Onko sinulla vaikeuksia keskittyä? Etkö saa asioita aikaan? Karkaako ajatus? Kirjanpito, tekstin tuottaminen, tenttiin lukeminen, siivoaminen.. Kaikilla meillä on niitä työtehtäviä ja päiviä, jolloin keskittyminen on vaikeaa. Myös isot kokonaisuudet kuten opinnäytetyö, projektiraportti tai kotisivu-uudistus ovat asioita, joihin voi olla vaikeaa tarttua, koska ei oikein tiedä, mistä aloittaa, kun tekemistä on kaiken kaikkiaan niin paljon. Minun pelastukseni näissä tilanteissa on pomodoro-tekniikka, oletko sinä jo kokeillut? 🍅
Mikä pomodoro?
Pomodoro- eli tomaattitekniikka on ajankäytön hallinnan menetelmä, jonka on kehittänyt italialainen Francesco Cirillo. Pomodoro on helppo ja yksinkertainen tapa työskennellä tehokkaammin, keskittyä paremmin ja vähentää stressiä. Se auttaa pilkkomaan tehtäviä osiin ja keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan. Nimensä tekniikka on saanut alun perin tomaatin muotoisesta munakellosta!
Pomodoro on toimiva ajankäytön hallinnan menetelmä. Kuva: Djaheda Richers / Pexels.com
Ota pomodoro avuksi näihin tilanteisiin
Haluat lyhentää to do -listaasi tehokkaasti
Sinulla on useita työtehtäviä, joiden välillä saatat helposti harhautua
Sinulla on vaikeuksia aloittaa jonkin tehtävän tekeminen
Sinun pitäisi saada jokin tehtävä valmiiksi, mutta työskentely tuntuu tehottomalta
Haluat saada isot tehtäväkokonaisuudet pilkottua pienempiin osiin ja saada työskentelyn alkamaan hyvällä temmolla.
Pomodoron ohjeet
Pomodorossa työskennellään n. puolen tunnin jaksoissa, jolloin yhteen tehtävään keskitytään 20-25 minuuttia, jonka jälkeen pidetään 5 minuutin tauko. Aloita työskentely laskemalla, kuinka monta “tomaattia” eli puolituntista sinulla on käytössäsi. Valitse sitten tehtävälistaltasi tehtävät, jotka arvelet suorittavasi “tomaattien” antamissa aikaraameissa. Jaa isot tehtävät pienempiin osatehtäviin.
Sitten vain töihin! 1. Valitse tehtävä, josta aloitat. Itse tykkään aloittaa usein nihkeimmältä tuntuvasta tehtävästä, jotta saan sen ensimmäisenä alta pois. 2. Säädä ajastimeen 20-25 minuuttia. Voit käyttää kännykän ajastinta, tai jotain lukuisista pomodoro-sovelluksista. Oma pomodoro app-suosikkini on Forest. 3. Työskentele keskeytyksettä, kunnes ajastin soi. Sulje etukäteen sovellusten hälytysäänet ja ilmoitukset. Tietokoneella ollessasi sulje muut välilehdet. Mikäli päähäsi tulee jokin tärkeä ajatus työskennellessäsi, kirjaa se ylös vihkoon. 4. Kirjaa ajastimen soitua lyhyesti ylös, mitä teit. Näin teet myös etenemisesi ja onnistumisesi näkyväksi! 5) Pidä viiden minuutin tauko. 🍅 Tee asioita, jotka irrottavat sinut työskentelystä: jaloittele, käy vessassa, venyttele, vietä hetki somessa. 6) Neljän tomaatin jälkeen pidä pidempi tauko (15-30 minuuttia). 🍅🍅🍅🍅
Pomodoro on hyvä apu esimerkiksi opiskeluun. Kuva: Vlada Karpovich / Pexels.com
Selkeyttä ja tehoa työhösi
Tekniikka toimii, koska20-25 minuutin aika on riittävän lyhyt, että siinä voi tulla jo vähän kiire ja se motivoi tekemään asiaa tehokkaasti. Itselläni käy usein niin, etten malttaisi edes lopettaa, jolloin seuraavan tomaatin tekemistä jo vähän odottaa! Viiden minuutin tauko taas on sen verran lyhyt, ettei ajatus ehdi karata liian kauaksi tehtävästä asiasta. Pidä tomaattisi kestoltaan “pyhinä” niin työskentelyn kuin taukojen osalta, niin sekä vireystila että motivaatio säilyvät. 🍅
Myös se, että suuret tehtävät pilkotaan pienempiin osiin, helpottaa niiden hahmottamista, tehtäviin tarttumista ja niiden suorittamista alusta loppuun.
Ajatteletko, että tämä voisi toimia sinun kohdallasi? 🌱
P.S. Tarvitsetko apua ajankäytön kanssa? Kalenterikoutsi-valmennuksissa autan sinua saamaan kalenterisi hallintaan ja etsimme tapoja, joilla saat tehostettua työskentelyäsi. Valittavanasi on joko perusvalmennus tai kattavampi Premium-valmennus.
Somevaikuttaja Tinna Pehkonen, @tinnahenriikka, päätti hypätä mukaan Metsolannen Voimavarahuoltamoon™ aloitellessaan kevytyrittäjyyttä ja ammatillisia someyhteistöitä. Tinnalla ei ollut kokemusta yrittäjyydestä, ja itsensä johtaminen tuntui haastavalta. Hän kaipasi työkaluja ja näkemystä kokonaisuuden hallintaan.
”Voimavarahuoltamo™ oli tosi hyvä just siihen hetkeen, kun aloittelin ja opettelin yrittäjäelämää. Minulla oli paljon haasteita siinä, kuinka saisin aikataulutettua omaa tekemistä, ja valmennuksesta sain siihen tosi paljon apuja”, Tinna iloitsee. Tinna kuvailee Voimavarahuoltamon™ valmentaja Annea luotettavaksi ja maanläheiseksi ihmiseksi, jonka kanssa oli helppoa jutella avoimesti kaikesta. Anne auttoi kasvattamaan Tinnan ammatillista itsetuntoa ja antoi erilaisia työkaluja myös stressinhallintaan, joka onkin yksi isoista haasteista yrittäjän taipaleella.
Tinna Pehkonen sai Voimavarahuoltamosta vahvistusta ammatti-identiteettiinsä ja yrittäjyytensä. Kuva: Alexandra Malanin
”Minulla on vahvuuksia tosi paljon, ne piti vain kaivaa esiin”
Voimavarahuoltamossa™ sukellettiin Tinnan ammatillisen itsetunnon syövereihin ja kaivettiin esiin vahvuuksia, jotta niitä pääsee hyödyntämään koko potentiaalissaan. Heikkouksiakin löytyi, ja niitä yhdessä työstettiin niin, etteivät ne ole kasvun esteinä. ”Aikaisemmin saatoin tehdä kuusi tuntia putkeen töitä, enkä muistanut edes syödä. Anne muistutti taukojen ja levon tärkeydestä. Yhdessä suunnittelimme työviikon, joka palvelee juuri minua ja minulle parhaalla mahdollisella tavalla”, pohtii Tinna yhteistyön vaikutuksia omaan työhönsä.
Tinna ajattelee valmennuksen olleen kokonaisuutena todella tarpeellinen. Tärkeimmäksi hän kokee ammatillisen itsetunnon kohoamisen ja kaivatun taidon suunnitella töitä sekä lepohetkiä. Tinna kertoo valmennuksen nostaneen esiin vahvan fiiliksen – kyllä mä tähän pystyn!
Valmennuksen tulokset yllättivät
Voimavarahuoltamon™ loppuvaiheessa oli aika katsoa taaksepäin ja pohtia, millaisia tuloksia on syntynyt. Anne oli tehnyt koko yhteistyön ajalta seurantaa aina lähtötilanteesta maaliin asti. ”Valmennuksen lopuksi Anne näytti listan tavoitteista ja katsottiin, missä asioissa oli tapahtunut kehitystä – ja niitä oli valtavasti! Lyhyessä ajassa sain valmennuksesta tosi paljon irti ja kehityin monissa asioissa”, Tinna summaa Voimavarahuoltamon tuloksia.
Tinna suosittelee Voimavarahuoltamoa™ sellaisille somevaikuttajille, jotka haluavat tehdä työtä ammattivaikuttajina.
”Anne oli ihana ja hänen kanssaan oli tosi ihana työskennellä!”
– Tinna Pehkonen
Teksti: Emmi Lemmetty-Garcia. Kuva: Alexandra Malanin
Voimavarahuoltamo™ on yhdessä yrittäjien ja somevaikuttajien kanssa kehittty yksilövalmennus, jossa vahvistetaan asiakkaan voimavaroja ja sujuvoitetaan arkea. Yksilöllisesti räätälöitävä valmennus kestää 1-2 kuukautta. Prosessin aikana kartoitetaan tämänhetkinen tilanne, asetetaan tavoitteet ja etsitään yhdessä keinoja ja rutiineja, joilla valmennettava pääsee kohti tavoitteitaan. Valmennus sopii heille, jotka kokevat arjessaan kuormitusta ja kaipaavat terapiaa kevyempää tukea, mutta jotka eivät koe perinteisiä hyvinvointivalmennuksia omakseen. Lue lisää täältä!
Oman valmennuksesi voit varata Annelta 040 753 7520 tai anne@metsolanne.fi.
Mitä se työnohjaus oikein on, minulta usein kysytään. Suomen Työnohjaajat ry STOryn sivuilla työnohjaus tiivistetään seuraavasti: “Työnohjaus on oman työn tutkimista, arviointia ja kehittämistä, joka tapahtuu koulutetun työnohjaajan avulla. Se on työhön, työyhteisöön ja omaan työrooliin liittyvien kysymysten, kokemusten ja tunteiden yhdessä tulkitsemista ja jäsentämistä.”
Työnohjaaja on siis työn rinnallakulkija, peili, tuki, näkökulmien rikastuttaja sekä tavoitteiden ja onnistumisen näkyväksi avaaja. Tässä postauksessa käsittelen työnohjausta yksilötyönohjauksen (yrittäjä, esihenkilö, työntekijä) näkökulmasta. Syksyllä kirjoittelen sitten enemmän ryhmätyönohjauksesta!
Mitä tarkoittaa se, että työnohjaus on prosessi?
Työnohjaus koostuu aina useammasta tapaamiskerrasta. Ohjaustapaamisten välissä oleva aika on merkityksellistä oppimisen aikaa prosessissa.
Prosessin kesto yleensä 6 kk – useita vuosia
Työnohjausprosessin alussa ohjattava määrittää yhdessä työnohjaajan kanssa tavoitteet. Tavoitteet ovat sellaisia, jotka tukevat hänen työnsä sujuvuutta, ammatillista kehittymistään ja/tai hyvinvointia ja työssäjaksamista. Tavoitteet ovat aina yksilöllisiä ja lähtevät ohjattavasta itsestään.
Prosessin aikana työnohjauksen tuloksellisuutta arvioidaan suhteessa alussa asetettuihin tavoitteisiin.
Tapaamisen kesto on ennakkoon määritellysti yleensä 45-90 min. Minun asiakkaani saavat valita joko 60 tai 90 minuutin ajan. Tapaamisia on sovitusti 2-4 viikon välein. Suurin työ ja oppiminen tapahtuu ohjaustapaamisten välillä arjessa ja käytännön työssä. Tapaamisissa peilataan, mitä on tapahtunut “tässä välissä”.
Työnohjaus voi tapahtua myös etäyhteyksin. Kuva: Fanny Saarelainen
Millainen on hyvä työnohjaaja?
Työnohjaaja ei ole mikään suojattu ammattinimike, joten kuka tahansa voi sanoa olevansa työnohjaaja. Suomen Työnohjaajat ry STOry on kuitenkin laatinut koulutussuositukset. työnohjaajaopintoihin. Yhdistys ylläpitää rekisteriä hyväksymistään koulutuksen tarjoajista. Koulutuksen läpikäyneen työnohjaajan tunnistaa nimikkeestä työnohjaaja (STOry). Koulutushan ei tietenkään tee kenestäkään automaattisesti autuasta, mutta tuo varmuutta siihen, että ostamasi palvelu on aidosti työnohjausta. Koulutuksen käyneet yhdistyksen jäsenet myös sitoutuvat toiminnassaan työnohjaajan eettisiin periaatteisiin. Minä osallistun STOryn hyväksymään kaksivuotiseen koulutukseen. Valmistuminen häämöttää joulukuussa!
Jokaisella työnohjaajalla on oma tapansa tehdä ohjausta ja taustalla oma työnohjauksen käyttöteoria. Käyttöteoria tarkoittaa sitä teorettista ja toiminnallista lähestymistapaa ja näkökulmaa, jonka työnohjaaja on opintojensa ja ohjausuransa varrella pähkinyt, palastellut, prosessoinut ja perustellut itselleen sopivaksi. Minun lähestymistapani työnohjaukseen on voimavara- ja ratkaisukeskeinen. Työotteeni on valmentava ja sen taustalla ovat sosiokonstruktivistinen oppimiskäsitys ja tekemällä oppimisen pedagogiikka. Menetelminä käytän keskustelua ja erilaisia toiminnallisia menetelmiä. Kun valitset työnohjaajaa, tärkeintä on se, että työnohjaaja ja hänen ohjaustyylinsä tuntuu sinulle omalta ja oikealta. Vinkkejä asioihin, joihin kannattaa kiinnittää huomiota työnohjaajan valinnassa saat esimerkiksi täältä. Ammattitaitoinen ja eettisesti toimiva työnohjaaja pitää huolen, että saat tutustua häneen ennen kuin teet pidemmän työnohjaussopimuksen.
Mitä työnohjauksessa tapahtuu?
Työnohjaustapaaminen voi tapahtua joko kasvokkain, puhelimitse tai videopuhelun välityksellä. Omista asiakkaistani valtaosan kanssa tapaamme puhelimitse, jolloin ohjattava voi halutessaan lähteä vaikka ulkoilemaan tai pötkötellä sohvalla. Etäohjaus mahdollistaa sen, että voimme olla aivan eri puolilla Suomea ja kuitenkin kohdata toisemme aidosti tärkeiden asioiden äärellä. Keski-Suomen ja Savon alueella teen myös lähiohjausta.
Minä aloitan useimmiten työnohjaustapaamisen kysymällä “mitä työhön ja arkeen kuuluu juuri nyt?”. Sitten asiakkaasta ja hänen sen hetkisestä tilanteestaan riippuen lähdemme työstämään joko jotain akuuttia asiaa tai jotain pidemmän ajan tavoitteisiin liittyvää. Keskustelemme, minä kysyn, peilaan ja tarjoan erilaisia näkökulmia aiheeseen. Välillä käytän apuna esimerkiksi post it -lappuja tai Googlen Jamboardia, piirtämistä tai jotain toiminnallista harjoituspohjaa. Välillä minua saattaa neuvotuttaa, mutta pidättäydyn neuvomasta, sillä en taatusti ole parempi sinun työssäsi, kuin sinä itse! Työnohjaustapaamisen lopussa tiivistämme yhteen tapaamiskerran annin ja varmistamme seuraavan tapaamisen ajankohdan.
Eräs ohjattavistani sanoi ihanasti “voin rennosti olla kuin riippumatossa tässä sun ohjauksessa, ja tiedän, että sinä kannattelet minua tämän ajan”.
Kenelle työnohjaus sopii?
Voit tulla työnohjaukseen, olit sitten yrittäjä, työntekijä tai esihenkilö. Tärkeintä on, että haluat kehittää ja kehittyä.
Asioita, joissa olen omia eri rooleissa toimivia asiakkaitani saanut auttaa, ovat mm:
Oman työn arvostus
Tavoitteiden asettaminen
Työn rajaaminen
Kehittämistyön kalenterointi
Hinnoittelu
Vaikeat asiakastilanteet
Oman ammatti-identiteetin reflektointi
Uuden suunnan pohdinta
Työarjen pienten valintojen puntarointi
Omien onnistumisten huomaaminen
Verkostoitumissuunnitelman tekeminen
Työssä jaksaminen vaikeassa elämäntilanteessa
Työn priorisointi
Somejumin aukaiseminen
Voimavarojen kartoitus
Hyvinvointia lisäävän rutiinin löytäminen
Selittämättömän ja vellovan ahdistuksen ratkominen
Arvojen kirkastaminen
Palautteen antaminen
Keskittymiskyvyn elvyttäminen
Vahvuuksien käyttöönotto
Työilon ja motivaation etsiminen
Työnohjauksen hinta?
Työnohjauksen hinta vaihtelee. Minä teen työnohjausta vuoden 2021 loppuun saakka opiskelijahintaan 60 € + alv / 60 min ja 85 € + alv / 90 min (+mahdolliset matkakulut.) Vuoden 2022 alusta hinta tulee olemaan 119 € + alv / 60 min ja 159 € +alv / 90 min.
Elinkeinoelämän keskusliitto on laskenut, että työntekijän keskimääräinen sairauslomapäivän hinta on 350 €. Kokovuoden yksilötyönohjausprosessi maksaa vähemmän kuin kaksi sairauslomaviikkoa. Työnohjauksen keinoin työn kuormitusta ja siitä johtuvia sairauspoissaoloja voidaan ehkäistä ja työn tuottavuutta lisätä tutkitusti.
Miten pääsen työnohjaukseen?
Minun työnohjaukseeni pääset ottamalla yhteyttä joko anne@metsolanne.fi, soittamalla tai laittamalla viestiä 040 753 7520 tai laittamalla viestiä yhteydenottolomakkeen kautta. Voit tulla ohjaukseeni, olit sitten yrittäjä, esihenkilö tai työntekijä. Työnohjauksen voi maksaa joko työnantaja tai työnohjattava itse.
Yhteydenotto ei velvoita sinua mihinkään, mutta voimme katsoa, olisinko minä sinulle “se oikea” työnohjaaja, ja mikäli en, autan sinua löytämään sopivan verkostoistani!
Terveyskirjastossa stressi määritetään seuraavasti: “Stressillä tarkoitetaan tilannetta, jossa ihmiseen kohdistuu niin paljon haasteita ja vaatimuksia, että sopeutumiseen käytettävissä olevat voimavarat ovat tiukoilla tai ylittyvät.”
Jokaisella meistä on yksilöllinen stressin vastustus- ja sietokyky, johon liittyvät erityisesti näkökulmat ja asenteet. Se, mikä stressaa toista paljon, ei purista toisen kenkää ollenkaan. Tutkijat näkevät kuitenkin niin, että lähestulkoon mikä tahansa muutos ihmisen elämässä, on se sitten kielteinen tai myönteinen, voi aiheuttaa stressiä. Työnohjauksessa käsitellään usein myös stressiä ja stressinhallintaa. Pysähdymme monesti asiakkaideni kanssa sen äärelle, että kivatkin asiat uuvuttavat, kun niitä on liikaa.
Stressi on normaalia ja luonnollista, eikä yksinomaan negatiivinen asia. Lyhytkestoisella stressillä on tärkeä tehtävä: se saa meidät tekemään parhaamme. Pitkittyessään stressin haittavaikutukset voivat kuitenkin olla erittäin vaarallisia. Olen kirjoittanut tämän postauksen etenkin ennaltaehkäisevästä ja varhaisen puuttumisen näkökulmasta. Hyppää mukaan lukemaan, miten voit parantaa stressinsieto- ja vastustuskykyäsi!
1. Tunnista stressi ja sen aiheuttajat
Stressin oireet ovat aina yksilöllisiä. Kun tunnistat itsessäsi stressin oireita (tai jos joku kysyy sinulta, oletko stressaantunut), pysähdy. Usein stressiä voimistaa tilanteen epäselvyys ja jäsentymättömyys. Puhu ja jaa asioita jonkun kanssa: jo asioiden ääneen sanominen voi selkeyttää ja pienentää tunnekuormaa.
Kirjaa ylös, mitkä kaikki asiat kuormittavat sinua tällä hetkellä. Pyri tunnistamaan myös aikasyöpöt: unohdutko esimerkiksi selaamaan somea? Aikasyöppöjä ovat asiat, jotka itsessään eivät välttämättä kuormita meitä, mutta vievät aikaamme niin, että jokin tärkeämpi jää kuin huomaamatta toissijaiseksi, ja näin kasvattaa stressitasojamme. Kirjaa ylös myös, mitkä asiat puolestaan tuovat sinulle voimavaroja. Mitkä asiat saavat kuitenkin jaksamaan? Mistä unelmoit?
On olemassa asioita, jotka stressaavat meitä, mutta joille emme itse voi tehdä mitään. Kun olet tunnistanut stressiä aiheuttavat tekijät, erottele ne asioihin, joihin voit vaikuttaa, ja asioihin, joihin et voi vaikuttaa. Keskitä energiasi niiden asioiden ratkaisemiseen, joihin voit vaikuttaa. Anna itsellesi lupa etäännyttää itseäsi ja keventää kuormaasi asioista, joihin sinulla ei ole päätäntävaltaa. Kaikissa hankalaltakin tuntuvissa kokonaisuuksissa ja stressiä aiheuttavissa asioissa on yleensä jotain, johon voit itse vaikuttaa – ainakin se, että voit pitää omasta jaksamisestasi huolta raskaassakin tilanteessa.
3. Priorisoi ja suunnittele ajankäyttösi
Listaa ylös tehtävälistaksi kaikki asiat, jotka tulevat mieleesi. Laita sen jälkeen asiat tärkeysjärjestykseen. Muista, että prioriteetti on yksikkö, ei monikko. Voit tehdä vain yhtä asiaa kerrallaan. Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille. Tee ensin alta pois kiirelliset ja tärkeät asiat, mutta huolehdi, että kalenterissasi on merkittynä aikavaraukset myös niiden asioiden edistämiseen, jotka ovat tärkeitä, mutta eivät “sammutettavia tulipaloja”. Pohdi, onko jotain mitä voisit ulkoistaa? Onko jotain, mikä on ollut jossain kohtaa ajankohtaista, mutta jonka tekeminen ei enää ole lainkaan oleellista? Pyyhi ne asiat pois listaltasi.
4. Pyydä apua
Olen oppinut avun pyytämisestä kolme asiaa. 1. Se on tuntunut usein vaikealta. 2. Joka kerta se on kannattanut. 3. Avun pyytämisen kynnystä on madaltanut se ajatus, soisinko avun jollekin toiselle vastaavassa tilanteessa.
Pyydä siis apua läheisiltä, työkavereilta, kollegoilta, yrittäjätuttaviltasi, naapureiltasi jne. Vaikka kynnys tuntuisi korkealta, rohkaistu hakemaan apua tarvittaessa myös esimerkiksi terveydenhuollosta tai järjestöiltä. Kenenkään meistä ei tarvitse pärjätä yksin.
5. Tee pienin mahdollinen positiivinen muutos voimavarojen peruspilareihin
Voimavarojen ja hyvinvoinnin kolme peruskiveä ovat lepo, liikunta ja ravinto. Pohdi, millä tasolla nämä kohdallasi ovat? Saatko riittävästi unta? Entä muu lepo? Millaista ruokaa syöt ja miten usein? Mikä olisi pienin mahdollinen muutos, joka toisi sinulle lisää voimavaroja ja pienentäisi stressiäsi? Valitse vaikka vain yksi näistä osa-alueista, ja tee siinä pienin mahdollinen muutos (esimerkiksi aamupala joka päivä, 5 minuutin happihyppely joka päivä, kännykän katsominen vasta aamupalan jälkeen).
Stressaavassa tilanteessa on tärkeää edetä pienin askelin ja tehdä pieniä muutoksia. Puhun usein valmennettavieni ja työnohjattavieni kanssa siitä, että muutokseen pystyy sitoutumaan vain, jos sen askeleet ja vaiheet tuntuvat realistisilta. Eräältä asiakkaaltani olen oppinut tärkeän viisauden onnistumiseen liittyen: tärkeää on muistaa myös se, että vain 100 % onnistuminen ei ole onnistuminen, ja kaikki muu epäonnistumista.
Kerron tästä esimerkin: jos tavoitteesi on kuukauden ajan viitenä päivänä viikossa ulkoilla 10 minuuttia päivässä, mutta sinulla jää joka viikko yksi päivä väliin tai yhtenä viikkona et käy kertaakaan ulkoilemassa, et ole epäonnistunut. Onnistumisprosenttisi on 80. Ja se on paljon se!
Muista myös, että näennäisesti rentouttava alkoholi tai muut päihteet eivät hoida stressioireita, vaan häiritsevät palautumistasi ja esimerkiksi syvän ja palauttavan unen saantia. Moni yrittää hoitaa stressioireitaan esimerkiksi alkoholilla, mikä usein johtaa vain pahempaan stressikierteeseen ja uupumiseen. Onkin hyvä tarkastella omaa päihteidenkäyttöään: minkä verran käytän päihteitä ja vaikuttaako se hyvinvointiini?
6. Tee asioita, joiden tiedät kasvattavan voimavarojasi
Pyysin sinua aiemmin kirjaamaan ylös asioita, jotka tuovat sinulle voimavaroja. Pohdi ja listaa myös, minkä asioiden tiedät tuovan sinulle hyvää mieltä ja iloa. Mikä tuo hymyn huulillesi? Mitä tykkäsit tehdä, kun olit lapsi? Tee sellaisia asioita. Näiden asioiden ei tarvitse olla suuria ja aikaavieviä, vaan pieniä, helppoja ja merkityksellisiä asioita, jotka kasvattavat voimavarapankkiasi. Stressaantunut mieli alkaa helposti kiertää noidankehää, joka vain lisää kuormitusta. Parasta vastalääkettä siihen on itselle merkityksellisten ja iloa tuottavien asioiden tekeminen. Pidä lista lähettyvilläsi, jotta voit poimia sieltä tekemistä tarvittaessa.
Ja vaikka et itseäsi luontoihmiseksi mieltäisikään, lähde luontoon. Mene edes hetkeksi lähimetsään tai -puistoon. Luonnossa ulkoilulla on tutkitusti paljon terveysvaikutuksia. Koska koemme luontoa eri aistiemme kautta, merkittävä osa luonnon hyvinvointivaikutuksista syntyy tahdostamme riippumatta. Jo pelkän metsämaiseman katselun on tutkimuksissa osoitettu rentouttavan ihmistä sekä fyysisesti että psyykkisesti enemmän kuin rakennetun kaupunkimaiseman katselun. Luonto tekee siis meille hyvää huomaamattamme.
7. Vaali ihmissuhteitasi
“Onnellisuustutkimuksessa on havaittu, että tärkein henkisesti hyvinvoivia ihmisiä yhdistävä tekijä on se, että heillä on paljon sosiaalisia suhteita ja he viettävät eniten aikaa toisten – ystävien, sukulaisten ja tuttavien – seurassa” (Terveyskirjasto 2021). Hakeudu siis kontaktiin niiden ihmisten kanssa, joiden tiedät tuovan sinulle hyvää oloa ja mieltä. Itselle tärkeiden ihmissuhteiden vahvistaminen on tärkeä osa stressinhallintaa ja stressinsietokyvyn kasvattamista.
Yksi hyvä keino lievittää omaa stressiä on myös hyvän tekeminen toisille. Kun stressaantuneena käpertyy helposti omaan itseensä, voi toiselle pienen hyvän teon tekeminen tuodakin lisää voimavaroja. Pienten hyvien tekojen tekeminen vahvistaa minäkuvaamme, jolla on suuri merkitys myös stressinsietokyvylle.
Pidin pitkän aikaa tietoisen läsnäolon harjoitteita, mindfulnessia ja meditaatiota jonain sellaisena, “joka ei ole minun juttuni, koska minulla on ADHD”. Sijoitin ne vaikeiden ja suurta panostusta ja valaistumista edellyttävien asioiden kategoriaan. Kun ymmärsin niiden olevan oikeastaan tosi arkisia ja pieniä, sekä usein myös nopeita harjoituksia, suhtautumiseni muuttui. Olen oivaltanut, että oikeastaan tietoinen läsnäolo on parasta lääkettä, mitä voin stressaantuneelle mielelleni tai ADHD-aivoilleni antaa.
Pienimmillään muutama syvä hengitys sisään ja ulos rauhoittaa hermostoani siten, että mielikin rauhoittuu ja alan saamaan selkeyttä ja tehoa esimerkiksi työntekoon tai kodinsiivoukseen. Voin tehdä harjoituksen ollessani ulkona metsässä omaan tahtiini tai ottaa esimerkiksi nukahtamisen avuksi YouTubesta ohjatun rentoutusharjoituksen. Lisää tietoisuusharjoituksista voit lukea esimerkiksi Mieli ry:n sivuilta. Heillä on myös sivuillaan hyväksi kokemiani lyhyitä tietoisuusharjoituksia, joita kokeilla!
Lempeyttä ja voimaa kevääseen toivottaen, Anne Metsolanne 040 753 7520 metsolanne@gmail.com
Millaiset ovat voimavarasi tänään asteikolla 1-10? Olivatpa voimavarasi tällä hetkellä 1, 10 tai jotain tuolta väliltä, alla kuvissa oleva Voimavarapuu-harjoitus on hyvä tapa pysähtyä hetkeksi, kartoittaa tämänhetkisiä voimavaroja, arkea ja elämäntilannetta sekä lisätä itsetuntemusta. Tästä harjoituksesta on olemassa erilaisia versioita, joista minä varioin oman. Toivottavasti siitä on sinulle iloa ja hyötyä!
Verkkokaupastani löydät myös Voimavaratyökalut-paketin, jossa on mm. tulostettavat ohjeet ja työskentelypohja tähän harjoitukseen.
Ja ohjaustyön ammattilaiset, harjoitusta voi hyvin soveltaa niin yksilö- kuin ryhmätyössä! Jokainen voi tehdä oman voimavarapuunsa ja jakaa siitä sen verran, kuin haluaa. Työyhteisö voi myös tehdä yhteisen puun, jossa kartoitetaan työyhteisön voimavaroja, vahvuuksia ja tavoitteita.
Olen käyttänyt tätä harjoitusta niin ohjaustyössä kuin oman elämänkin kartoitukseen. Oma ja asiakkaideni kokemus on, että harjoitukseen on melko helppo tarttua ja sen avulla voi oppia itsestään jotain uutta ja yllättävää, tavoitteet voivat selkeytyä ja voi helpommin alkaa suuntamaan toimintaansa kohti niitä asioita, jotka tuovat voimavaroja ja jaksamista arkeen.
Lempein terveisin, Anne
P.S. Mikäli kaipaat organisaatioosi puhujaa tai kouluttajaa voimavarojen vahvistamisen teemasta, kurkkaa luennot ja keynotet sekä työpajat!
Tässä postauksessa pääset tutustumaan siihen, miten suunnittelen oma ajankäyttöni viikko- ja päivätasolla. Tämä postausta on toivottu paljon ja tämä onkin ajankäytön hallinnan valmentajan kalenteri- postaussarjan neljäs postaus. Linkit aiempiin tämän sarjan teksteihin löydät tämän postauksen lopusta. Mutta nyt pääset katsomaan millainen käytännön työkalu arjessa kalenteri minulle on!
Aika usein sekä mieli- että somen tuottamat kuvat “toimivasta ja organisoidusta kalenterista” ovat sellaisia, joissa kauniilla käsialalla on suorille riveille kirjoitettu värikoodatuilla kynillä ja siellä täällä on merkkaus-post-itejä. Sellainen kalenteri voi myös todellakin olla toimiva, mutta haluaisin muuttaa mielikuvaa siitä, että sellainen on ainoa vaihtoehto pitää langat käsissä. Vaikka minäkin ajoittain toivoisin, että “kalenterijälkeni” olisi siistiä ja kaunista, se ei ole arjessani realiteetti. Kuvista tulet huomaamaan, että käsialani ei ole mitenkään kovin siisti ja kalenteriini kirjoitan vauhdissa milloin milläkin kynällä. Mukana on myös monenmoista suttua ja sotkua. Minua on auttanut oivallus, että kalenteri on kuin hyvät työhaalarit: niissä on paikka kaikelle tarvittavalle, eikä haittaa vaikka niihin tulee työn touhussa tahroja, sillä ne eivät pienestä hätkähdä. Mottoni onkin “tee vaikka rumaa, jos se järjestää päätä ja kalenteria!” Tärkeintä on löytää oma ja itselle toimiva tapa.
Tämän vuoden kalenterissani (Personal planner) vasemmalla sivulla on viikkonäkymä pystysuorissa sarakkeissa ja oikea sivu on tyhjä. Tämä on nyt reilussa kuukaudessa osoittautunut minulle parhaaksi yhdistelmäksi ikinä! Se on juuri sopiva yhdistelmä kalenteria ja bullet journalia. Alla olevasta kuvasta näet tämän viikon näkymän. Olen jo kuukausisuunnittelua tehdessäni merkannut vapaapäivät ja kuopuksen hoitopäivät. Pinkillä olen kalenterin täyttyessä yliviivannut ne päivät, joille en ota enää ohjauksia. Jo ensivilkaisulla näen kalenterista, että tällä viikolla on yksi valmennus ja yksi työnohjaus, ja niiden lisäksi kaksi koulupäivää työnohjaajaopinnoissa. Ilahduttava on myös keskiviikkopäivä, jonka pystyn varamaan kokonaan luovalle työskentelylle ja yrityksen kehittämistyölle.
Esimerkki oman työviikon suunnittelusta
Viikon alussa pidän aina yhden hengen viikkopalaverin, jossa katson myös, mitä sen viikon tehtävälistalle (kalenterin oikea sivu) on merkattuna. Kiireellisimmille ja akuuteimmille (sellaiset, joilla on deadline) tehtäville merkitsen tarvittaessa aikavarauksen suoraan kalenteriin. Sitten päiväkohtaisesti teen tehtävälistalta asioita, jotka a) koen tärkeimmiksi, b) kiinnostavat ja inspiroivat juuri sillä hetkellä ja/tai c) ovat “piikkinä to do -listallani”. Viimeiset ovat ärsyttäviä hommia, jotka roikkuvat viikosta toiseen työlistalla. Pro tip! Kun niitä tarpeeksi monta kertaa siirtää, haluaa ne ehdottomasti tehdä pois, etteivät ne muistuta itsestään koko aikaa!
Viikkoa aloittaessani pohdin myös, aloitanko kuluvalla viikolla jonkun isomman kiireettömän projektin. Tälle viikolle kirjasin ylös, että mikäli ehdin, voisin ottaa työn Voimavarahuoltamo-valmennusten palvelunkuvausten kirjoittamisen. Se on tehtävä, josta en ota stressiä. Tällä viikolla tärkeintä on se, että saan muutamia pieniä juoksevia asioita hoidettua. Isompana tärkeänä kokonaisuutena on Nuori2021-tapahtuman markkinointimateriaalien viimeistely ja lähetys. Jos huomaan jo viikon alussa, että joku tehtävä listalla ei ole niin tärkeä ja ajankohtainen, siirrän sen heti seuraavan tai sitä seuraavan viikon listalle ja viivaan yli tältä viikolta. Tämä on itselleni hyvä stressinhallinnan keino.
Aina kun jokin tehtävä tulee valmiiksi, viivaan sen yli, ja se on minusta aika mukavaa! 🙂 Viikon lopussa käyn vielä tehtävälistan läpi ja siirrän seuraavalle viikolle ne tehtävät, joita en ole viikon aikana ehtinyt tekemään, tai jotka ovat jääneet vielä kesken. Kun perjantaina teen sen, tiedän, ettei minulla ei jää mitään tärkeää tekemättä. Lisäksi seuraava viikko on valmiina alkamaan: tiedän jo vähän, mitä seuraavalla viikolla on tulossa ja voin huoletta ja levollisin mielin jäädä viikonlopun viettoon. Tekemättömien tehtävien siirtäminen seuraaville viikoille on tärkeä rutiini, koska sillä varmistan sen, ettei mikään asia jää roikkumaan ja unohdu. Näin kalenterini pysyy aidosti ajassa. Alla kuva viime viikosta perjantai-iltapäivänä.
Viikon lopussa kalenteri ja to do -lista näyttävät tältä
Seuraavasta kuvasta puolestaan näet, miltä ensi viikkoni näyttää tänään maanantaina. Ensi viikolle näyttää olevan aika paljon suunniteltua ohjelmaa, joten tehtävälistaa en lähde ensi viikolle turhaan kasvattamaan, vaan kirjaan kiireettömät tehtävät suoraan myöhempien viikkojen to do -listoille. Ensi viikko onkin jännä viikko, sillä silloin saan opettajaopintoni lopullisesti pakettiin ja luvassa on yrityskuvaukset! <3 🙂
Tässä vielä koottuna viisi vinkkiäni viikottaisen ajankäytön hallintaan:
1. Aloita viikko aina kalenterin ääreltä. Saat selkeytettyä suunnitelmat ja tunne työn hallinnasta kasvaa. 2. Pidä kalenteri ja to-do-lista vierekkäin ja koko ajan ulottuvillasi. Ja laita ne keskustelemaan keskenään! Onko kalenterissani tilaa – ja mille asioille on tärkeintä varata aikaa? 3. Viivaa yli! Viivaa yli valmiiksi saamasi tehtävät. Jos jokin ei ole ajankohtaista juuri nyt, viivaa yli ja siirrä se tuleville viikoille. Pysyt tilanteen tasalla ja vähennät stressiäsi tekemättömistä töistä. 4. Päätä viikko kalenterin ääreen. Käytä viikon päätteeksi muutama minuutti kuluneen viikon ja tehtävälistan tarkasteluun, siirrä tekemättä jääneet tehtävät seuraavan viikon listalle ja tutki vähän tulevaa viikkoa Näin voit jäädä rauhassa viikonlopun viettoon. 5. Jätä tyhjää tilaa! Huolehdi, että kalenterissa on myös väljyyttä. Näin aikaa jää myös “yllättävien tulipalojen sammuttamiseen”.
Millainen oli maanantaiaamusi? Tuntuuko maanantaisin työnteko tahmealta tai tuntuuko että hukut töihin? Entä jos varaisitkin aamun ensimmäiseksi kymmeneksi minuutiksi aikaa palaveriin itsesi kanssa?
Monissa työyhteisöissä viikko aloitetaan yhteisellä palaverilla. Palaverissa kartoitetaan mitä kuuluu, millaisia kokonaisuuksia ja tehtäviä kenelläkin on tulevalla viikolla työn alla ja täytyykö huomioida jotain erityistä. Tiedetään, missä kukakin menee ja samalla jokaisen ajatus selkeytyy. Entä jos työyhteisöä ei ole, sen toimintakulttuuriin eivät viikonaloituspalaverit kuulu, tai kaipaisi itselleen vielä lisää selkeyttä työviikon aloitukseen?
Yksi hyvä keino on pitää maanantaipalaveri itsensä kanssa. Olet sitten yrittäjä, projektityöntekijä, nuorisotyöntekijä, esihenkilö, myynnin ja markkinoinnin ammattilainen, ohjaaja, sosiaali- ja terveysalan ammattilainen… Kuka tahansa, joka tekee itsenäistä työtä. Ehkä voisit napata maanantaiaamustasi 10 minuuttia, istua rauhassa alas kahvi- tai teekupposen äärelle, ja rauhoittua hetkeksi käymään läpi alkavaa viikkoa?
Voit luoda maanantaipalaverista itsesi kanssa juuri sellaisen, joka palvelee omia tarpeitasi parhaiten. Voit ajatella asioita mielessäsi, puhua niitä ääneen tai kirjata ylös. Itsensä kanssa pidettyjen palaverien muistiot voi kirjata vaikka vihkoon tai kännykkään. Niihin on aika mielenkiintoista aika ajoin palata. Miten voin tuolloin? Mitä työstin, mikä oli tärkeää?
Maanantaipalaverin asialistalle voi ottaa vaikka seuraavat kohdat:
1. Mitä kuuluu? Millaisin voimavaroin lähdet uuteen viikkoon? 2. Miltä kalenteri näyttää? Millaisia työpäiviä ajallisesti on luvassa? 3. Onko työtä sopivasti, liikaa vai liian vähän? 4. Mikä on tärkeintä hoitaa? Mitä voi siirtää ja mihin kohtaan varaat sille ajan? 5. Jos jossain päivässä on luppoaikaa, mihin se kannattaisi käyttää? Rästihommiin, uuden kehittämiseen vai omaan hyvinvointiin ja palautumiseen? 6. Milloin ja miten edistät työhyvinvointiasi tällä viikolla? 7. Mitkä kolme asiaa ovat tärkeimmät tänään tehdyksi? Mistä aloitat? 8. Tsempit ja kivaa työviikkoa! 😊 💚🌱
Olisiko työviikkosi erilainen, jos aloittaisit sen näin? Miten? Selkeää ja tasapainoista alkanutta viikkoa jokaiselle!
Tässä postauksessa esittelen yhden tavan, miten ajankäyttöä voi suunnitella kuukausitasolla. Mikäli sinäkin haluat tehdä kuukausisuunnitelman postauksen vinkeillä, nappaa nyt vierellesi kalenterisi, tyhjää paperia sekä kynä. Halutessasi voit valita myös muutaman värillisen kynän, mikäli eri värit auttavat sinua hahmottamaan paremmin. Jos käytät sähköistä kalenteria, kaikki tarvittava taitaakin olla jo käsilläsi. 😊
Pohjustukseksi kerrottakoon, että omaa ajankäyttöäni hallitakseni olen tehnyt jo viime vuoden puolella vuosisuunnitelman, jonka merkinnät olen siirtänyt Personal Planner -kalenteriin. Kuukausisuunnitelmani konkretisoituu juurikin tuonne kalenteriin.
Miksi kuukausisuunnitelma?
Ajankäytön hallinnan kolme peruselementtiä ovat suunnittelu, toteutus ja arviointi. Päinvastoin kuin voisi luulla, suunnittelu ja aikatauluttaminen tuovat työhön lisää vapautta ja joustavuutta. Ne lisäävät työn tavoitteellisuutta ja ennakoitavuutta. Suunnittelu myös vähentää stressiä ja ennaltaehkäisee uupumista. Kuukauden mittainen suunnitelma on hyvä työkalupakki oman työn tulokselliseen toteuttamiseen: vuodeksi kerrallaan kukaan meistä ei osaa elämäänsä kovin tarkasti ennustaa, ja mikäli pysähdymme työmme suunnittelun ääreen vain viikko- tai päivätasolla, voi olla vaikeaa arvioida työn kokonaiskuormittavuutta pidemmällä tähtäimellä.
Kuukausisuunnitelman teko kannattaa ajoittaa edellisen kuukauden loppuun. Silloin voi samalla sekä tutkailla ja arvioida kulunutta kuukautta että luoda selkeyttä ja rauhaa tulevaan aikaan.
Minua työnohjausopinnoissa kouluttanut psykiatri Ilpo Kinnunen sanoi, että hän on tehnyt pitkän työuransa aikana erään havainnon tehokkaista ihmisistä. Hänen mukaansa heillä on yksi yhdistävä taito: he osaavat erottaa aika tarkasti työn ja vapaa-ajan. Olenkin halunnut kääntää perinteistä ajatusmallia. Vapaa-aika ei olekaan se, mikä työn jälkeen jää jäljelle. Vapaa-aikaa on se, minkä haluan varata vapaaksi. Kun olen päätökseni vapaista tehnyt, voin katsoa, miten sijoittelen työni jäljelle jääviin aikaraameihin.
Jos haluat kokeilla tätä lähestymistapaa, merkitse ensimmäiseksi kalenteriin vapaapäivät, -aamut ja -illat, jotka haluat pitää. Etenkin monet yrittäjät kertovat siitä, miten vaikeaa heidän on pitää kiinni vapaapäivistä ja sanoa asiakkaalle “ei”, vaikka he tiedostavat palautumisen ja vapaapäivien merkityksen työ- ja kokonaishyvinvoinnin kannalta. Kun kalenteriin on merkinnyt vapaapäivät sen sijaan, että kalenterissa olisi “tyhjiä päiviä”, saattaa “ein” sanominenkin olla helpompaa. Pieni asia, mutta testaamisen arvoinen! Yrittäjänä ja työelämässä ylipäätään sattuu toki kaikenlaista yllättävää ja välillä joutuu joustamaan, mutta sekään ei kuormita, kun se on satunnaista eikä jatkuvaa.
Mitä enemmän kalenterissa on jo valmiina merkintöjä tulevalle kuukaudelle, sitä tärkeämpää vapaiden merkitseminen tässä kohtaa on. Jokaisen tarve vapaa-aikaan ja palautumiseen on yksilöllinen, mutta jokainen tarvitsee niitä. Alkuvuodesta 2020 somea kiersi seuraava viisas ajatus: ”Jos ajattelet myönteisesti joka päivä, teet lujasti töitä, pyrit olemaan paras versio itsestäsi, ympäröit itsesi inspiroivilla ihmisillä, etkä ikinä anna periksi, niin ei ole mitään rajoja sille, miten perusteellisesti voit palaa loppuun.”– (Psykologian professori Svend Brinkmann, suom. psykologi, kouluttajapsykoterapeutti Liisa Uusitalo-Arola) Tämän vuoksi on tärkeää myös se, että työstä pääsee palautumaan kunnolla.
Omaan kalenteriin olen jo aiemmin siirtänyt vuosisuunnitelmani mukaiset vapaapäivät ja lomat. Kalenteriani raamittavat myös esikoisen koulu ja nyt tammikuussa alkava kuopuksen päivähoito. Lisäksi kuulostelen tässä vaiheessa voimavarojani ja tarkastelen perheen yhteistä kalenteria. Onko vielä joitain päiviä, jotka minun kannattaa, tai jotka haluan varata kokonaan tai vaikka puoliksi vapaaksi? Merkitsen vapaapäivät vihreällä, jotta näen heti, etten ota niille päiville töitä. Kuopuksemme hoitopäivät (11-15 pv/kk) ja -ajat merkitsen oranssilla. Hoitopäivät suunnittelen ja ilmoitan päiväkotiin nyt kuukaudeksi kerrallaan – se on ihana muutos verrattuna siihen, että esikoisen aikaan olin aina viime tipassa tai vähän myöhässä ilmoittamassa seuraavan viikon hoitoaikoja.
Vinkki 2: Priorisointi vie kaaoksen tunteen mennessään
Seuraavaksi voit listata ylös kaikki työtehtävät ja edistettävät asiat, joita mieleesi tulee. Kirjoita mukaan pienimmätkin asiat (puhelun x soittaminen, sähköposti y) ja suurimmat kokonaisuudet (nettisivu-uudistus, projekti z). Muista myös tyhy-aika ja seuraavan kuukauden kuukausisuunnitelman teko! Tässä kohtaa tarkastelen itse yrittäjänä myös sitä, minkä verran tulevan kuukauden kalenteriin merkatut työt tuovat myyntiä tavoitteisiini nähden, ja pitäisikö minun vielä varata tiettyjä päiviä tai aikoja, joihin lähteä myymään ohjauksia tai valmennuksia.
Listaamisen jälkeen on priorisoinnin vuoro. Usein työhön liittyvä kaaoksen tunne johtuu siitä, ettemme ole erotelleet, mikä on tärkeintä, jolloin kaikki tuntuu yhtä tärkeältä. Toinen syy on se, ettemme ole varanneet asioille selkeitä ajankohtia, jolloin voi tuntua siltä, että kaikki on tehtävä heti. Ja jos on olo, että kaikki on tärkeää ja se on tehtävä heti, on lupaavalla matkalla kohti uupumusta. Nyt siis on aika laittaa työtehtävät tärkeysjärjestykseen. Mikä pitää tulla tehdyksi? Mikä on tärkeintä saada alulle? Mikä ei ole ollenkaan ajankohtaista? Voit esimerkiksi käyttää apunasi Eisenhowerin matriisia tai vaikka numeroida listaamasi asiat.
Vinkki 3: Tehtävälistasta kalenterimerkinnäksi
Nyt siis tiedät, mikä on työtehtäviesi tärkeysjärjestys. Usein fakta on kuitenkin se, että emme voi tehdä asioita kronologisesti samassa järjestyksessä, kuin olemme ne priorisoineet. Tässä tulemme mielestäni kuukausisuunnitelman suurimpaan apuun ja etuun. Jotta tekemättömät tärkeät asiat eivät jyskytä jatkuvasti takaraivossa, on tärkeää tietää, että on varannut niille aikaa.
Aloita siis tärkeimmästä asiasta listallasi, arvioi realistisesti (mieluummin vähän alakanttiin!) siihen tarvitsemasi aika, ja varaa tuo aika kalenteristasi. Sitten siirry toisiksi tärkeimpään tehtävään ja niin edelleen. Jos sinulla on useita pieniä tehtäviä, yhdistä ne yhdeksi listaksi ja varaa niille yhteinen aika tai päivä. Tehtävään tarvittavan ajan realistinen arviointi on todella tärkeää. Jos tunnistat itsessäni niin sanotun “aikaoptimistin” (täytät kalenterisi toistuvasti liian täyteen, kun ajattelet että saat asiat tehtyä nopeammin kuin saatkaan), on tämän äärelle hyvä pysähtyä. On aina parempi että aikaa jää yli, kuin että se loppuu kesken. Mikäli aikaa jää yli, mahdollistaa se esimerkiksi kiireettömien projektien edistämistä, pidemmän lounastauon tai lyhyemmän työpäivän.
Mitään minuuttiaikataulua ei tietenkään kannata alkaa väsäämään, ja on tärkeää muistaa myös tyhjän ajan ja taukojen tärkeys työpäivissä. Pienet mikrotauot pitkin päivää sekä rauhallinen ruokailu päivän aikana nostavat vireystilaa ja tekevät sinusta tehokkaamman. Kuukausisuunnitelmaan voit merkitä vaikka päivätasolla “tänään teen nämä ja nämä asiat, tämän päivän varaan projektin x edistämiseen ja tuon aamupäivän varaan laskujen maksuun ja kirjanpidon koostamiseen”.
Tässä vaiheessa yleensä huomaa, että asiat järjestyvät ja “löysääkin aikaa” löytyy kalenterista. Aikaa onkin hyvä jättää myös tyhjäksi akuuttien asioiden hoitamiseen. Omassa kalenterissani on myös käytössä vihreän ja oranssin lisäksi kolmaskin värikoodi. Pinkillä yliviivaan päivät, joihin ei mahdu enää asiakastyötä tai palavereja. Ohjaaminen ja valmennus vaativat tiukkaa keskittymistä ja läsnäoloa, jotka puolestaan vaativat palautumista. Esimerkiksi työnohjauksia minun on optimaalista tehdä kaksi, maksimissaan kolme päivässä, jotta voin olla aidosti läsnä asiakkailleni. “Pinkkien päivien” merkitseminen kalenteriin auttaa hahmottamaan sitä, mille päiville voin varata aikoja asiakkailleni. Se suojaa myös siltä, etten ala “mahduttamaan vielä yhtä asiakasta” johonkin väliin, jossa näennäisesti on kalenterissa tyhjää, mutta johon ei oikeasti kannattaisi ohjaustyötä ottaa.
Mikäli tuntuu, ettei tulevan kuukauden tunnit millään riitä kaiken tarvittavan tekemiseen, on hyvä palata priorisoinnin ääreen. Onko jotain, minkä voin siirtää seuraavalle kuukaudelle? Onko jotain mitä voisin delegoida? Kannattaako ostaa palvelu joltakin ulkopuoliselta? Onko jotain, mistä voisi kokonaan luopua? On tärkeää muistaa, että yksi ihminen voi tehdä työtä vain rajallisen määrän. Jos työ hukuttaa alleen, on hyvä pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Millä on minulle arvoa ja merkityksellisyyttä? Missä minä olen merkityksellinen?
Vinkki 5: Suunnitelma on toteutuksen käsikirja
Nyt kun suunnitelmasi on konkreettisesti kalenterissa ja työtehtävät ylhäällä (pidä tallessa tulevaisuuteen siirrettävien tehtävien lista ja palaa siihen kuukausittain!), on toteuttamisen aika. Kuten jo aiemmin totesin, aina tulee yllättäviä tilanteita ja muuttujia, joihin emme voi varautua. Suunnitelmien järkevä muuttaminen on kuitenkin mahdollista vain silloin, kun meillä alunperinkin on olemassa suunnitelma. Kulje siis suunnitelmasi mukaan. Mikäli jokin jää tekemättä, etsi sille saman tien kalenteristasi uusi aika.
Ja kun kuukausi alkaa olla lopuillaan, selaa kalenteriasi ja huomaa, miten paljon on tapahtunut ja miten paljon oletkaan saanut aikaan! Kiitä itseäsi. Karsi se, mikä ei toimi. Lisää sitä, mikä toimii hyvin. Kehu ja kannusta itseäsi. Kokeile kuukausisuunnitelmaa vaikka muutaman kuukauden tai puolen vuoden ajan, niin huomaat, onko se sinulle sopiva työkalu! 🙂 Kuten olen jo aiemmin todennut, kaikki ajankäytön hallinnan keinot eivät ole kaikille sopivia – tärkeintä on löytää sellaiset, jotka helpottavat omaa arkea!
Mikäli tarvitset henkilökohtaista juuri sinun tarpeisiisi vastaavaa apua esimerkiksi ajankäytön hallinnan tai oman työn johtamisen peilaamiseen, ota yhteyttä! Tarjoan työnohjausta, valmennusta ja koulutusta yrittäjille, esihenkilöille ja työyhteisöille.
Rakkautta ja kasvua vuoteen 2021 toivottaen, Anne 040 753 7520 metsolanne@gmail.com
Tässä postauksessa esittelen vuoden 2021 työkalenterini. Minulla on ollut käytössäni mitä erilaisimpia kalentereita. Vuosien varrella on ollut esimerkiksi kansio, jonka sisässä oli seinäkalenteri, A4-kokoinen varauskirjatyyppinen kalenteri, A5-kokoinen peruskalenteri sekä A6-kokoinen Solidaarisuuskalenteri (suosittelen!). Viimeiset vuodet minulla on töissä ollut Solidaarisuuskalenterin rinnalla työbujo eli bullet journal.
Vuoden kalenteria pohtiessani kysyin suosituksia Instagramissa ja Facebookissa. Useampi ihminen suositteli Personal Planneria, johon ihastuin ikihyviksi! (Huom! Kyseessä ei ole maksettu mainos vaan ihan vain innostuneen ja tyytyväisen asiakkaan kertomus. :)) Personal planner on siis kalenteri, jonka suunnittelet kannesta kanteen omia tarpeitasi vastaavaksi. Olin kuullut tästä jo joskus aiemmin, mutten ollut siihen tarkemmin tutustunut. Ajattelin, että Personal Plannerin avulla saisin yhdistettyä yksien kansien väliin sekä valmiin kalenterin että tilaa “bulletjournalmaiselle” ajankäytön suunnittelulle ja oman työn johtamiselle.
Käsillä tekeminen ei kuulu vahvuusalueisiini, joten tarvitsen valmiita pohjia. Olen kuitenkin huono täyttämään esimerkiksi erilaisia trackereita tai suunnitelmapohjia orjallisesti – joten tarvitsen myös tyhjää paperia minulle sopivaan suunnitteluun ja töiden järjestelyyn.
Valitsin A5-kokoisen kalenterin. Se on minusta kivan kompakti kuljettaa mukana, mutta kuitenkin tarpeeksi suuri, jotta se on toiminnallisesti käytännöllinen. Kierrekantisessa kalenterissa on kaksi hyvää puolta: sitä on kätevä käyttää ja täyttää myös sylissä, ja kynän saa kuljetettua matkassa “kierrejouseen” kiinnitettynä. Personal plannerin erilliset, uloimmat kannet ovat melko paksua muovia, mikä lisää kalenterin kestävyyttä (allekirjoittaneen kalenteri kulkee vuoden mittaan mukana milloin minkäkinlaisissa laukuissa ja olosuhteissa). Kalenterin ympäri kiertävä kuminauha on superkätevä (ja sen värin sai valita itse!).
Personal Plannerin sivuilla on monia erilaisia valmiita kansivaihtoehtoja, joita myös pystyy muokkaamaan mieleisekseen. Vaihtoehtoisesti voit myös itse valita kuvat ja tekstit kansiin. Minä valitsin etukanteen kesäkuun lopussa kuumailmapallolennoltani ottaman kuvan. Se on otettu päivänä, joka muistuttaa minua siitä, että elämä kantaa, vaikka kohtaisimme millaisia suruja tai vastoinkäymisiä. Kuva tuo minulle rauhaa. Takakannen kuvan olen ottanut toukokuussa 2018 Roihuvuoren Kirsikkapuistossa. Kuva on otettu aivan muutaman päivä sen jälkeen, kun sain tietää odottavani kuopustamme. Kuva tuo minulle iloa. Takakannen tekstiksi kirjoitin yritykseni moton “Rakkautta ja kasvua!”.
Kalenterin kustomointi jatkuu aivan ensimmäisellä aukeamalla. Tälle aukeamalle voit kirjoittaa haluamaasi tekstiä, esim. yhteystiedot, jos kalenteri sattuu katoamaan. Minä kirjoitin yhteystietojen lisäksi minuun tatuoidut kolme lausetta ja yritykseni ydinarvot. Tekstin väriksi valikoitui pehmeän pinkki.
Sitten päästäänkin ajankäytön hallinnan kannalta niihin tärkeimpiin eli kalenterisivuihin. Kalenteriin valitaan kieli ja esim. se, haluaako mukaan nimipäivät ja suomalaiset pyhät / liputuspäivät / muut kansallisesti tunnetut päivät. Lisäksi kalenteriin voi jo tekovaiheessa lisätä haluamiaan merkkipäiviä ym. Sitten valitaan, millaisen viikko-/päivänäkymän kalenteriin haluaa. Vaihtoehtoja on ilahduttavan monia ja esimerkiksi kahden sivun viikkonäkymässä ylä- ja alaosiin voi välitä eriväriset raidat tai erilaisen kuvioinnin. Minä päädyin itselleni uudenlaiseen näkymään, jossa päivät sijoittuvat yhdelle sivulle, ja toinen sivu on tyhjä. Toista sivua aion hyödyntää henkilökohtaisissa maanantain viikkopalavereissani, joissa suunnittelen tulevaa viikkoa ja sen töitä. Näin äkkiseltään päivien järjestyminen yhdelle sivulle ja kahdelle allekkaiselle riville vaatii totuttelua. Kunhan kalenterin täytöstä tulee rutiini, tämä varmasti helpottaa!
Kalenterinäkymän yläosaan valitsin valmiista vaihtoehdoista suosikkiasiani tähtitaivaan. Päivänäkymään valitsin tunnit 7-19 ja raitoihin vaaleanpunaista. Vaikka olen huono täyttämään trackereita, ajattelin ensi vuonna kokeilla muutamaa. Yksi niistä on työajanseuranta, jonka pystyi valitsemaan joka päivän kohdalle pieneksi laatikoksi oikeaan alareunaan. “Alapalkkiin” valitsin tyhjää tilaa, kuukausinäkymän ja mietelauseita (joista viimeisen jätän kyllä vuodelta 2022 pois, osa on ei-niin-minunnäköisiäni).
Noihin viikko- ja päivänäkymän lisäosiin oli monia eri vaihtoehtoja, mm. treeniseurantaa, viikon ruokalista, värityskuvia ym. Osa niistä löytyy myös kalenteriin valittavista lisäsivuista, joihin minäkin valikoin omani. Kalenterin saa valittua maksimissaan 48 lisäsivua.
Minä valitsin “perustyöhön” seuraavat: * 8 sivua listapohjia to-do- ja muita listoja varten * 6 sivua sudokuja hetkiin kun tarvitsee aivojen nollausta <3 *8 rivipohjalla olevaa ja 8 tyhjää sivua muistiinpanoille ja suunnitteluun
Lisäksi valitsin muutaman arjenhallintaa tukevan osion, joita halusin testata. – 12 sivua on varattu 30-day-challengeille eli 30 päivän haasteille. Tavoitteenani on opetella vuoden aikana 12 uutta hyvinvointiani tukevaa rutiinia, ja nämä sivut tulivat kuin tilauksesta! Tällainen yhden asian kuukausittainen seuranta tuntuu minulle toteutettavissa olevalta ja myös motivoivalta! – 2 sivun Meal Planner, jolle suunnittelimme jo perheen kanssa yhdeksän (9) viikon ruokalistan. Toivon tämän helpottavan arkea ja kaupassakäyntiä, lisäävän kalan ja kasvisruokien syömistä perheessämme ja vähentävän ruokahävikkiä. – 2 sivua säästämiseen: Save a little & Save a lot: jos laitan viikottain rahaa säästöön jonkin trackerissa esitetyistä määristä, pitäisi vuoden lopussa olla säästössä 1100 €. On kivaa, että viikottaisen säästön voi tehdä haluamassaan järjestyksessä ja mukana on myös nollaviikkoja! Kaltaiselleni huonolle säästäjälle hauska haaste!
Kalenterin loppuun valitsin vielä vuoden 2022 vuosinäkymän. Myös siinä näkyvät synttärit ym. toistuvaksi merkitsemäni tapahtumat. Vuosinäkymä on minulle tärkeä työkalu, sillä mikään ei katoa niin tehokkaasti kuin irtolappuselle tai sinne tänne muistiinpanoihin loppuvuodesta tehty seuraavan vuoden kalenterimerkintä! Vuoden 2022 vuosisuunnitelmani teko onnistuukin suoraan tälle aukeamalle, kun nyt vuotta 2021 varten tulostin netistä erilliset kalenteripohjat.
Näitä erilaisia lisäsivujen vaihtoehtoja on mahtava valikoima, ja mukana on esimerkiksi opettajille ja opiskelijoille erityisesti suunniteltuja sivupohjia, paljon eri asioihin sopivia kuukausi- ja vuosiseurantoja, karttoja ja jos vaikka mitä! Valinnan vaikeus oli todellinen, mutta olen tyytyväinen, sillä arvelen että sain valittua minulle oikeat vaihtoehdot. Ensi vuosi sitten näyttää, miten kalenteri toimii käytännössä, ja seuraavalle vuodelle tilaus onkin sitten jo helpompi!
Hauska personoitava yksityiskohta oli mielestäni irrotettava viivain, jonka värin sai myös valita! Lisäksi mukaan tuli viimeisen sivun jälkeen sijoittamani muovitasku (best!) ja kivana yllärinä myös iso arkillinen tarroja. Kalenteri on lähtenyt jo hyvää vauhtia täyttymään ja vuosisuunnitelmastani tutut värikoodit olen ottanut käyttöön myös uudessa kalenterissa.
Vuosisuunnitelma on nyt siirretty kokonaisuudessaan tähän kalenteriin. Tuntuu hyvältä, että nyt minulla on yksien kansien välissä käytännössä koko ajankäytön hallintaan tarvitsemani työkalu. Ja onhan tämä nyt kaunis kuin karkki! <3
Kalenterin hinta oli 28,90 €, mikä on toki ihan reipas hinta kalenterille. Ajattelen kuitenkin, että kalenteri on kuin kengät. Vähän vääränlaisillakin pärjää, mutta elämä soljuu huomattavasti mukavammin, kun käytössä on sopivat! Se kiva puoli Personal Plannerissa on, että sen voi aloittaa haluamastaan kuukaudesta. Sen voi tilata vaikka huhtikuussa, eikä “yhtään kuukautta mene hukkaan”.
Kokonaisuudessaan kalenterin tilaaminen oli helppoa, joskin itse suunnittelutyökalu verkkosivuilla oli englanninkielinen. Personointi eteni kuitenkin selkeästi ja loogisesti, joten heikommallakin englanninkielentaidolla pärjää, kunhan tutkii ja kokeilee! Itse säädin aika pitkään kansikuvien sekä lisäsivujen valinnan ja järjestyksen kanssa, mutta nopeamminkin olisi hommasta selvinnyt. Kalenteri tuli perille viikossa tilaamisesta, toimitusaika Ruotsista Suomeen taitaa olla 1-2 viikkoa.
Tämän postaussarjan seuraavassa osassa kalenteri onkin sitten tositoimissa: esittelen, miten suunnittelen kuukausittaista ajankäyttöäni, kun huomioitavana on hyvinvointi ja palautuminen, työt, opiskelut, lasten koulu ja päivähoito sekä kaikkien perheenjäsenten harrastukset.
Tässä vielä vinkkini sopivan kalenterin löytämiseen:
1. Koko Mieti, minkä kokoisen kalenterin tarvitset. Kulkeeko kalenterisi mukana laukussa tai taskussa, vai toimiiko se varauskalenterina pöydällä? 2. Näkymä Tarvitseeko sinun hahmottaa ajankäyttöä kuukausi-, viikko- vai päivätasolla? Onko valmiiksi merkityistä kellonajoista hyötyä? Parjonko tilaa kirjoittamiseen tarvitset? 3. Lisäosat Tarvitsetko tilaa muistiinpanoille, karttaa, osoitekirjaa, seurantapohjia.. Vai riittääkö pelkkä kalenteri? 4. Ulkoasu Kalenteri kulkee mukanasi koko vuoden. Valitse sellainen, joka ilahduttaa sinua joka kerta, kun avaat sen!
Toivottavasti myös sinä löydät “sen oikean” tulevalle vuodelle!
Tämän postaussarjan myötä pääset kurkistamaan, miten minä yrittäjänä ja opiskelijana suunnittelen omaa ajankäyttöäni. Tämä ensimmäinen osa valottaa vuosisuunnitelmani 2021 tekoa. Tervetuloa mukaan!
Marraskuun puolivälissä tulevan vuoden kalenteriini alkaa tipahdella merkintöjä. Samalla on hyvä aika suunnitella vuotta kokonaisvaltaisesti. Perheemme on uuden elämäntilanteen äärellä minun siirtyessäni vanhempainvapaalta opintovapaalle. Samalla kuopuksemme aloittaa päiväkodissa 11-15 päivänä kuukaudessa. Minä opiskelen vuoden aikana kolmessa eri paikassa. Kouluttaudun työnohjaajajaksi Kuopiossa ja ammatilliseksi opettajaksi (AmO) JAMKin opettajakorkeakoulussa. Helmikuussa aloitan tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon opinnot Jyväskylän Gradialla. Opinnot ovat monimuoto- ja verkko-opintoja. Kontaktipäiviä tulee kaikista yhteensä 4-5 kuukaudessa. Opettajaopinnot saan näillä näkymin valmiiksi keväällä, toiset vuoden lopussa.
Minulla ei ole vielä uutta paperikalenteria. Aloitan suunnittelun tulostamalla kuukausinäkymät netistä. Ennen kuin alan tekemään kalenteriin merkintöjä, teen erilaisia laskelmia. Paljonko on minimimyyntitavoitteeni kuukaudessa? Paljonko on isompitoivemyyntitavoitteeni? Kuinka monta työnohjausprosessia minulla tulee pyöriä? Kuinka montaa valmennusta, koulutus- tai tyhypäivää minun tulee tavoitella? Ja kuinka monta on mahdollista ottaa, huomioiden perhe ja opiskelut? Olen jostain syystä tosi kotonani tällaisessa tavoitteet-mahdollisuudet-toimenpiteet-palapelin pyörittelyssä. Huomaan motivoituvani aivan eri tavalla, kun yhtäkkiä palaset alkavat loksahdella kohdalleen. Luvut alkavat tuntua realistisilta ja tavoitteet kirkkaammilta. Selkeys tuo rauhaa, turvallisuuden tunnetta ja päättäväisyyttä.
Ennen vuosikalenteriin tarttumista luon paperille unelmakuukauden, johon hahmottelen, miten kuopuksen hoitopäivät voisivat sijoittua kuukausitasolla. Tavoitteena on saada hänelle mahdollisimman selkeä rutiini ja riittävästi vapaata. Samalla pyrin huomioimaan sen, että saisimme yhteistä aikaa myös esikoisen sekä puolison kanssa, aikaa koko perheen voimin, ja että esimerkiksi harrastusmenot rullaisivat hyvin. Unelmakuukaudessani olen viikonloput ja maanantait vapaalla. Kuopus on hoidossa pääsääntöisesti tiistaista perjantaihin (koulupäiväni ovat usein to-pe). Kuukauden viimeisen torstain ja perjantain sekä kuukauden ensimmäisen tiistain toivon myös olevan mahdollisuuksien mukaan vapaana.
Unelmakuukausi, AH tarkoittaa kuopuksen hoitopäivää
Sitten tartun vuosikalenteriin. Ensin kirjaan kalenteriin jo tiedossa olevat menot, kuten omat koulujen kontaktipäivät koko vuodelle. Merkitsen oranssilla niiden olevan kuopuksen hoitopäiviä. Seuraavaksi viivaan yli vihreällä päivät, jotka haluan olla lomalla / vapaalla. Merkitsen jo ehdottoman vapaiksi esimerkiksi kesäloman, lasten synttäriviikonloput, hääpäivän sekä pääsiäisen ja juhannuksen tienoille muutaman ylimääräisen arkivapaan. Itsensä kanssa sovituista vapaista on helpompi pitää kiinni, kun ne on sopinut hyvissä ajoin. Minulla on taipumus innostua kaikesta vähänkään mielenkiintoisesta, ja olen todennut, että oman ja läheisten hyvinvoinnin kannalta työtä ja vapaa-aikaa kannattaa rajata tietoisesti ja systemaattisesti etukäteen.
Ensi vuonna tavoitteenani on pitää huolta myös siitä, etten kalenteroi päiviä liian täyteen ja pidän kiinni esimerkiksi lounastauosta joka päivä. Tampereen yliopiston tutkimus nimittäin osoittaa säännöllisen lounastauon lisäävän tarmokkuutta ja vähentävän uupumusasteista väsymystä. Sen vuoksi olen päättänyt ottaa käyttöön “päivä täysi” -merkinnän. Pinkillä yliviivaan ne päivät, joihin ei ole järkevää sovitella enää yhtään ohjausta tai puhelinpalaveria. Tällä keinolla myös näen esimerkiksi työnohjausaikoja sopiessani suoraan sen, millä päivillä on vielä tilaa.
Entä se unelmakuukausi ja ne vapaat maanantait? Odotan vielä tietoa opetusharjoitteluni päivämääristä. Kunhan ne selviävät, yliviivaan vihreällä kaikki mahdolliset maanantait ainakin kevään osalta. Satunnaisiin viikonloppuihin tiedän ajoittuvan töitä tai opiskelua, mutta oleellista on pitää huoli siitä, että ne ovat ennemminkin poikkeuksia kuin sääntöjä. Seuraavaksi nämä vuosisuunnitelman merkinnät siirtyvät paperikalenteriini. Kuukausien, viikkojen ja päivien suunnitelmat tarkentuvat, mitä lähemmäs niitä mennään. Seuraavassa tämän sarjan postauksessa pääsetkin näkemään, millaisen kustomoidun kalenterin tilasin itselleni, ja miten suunnittelen ajankäyttöäni kuukausitasolla!
Jokaisen tilanne, tarpeet ja kalenteri ovat aina yksilöllisiä. Harvan yrittäjän tai muuta itsenäistä työtä tekevän kalenteri myöskään on kiveen kirjoitettu vuotta etukäteen. Ei myöskään minun. Uskon kuitenkin siihen, että suunnittelu kannattaa. Uskon siihen, että hyvällä oman työn johtamisella ja ajankäytön suunnittelulla on mahdollista lisätä vapaa-aikaansa, palautumistaan ja myös työnsä tuottavuutta. Priorisointi ja omiin arvoihin peilaaminen ovat tärkeitä työkaluja ajankäyttöä suunniteltaessa. Tärkeää on myös löytää omaa ajankäytön suunnittelua palvelevat käytännöt ja kalenterityökalut.
Mukavaa uutta viikkoa toivotellen, Anne
P.S. Olisiko mukava aloittaa uusi vuosi selkein sävelin? Mikäli tarvitset apua vuoden 2021 kalenterin kanssa, ota yhteyttä ja pyydä tarjous neljän (4) tunnin henkilökohtaisesta suunnittelupäivästä, jossa voimme katsoa sinunkin vuosisuunnitelmasi ja kalenterityökalusi kuntoon! Aikoja on vielä muutamia jäljellä viikolla 50. 🙂
