenttään niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.
Eisenhowerin matriisi auttaa tehtävien priorisoinnissa.
A. Tärkeät ja kiireelliset: toimi heti
Ensimmäisenä ovat tehtävät, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä. Tällaiset tehtävät eivät voi odottaa ja ne usein saattavat ilmestyä tehtävälistallesi hyvin lyhyelläkin varoitusajalla. Näille tehtäville kannattaa varata päivään pieni aikaikkuna valmiiksi juuri sen takia, että tehtävät voivat tulla täytenä yllätyksenä vastaan. Itse kutsun näitä kiireellisiksi sälähommiksi, ja varaan niille joka aamuun puolisen tuntia aikaa.
B. Tärkeät ja ei-kiireelliset: aikatauluta
Seuraavana matriisissa siirrytään ruutuun, jonka täyttävät tärkeät, mutta ei-kiireelliset tehtävät. Nämä ovat usein niitä aidosti tärkeimpiä tehtäviä, jotka vievät työtäsi tai yritystäsi eniten eteenpäin. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi tulevan toiminnan suunnittelu, nykyisen kehittäminen tai isommat projektikokonaisuudet. Mikäli nämä tehtävät jäävät helposti kiireellisimpien varjoon, auttaa siinä yksinkertainen kikka: varaa niille kalenteristasi aikaa. Voit myös asettaa tehtäville deadlineja, jos se motivoi sinua tekemään ne ajallaan pois alta.
C. Kiireelliset, ei-tärkeät: delegoi, automatisoi tai tee nopeasti pois alta
Kolmas lokero käsittää kiireelliset, mutta ei niin tärkeät asiat. Jos teet paljon, mutta mikään ei oikeasti etene, olet todennäköisesti tehnyt enimmäkseen näitä tehtäviä. Pohdi, mitä voisit delegoida eteenpäin. Mikäli olet yksinyrittäjä, voisiko näitä tehtäviä ulkoistaa jollekin toiselle ammattilaiselle? Jos ulkoistaminen ei juuri nyt tule kysymykseen etkä saa tehtäviä delegoitua, pyri tekemään tehtävät nopeasti pois alta tai automatisoimaan niitä. Mikäli ne eivät tosiaan ole supertärkeitä tehtäviä, ehkä voit tinkiä laadusta? Joskus 8- ajaa saman asian tehokkaammalla ajankäytöllä kuin 10+, joka vie järkyttävästi aikaa oikeasti tärkeiltä tehtäviltä.
D. Ei-tärkeät, ei-kiireelliset: poista tehtävälistalta
Neljäs osa matriisista käsittää ei-kiireelliset ja ei-tärkeät tehtävät. Voisiko näistä tehtävistä mahdollisesti luopua kokonaan? Tai vähintään jättää ne tehtävälistan hännille ajatuksella ”jos joskus ehdin, niin palaan tähän”. Mikäli tehtävälistan pituus aiheuttaa sinulle kuormitusta, kannattaa pohtia voitko heittää nämä tehtävät roskakoriin: palvelevatko ne perustehtävääsi tai työn kehittämistä?
Eisenhowerin matriisi vähentää stressiä
Eisenhowerin matriisi auttaa sinua paitsi priorisoimaan ja saamaan myös vähemmän kiireellisiä mutta tärkeitä tehtäviä tehtyä. Lisäksi se auttaa sinua vähentämään stressiä. Iso osa stressistä tulee siitä, ettei tehtävien kokonaisuus ole jäsennelty. Mikäli tehtävälista on iso, harmaa ja muodoton kaaospallo, on siitä vaikeaa saada kiinni. Mikäli saat sen pilkottua pienempiin ja järkeviin palasiin, on kokonaisuutta helpompi hallita. Elefanttikin syödään pala kerrallaan.
Tunnetko jo muut ajankäytön hallinnan tekniikat? Mikäli sinulla on vaikeuksia saada tehtäviä aloitettua, kannattaa kokeilla esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa.
Väärinkäsitykset ovat tavallisia sekä kasvokkaisessa että kirjallisessa viestinnässä. Kuten työnohjaajakoulutuksemme vieraileva kouluttaja Veli-Matti Toivonen totesi, suurin osa työpaikkojen konflikteista johtuu väärinkäsityksistä. Erityisesti etäajan vuorovaikutuksessa korostuu tarve viestinnän selkeydelle. Tässä blogijulkaisussa jaan hyviksi havaittuja vinkkejä selkeään viestintään!
Kirjallinen viestintä asettaa vuorovaikutukselle omat erityispiirteensä.
Mieti ennen kuin toimit
Ennen esimerkiksi sähköpostiviestin kirjoittamista on hyvä hetken aikaa miettiä, mitä aikoo sanoa. Joskus voi olla tarpeen taustoittaa viestin sisältöä, ellei vastaanottaja tiedä jo, mistä aiot hänelle kertoa. Tämä on hyvä pitää mielessä silloinkin, kun olet mahdollisesti tunnekuohun vallassa tai viesti pitää saada nopeasti lähetettyä. Kiire ja tunteenomainen reagointi ovat kaksi takuuvarmaa väärinkäsitysten synnyttäjää. Myös kielentutkija Arto Mustajoen mukaan väärinkäsitykset ovat yksi ihmiskunnan suurimmista vitsauksista. Ne kannattaa tosiaan pyrkiä eliminoimaan! Mikäli asia nostaa sinussa vahvan tunnereaktion, lykkää viestin kirjoittamista ja lähettämistä, mielellään vaikka yön yli.
Jäsentele asiat
Joskus viestin jäsentelyssä voi auttaa vanha kunnon uutisen rakenteen miettiminen. Vastaako viestisi kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi, miten ja kuka? Uutisen rakennetta voi lainata myös siten, että tärkein asia kerrotaan ensin ja vasta sitten sitä taustoittavat tiedot. Mietithän viestin rakennetta myös siten, että esität samaan asiaan liittyvät seikat samassa kappaleessa. Näin viesti on helpompi ymmärtää.
Selkeytä sanomasi
Lisäksi viestin selkeyteen vaikuttaa tietenkin oikeinkirjoitus ja lauserakenteet. Mikäli yksi lause koostuu kovin monesta eri sivulauseesta, voi lauseet jakaa erillisiksi osioiksi. Näin ajatus pysyy mukana paremmin. (Huom! Oma helmasyntini ovat pitkät, polveilevat virkkeet. Opettelen! :)) Jäsentelyssä voi auttaa myös tärkeimpien pointtien esittäminen luettelomuodossa tähän tyyliin, koska se auttaa visuaalisesti viestin hahmottamisessa:
Asia yksi
Pointti kaksi
Huomio kolme
Mieti sävyä ja sanastoa
Huumori on yksi suosituimpia viestinnän tehokeinoja. Se voi kuitenkin olla hankala laji etenkin kirjallisessa viestinnässä. Varsinkin sarkasmi tai ironia voidaan ymmärtää helposti väärin kirjoitetusta viestistä, koska puheeseen kuuluvat elementit, kuten eleet ja ilmeet, jäävät puuttumaan viestistä. Mikäli sarkasmi ei ole pakollista (harvoin on), sitä kannattaa käyttää hyvin harkiten. Mikäli valittuun viestinnän kanavaan sopii esimerkiksi emojien käyttö, voi niillä alleviivata ja selventää omaa viestiä. Toki muodollista sähköpostiviestiä lähettäessä ei emojien käyttö välttämättä ole sopivaa – tilanteen mukaan siis mennään!
Lisäksi mikäli aiheeseen liittyy paljon alasi asiantuntijasanastoa, voi samalle asialle pyrkiä etsimään suomenkielisen vastineen tai lisätä sen sulkuihin erikoissanan jälkeen. Tähän toki vaikuttaa myös viestin vastaanottaja. Mikäli “puhutte valmiiksi samaa kieltä”, voi ammattislangia käyttää vapaammin.
Valitse kanava viestin mukaan
Viestiin vaikuttaa myös se, missä kanavassa se on lähetetty. Humoristisuus ja rentous sopivat paremmin työkavereiden keskiseen Slack-keskusteluun kuin viralliseen työhakemukseen konservatiiviselle alalle. Valittu viestintäkanava vaikuttaa myös viestin pituuteen. Mikäli asiasi vaatii laajaa taustoitusta, voi sille paras kanava olla blogikirjoitus tai sähköpostiviesti. Lyhyisiin viesteihin toimii paremmin somepostaus tai vaikkapa tekstiviesti tai jonkin pikaviestipalvelun viesti. Organisaation tasolla on hyvä miettiä valittuja viestintäkanavia laajemminkin. Kun katselen asiaa työnohjauksen näkökulmasta, on tärkeää puhua auki sitä, miten, miksi ja missä viestimme. Millainen on vuorovaikutuskulttuurimme myös sähköisten ja kirjoitettujen viestien osalta?
Käyttäkää vain oleellisimpia kanavia
Mikäli työyhteisössä käytetään kymmeniä erilaisia tapoja viestimiseen, onkin mahdollista, ettei viesti mene perille. On hyvä olla erilaisia kanavia, mutta työryhmä ei välttämättä tarvitse erikseen Slack-, Facebook- ja Whatsapp-ryhmiä, sähköposteja, uutiskirjeitä ja Intraa viestien kulkeutumiseen. Lisäksi olemme sellaisessa viestien, ilmoitusten ja sisältöjen pommituksessa joka päivä, että jatkuva puhelimen ja tietokoneen kilahtelu saattaa pahimmillaan häiritä työntekijää. Tätä voi välttää keskittämällä viestinnän itselle ja työyhteisölle tärkeimpiin muutamaan viestintäkanavaan.
Tarkasta ja varmista
Kun järkevästi jäsennelty viesti on valmis, on hyvä lukea se vielä ainakin kertaalleen läpi. Onko viestissä kirjoitus- tai asiavirheitä? Tuleehan kaikki oleellinen varmasti sanottua? Lisäksi voit vielä myöhemmin viestin lähettämisen jälkeen varmistaa, menikö viesti perille ja ymmärrettiinkö se oikein. Tässä on vastuu myös viestin vastaanottajalla: mikäli hän on epävarma jostain viestin osasta, kannattaa se aina varmistaa. Itse suosin viestin ytimen kertaamista tyyliin näin: ”Ymmärsinkö oikein, että tarkoitit asiaa X”. Viestinnän tavoiteena on olla dialogia, jossa molemmilla osapuolilla on omat roolinsa ja vastuunsa. Ulospäin viestittäessä oletetulle kohdeyleisölle ei tätä varmistamista toki aina pysty tekemään. Silloin onkin hyvä käyttää vielä muutama ekstraminuutti viestin läpikäymiseen ennen sen julkaisemista.
Ja jos jotain mokaa – ei hätää! Kirjoitusvirhe siellä täällä ei maailmaa kaada. Väärinkäsitykset ovat harvoin niin peruuttamattomia, ettei niitä yhdessä saataisi ratkottua.
Sitten vain viestimään! Mikäli kaipaat tai työyheisönne kaipaa apua viestintään liittyen esimerkiksi haastaviin asiakastilanteisiin tai työyhteisön vuorovaikutuskulttuuriin liittyen, voin auttaa. Työnohjaus antaa apua edellisten lisäksi myös esimerkiksi työn rajaamiseen ja priorisointiin. Pyydä minulta maksuton työnohjaustarpeen kartoitustapaaminen!
Kiire on kavala vaiva työyhteisössä. Mutta mitä kiire oikeastaan on? Työterveyslaitoksen Työhyvinvointi paremmaksi -raportin mukaan (Puttonen, Hasu, Pahkin 2016, 11, 27) kiireen kokeminen on työssä yleistä. Kiire on yksi kuormittavimmista psykososiaalisista tekijöistä suomalaisessa työelämässä. Kiire on tunne, vaikka välillä se voi vaikuttaa olevan ennemmin arjen yksi ominaisuus. Kouluttajani Eeva-Liisa Tamski (2016, 148-149) kirjoittaa osuvasti kiireen olevan myös käsite, jota yhteiskuntamme tukee. Työn merkityksen korkealle nostavassa yhteiskunnassamme kiireen tunne saa meidät tuntemaan itsemme työteliäiksi, tehokkaiksi ja sitä myötä arvokkaiksi. Tamski toteaa kuitenkin myös, että kiire ei kuitenkaan ole tehokkuuden tae: kiireessä arviointikyky heikkenee, parhaat ratkaisut jäävät keksimättä ja aika saattaa kulua näennäiseen puuhasteluun ja kiireen mantran toisteluun.
Kaikkien työssä on joskus kiirehuippuja. TTL:n raportin (Puttonen ym. 2016, 11-12) mukaan kiire, joka on kestoltaan rajattua, voi parhaassa tapauksessa jopa tehostaa työskentelyä. Tämä edellyttää sitä, että työntekijä pystyy vaikuttamaan työnsä tekemiseen ja saa tukea työyhteisöltään. Jatkuva kiireen tunne lisää kuitenkin stressiä, joka vuorostaan lisää kiireen tunnetta, ja oravanpyörä on valmis. Työn tuottavuus, työturvallisuus ja työhyvinvointi heikkenevät. Pahimmillaan työ sairastuttaa tekijänsä. “Kiireessä on se paha puoli, että se vie aikaa”, totesi osuvasti G.K. Chestertonkin.
“Aikaa ei voi hallita. Kiirettään voi.”
Miten kiirettä sitten voidaan taklata työyhteisössä? Kiireen hallinta on ajankäytön hallintaa ja oman ajattelutavan uudistamista. Usein kiireen taustalla on monia sellaisia perussyitä, joihin työntekijä ei voi vaikuttaa, esimerkiksi niukat resurssit työn määrään nähden tai asiakkaasta johtuvat tiukat aikataulut. Kun näihin ei voida vaikuttaa, avainasemaan nousevat vuorovaikutuksellinen johtaminen, työyhteisön antama tuki ja työntekijän omat ajankäytön hallinnan keinot. (Puttonen ym. 2016, 27.)
Tämän näyttöön perustuvan tarpeen ja tiedon pohjalta olemme luoneet kollegani Petra Karisen kanssa työyhteisöille suunnatun Virta-valmennuksen. Valmennuksessa vahvistetaan työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä ja ajankäytön hallintaansa, kasvatetaan yhteisöllisyyttä työyhteisössä ja tuetaan vuorovaikutuksellista johtamista. Me uskomme siihen, että jokaisessa työyhteisössä on potentiaalia, joka voidaan valjastaa kiireen taltuttamiseen. Virta-valmennuksessa piilossa oleva potentiaali ja työntekijöiden yksilölliset vahvuudet otetaan käyttöön.
Valmennus alkaa Työyhteisön vahvuuspäivällä (8 h), jossa tarkastellaan toiminnallisten menetelmien avulla työyhteisön vuorovaikutusta. Lisäksi tehdään näkyväksi yksilöiden vahvuuksia ja valjastetaan ne käyttöön työn arkeen. Tavoitteena on tuottava ja hyvinvoiva työyhteisö, jossa krooninen kiire on taklattu hyvällä suunnittelulla ja toimivalla työnjaolla. Vahvuuspäivästä jokaiselle työntekijälle jää käteen arjessa helposti toteutettavia ajankäytön hallinnan menetelmiä, ja tunne siitä, että omaan työhön ja kiireen kokemukseen voi vaikuttaa. Lisäksi matkaevääksi saadaan tiiviimpi vuorovaikutus ja tieto työyhteisössä olevasta osaamisesta, jonka kautta myös töiden organisointi helpottuu.
Noin kuukausi työyhteisön vahvuuspäivän jälkeen tapaamme työyhteisön esihenkilön yksilövalmennustapaamisessa (2 h). Tapaamisessa tarkastellaan, millaisia muutoksia työyhteisössä on tapahtunut ja millaisin keinoin sitä vahvistetaan entisestään. Painopiste on vuorovaikutteisessa johtamisessa ja sen kehittämisessä.
“Jos haluat tuntea menneen, katso nykyisiä olosuhteitasi. Jos haluat tuntea tulevaisuuden, katso nykyisiä tekojasi.” -Kiinalainen sananlasku
