Ajankäyttö · Tunteet ja vuorovaikutus · Työnohjaus · Työyhteisö · Yleinen

Viestinnän väärinkäsitykset etäaikana – vinkit selkeään viestintään

Väärinkäsitykset ovat tavallisia sekä kasvokkaisessa että kirjallisessa viestinnässä. Kuten työnohjaajakoulutuksemme vieraileva kouluttaja Veli-Matti Toivonen totesi, suurin osa työpaikkojen konflikteista johtuu väärinkäsityksistä. Erityisesti etäajan vuorovaikutuksessa korostuu tarve viestinnän selkeydelle. Tässä blogijulkaisussa jaan hyviksi havaittuja vinkkejä selkeään viestintään!

Kirjallinen viestintä asettaa vuorovaikutukselle omat erityispiirteensä.

Mieti ennen kuin toimit

Ennen esimerkiksi sähköpostiviestin kirjoittamista on hyvä hetken aikaa miettiä, mitä aikoo sanoa. Joskus voi olla tarpeen taustoittaa viestin sisältöä, ellei vastaanottaja tiedä jo, mistä aiot hänelle kertoa. Tämä on hyvä pitää mielessä silloinkin, kun olet mahdollisesti tunnekuohun vallassa tai viesti pitää saada nopeasti lähetettyä. Kiire ja tunteenomainen reagointi ovat kaksi takuuvarmaa väärinkäsitysten synnyttäjää. Myös kielentutkija Arto Mustajoen mukaan väärinkäsitykset ovat yksi ihmiskunnan suurimmista vitsauksista. Ne kannattaa tosiaan pyrkiä eliminoimaan! Mikäli asia nostaa sinussa vahvan tunnereaktion, lykkää viestin kirjoittamista ja lähettämistä, mielellään vaikka yön yli.

Jäsentele asiat

Joskus viestin jäsentelyssä voi auttaa vanha kunnon uutisen rakenteen miettiminen. Vastaako viestisi kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi, miten ja kuka? Uutisen rakennetta voi lainata myös siten, että tärkein asia kerrotaan ensin ja vasta sitten sitä taustoittavat tiedot. Mietithän viestin rakennetta myös siten, että esität samaan asiaan liittyvät seikat samassa kappaleessa. Näin viesti on helpompi ymmärtää.

Selkeytä sanomasi

Lisäksi viestin selkeyteen vaikuttaa tietenkin oikeinkirjoitus ja lauserakenteet. Mikäli yksi lause koostuu kovin monesta eri sivulauseesta, voi lauseet jakaa erillisiksi osioiksi. Näin ajatus pysyy mukana paremmin. (Huom! Oma helmasyntini ovat pitkät, polveilevat virkkeet. Opettelen! :)) Jäsentelyssä voi auttaa myös tärkeimpien pointtien esittäminen luettelomuodossa tähän tyyliin, koska se auttaa visuaalisesti viestin hahmottamisessa:

  • Asia yksi
  • Pointti kaksi
  • Huomio kolme

Mieti sävyä ja sanastoa

Huumori on yksi suosituimpia viestinnän tehokeinoja. Se voi kuitenkin olla hankala laji etenkin kirjallisessa viestinnässä. Varsinkin sarkasmi tai ironia voidaan ymmärtää helposti väärin kirjoitetusta viestistä, koska puheeseen kuuluvat elementit, kuten eleet ja ilmeet, jäävät puuttumaan viestistä. Mikäli sarkasmi ei ole pakollista (harvoin on), sitä kannattaa käyttää hyvin harkiten. Mikäli valittuun viestinnän kanavaan sopii esimerkiksi emojien käyttö, voi niillä alleviivata ja selventää omaa viestiä. Toki muodollista sähköpostiviestiä lähettäessä ei emojien käyttö välttämättä ole sopivaa – tilanteen mukaan siis mennään!

Lisäksi mikäli aiheeseen liittyy paljon alasi asiantuntijasanastoa, voi samalle asialle pyrkiä etsimään suomenkielisen vastineen tai lisätä sen sulkuihin erikoissanan jälkeen. Tähän toki vaikuttaa myös viestin vastaanottaja. Mikäli “puhutte valmiiksi samaa kieltä”, voi ammattislangia käyttää vapaammin.

Valitse kanava viestin mukaan

Viestiin vaikuttaa myös se, missä kanavassa se on lähetetty. Humoristisuus ja rentous sopivat paremmin työkavereiden keskiseen Slack-keskusteluun kuin viralliseen työhakemukseen konservatiiviselle alalle. Valittu viestintäkanava vaikuttaa myös viestin pituuteen. Mikäli asiasi vaatii laajaa taustoitusta, voi sille paras kanava olla blogikirjoitus tai sähköpostiviesti. Lyhyisiin viesteihin toimii paremmin somepostaus tai vaikkapa tekstiviesti tai jonkin pikaviestipalvelun viesti. Organisaation tasolla on hyvä miettiä valittuja viestintäkanavia laajemminkin. Kun katselen asiaa työnohjauksen näkökulmasta, on tärkeää puhua auki sitä, miten, miksi ja missä viestimme. Millainen on vuorovaikutuskulttuurimme myös sähköisten ja kirjoitettujen viestien osalta?

Käyttäkää vain oleellisimpia kanavia

Mikäli työyhteisössä käytetään kymmeniä erilaisia tapoja viestimiseen, onkin mahdollista, ettei viesti mene perille. On hyvä olla erilaisia kanavia, mutta työryhmä ei välttämättä tarvitse erikseen Slack-, Facebook- ja Whatsapp-ryhmiä, sähköposteja, uutiskirjeitä ja Intraa viestien kulkeutumiseen. Lisäksi olemme sellaisessa viestien, ilmoitusten ja sisältöjen pommituksessa joka päivä, että jatkuva puhelimen ja tietokoneen kilahtelu saattaa pahimmillaan häiritä työntekijää. Tätä voi välttää keskittämällä viestinnän itselle ja työyhteisölle tärkeimpiin muutamaan viestintäkanavaan.

Tarkasta ja varmista

Kun järkevästi jäsennelty viesti on valmis, on hyvä lukea se vielä ainakin kertaalleen läpi. Onko viestissä kirjoitus- tai asiavirheitä? Tuleehan kaikki oleellinen varmasti sanottua? Lisäksi voit vielä myöhemmin viestin lähettämisen jälkeen varmistaa, menikö viesti perille ja ymmärrettiinkö se oikein. Tässä on vastuu myös viestin vastaanottajalla: mikäli hän on epävarma jostain viestin osasta, kannattaa se aina varmistaa. Itse suosin viestin ytimen kertaamista tyyliin näin: ”Ymmärsinkö oikein, että tarkoitit asiaa X”. Viestinnän tavoiteena on olla dialogia, jossa molemmilla osapuolilla on omat roolinsa ja vastuunsa. Ulospäin viestittäessä oletetulle kohdeyleisölle ei tätä varmistamista toki aina pysty tekemään. Silloin onkin hyvä käyttää vielä muutama ekstraminuutti viestin läpikäymiseen ennen sen julkaisemista.

Ja jos jotain mokaa – ei hätää! Kirjoitusvirhe siellä täällä ei maailmaa kaada. Väärinkäsitykset ovat harvoin niin peruuttamattomia, ettei niitä yhdessä saataisi ratkottua.

Sitten vain viestimään! Mikäli kaipaat tai työyheisönne kaipaa apua viestintään liittyen esimerkiksi haastaviin asiakastilanteisiin tai työyhteisön vuorovaikutuskulttuuriin liittyen, voin auttaa. Työnohjaus antaa apua edellisten lisäksi myös esimerkiksi työn rajaamiseen ja priorisointiin. Pyydä minulta maksuton työnohjaustarpeen kartoitustapaaminen!

Kurkkaa myös ajankäytön verkkokurssini!

Ihanaa viikonloppua toivottaen,

Anne
040 753 7520

Opiskelu · Tunteet ja vuorovaikutus · Työnohjaus · Työyhteisö · Voimavarat · Yrittäjät

Työnohjaus made me do it: 2021 uutta alaa opiskelemaan!

Hain työnohjaajakoulutukseen, koska olen itse saanut valtavasti apua työnohjauksesta työurani aikana. Olen nuoriso- ja sosiaalialan töissäni vuosien varrella ollut niin yksilö-, ryhmä- kuin yhteisötyönohjauksessa. Se on ollut monin tavoin hyödyllistä. Yksilötyönohjauksissa oman työn tavoitteellisuus ja selkeys ovat lisääntyneet. Olen saanut purkaa tunteitani ja ajatuksiani. Olen saanut käsitellä haastavia ajanjaksoja ja uhkaavia tilanteita. Työ on tuntunut vähemmän kuormittavalta, olen oppinut rajaamaan sitä paremmin ja oman työn peilaamisen kautta kasvanut ammattilaisena.

Ryhmätyönohjauksissa minä ja työkaverini olemme tulleet tietoisiksi myös toisten työtehtävistä ja vahvuuksista. Yhteinen perustehtävä on kirkastunut. Yhdessä työnohjaajan kanssa on pystytty turvallisesti puhumaan vaikeistakin asioista. Vuorovaikutus on parantunut ja yhteiset tavoitteet, pelisäännöt ja käytännöt on saatu sovittua. Tämän kaiken myötä työn vaikuttavuus on lisääntynyt: ihmiset, joita varten olemme työtä tehneet, ovat saaneet enemmän aidosti tarvitsemiaan mahdollisuuksia ja apuja oikeampaan aikaan.

Työnohjaus kehittää työtä

Opinnot ja toto

Työnohjaajaopintoihimme kuuluu totoa, eli työnohjauksen työnohjausta. Se on ryhmämuotoista ja tapahtuu kerran kuukaudessa. Me kaikki kaksitoista opiskelijaa olemme jokainen omanlaisiamme työnohjaajia. Toisten reflektoidessa omaa tekemistään saa ideoita ja ajatuksia omaankin työnohjaajan työhön. On myös ollut helpottavaa huomata, etten ole ainoa, joka kokee epävarmuuden tunteita työnohjaajaksi kasvaessaan. Uskonkin, että – alasta riippumatta – itsenäistä työtä tekeville ryhmätyönohjaus samankaltaista työtä tekevien kanssa tarjoaa hyvän väylän vertaisuuteen, tunteiden tuuletukseen ja yhdessä oppimiseen.

Vertaistuellisiin sparrausryhmiin nähden ryhmätyönohjauksen etu on mielestäni se, että työnohjaajan ollessa vetovastuussa, jokainen ryhmän jäsen on tasa-arvoisessa asemassa ja saa luvan rauhassa sukeltaa osallistujan rooliin. Työnohjaaja huolehtii aikataulusta, keskustelun etenemisestä ja siitä, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Työnohjaaja myös haastaa ja nostaa keskusteluun erilaisia näkökulmia, jotka puolestaan voivat synnyttää uudenlaisia oivalluksia ryhmän jäsenissä. Ja kas näin, työ ja hyvinvointi kehittyvät! 🙂

Minä yrittäjänä työnohjauksessa

Ryhmä-toton lisäksi olen halunnut päästä myös yksilötyönohjaukseen. Tapaamme lempeän ja viisaan työnohjaajani kanssa noin neljän viikon välein etänä puhelimitse, ja juttelemme tunnin kerrallaan. Ja miten mahtavaa se onkaan ollut! Yksilötyönohjauksessa minulla on lupa puhua ja jäsentää kaikkia työnohjaukseen, valmennukseen ja yrittäjyyteen sekä omaan ammatillisuuteen, kasvuun ja tulevaisuuteen liittyviä ajatuksiani ja kysymyksiäni. Saan olla kesken ja ihmeissäni, ja peilata yhdessä ammattilaisen kanssa niin huonosti kuin hyvin menneitä asioita. Pikkulapsiarjen ja yrittäjyyden yhdistäminen ei aina ole yksinkertaista. Työnohjaus tukee työni arkea ja jäsentää käytännön asioita siinä. Puhelinohjaus toimii minulla hyvin. Se myös säästää aikaa, kun ei tarvitse matkustaa minnekään.

Usein asiat jäsentyvät ja ratkaisut alkavat löytyä jo siinä vaiheessa, kun vain puhun niitä ääneen. Työnohjaajan kysyessä syventäviä kysymyksiä, asioita tulee katseltua myös sellaisilta kanteilta, joita ei itse tule ajatelleeksi. Monimutkaisilta tuntuneet solmut aukeavat kuin itsestään.

Olen harjoitellut tietoista oman työn reflektointia jo toistakymmentä vuotta, kiitos Diakin sosionomiopintojen. (Kerrottakoon tässä kohtaa, että minä olin vuonna se opiskelija, joka kovaan ääneen ensimmäisen lukukauden [ammattiin oppimisen perusteet] aikana marmatti, että “eikö me täällä tehdä mitään muuta kuin reflektoida, miten tämä muka auttaa meitä työn tekemisessä, minä haluan päästä opiskelemaan oikeasti tähän ammattiin!“ 😀 Myöhemmin olen onneksi oppinut, että oman työn tietoinen peilaaminen on tärkeimpiä työkaluja työssä kuin työssä). Vaikka osaan ohjata toisia, sekä johtaa ja reflektoida omaa työtäni, en osaisi ikinä työnohjata itseäni niin hyvin kuin työnohjaajani sen tekee. Työnohjauksessa minä, jonka tehtävä normaalisti on kuunnella, saan puhua ja purkaa. Usein asiat jäsentyvät ja ratkaisut alkavat löytyä jo siinä vaiheessa, kun vain puhun niitä ääneen. Työnohjaajan kysyessä syventäviä kysymyksiä, asioita tulee katseltua myös sellaisilta kanteilta, joita ei itse tule ajatelleeksi. Monimutkaisilta tuntuneet solmut aukeavat kuin itsestään.

Yksi työnohjauksen vahvuuksista on se, että se on aina pitkäkestoinen oppimisprosessi. Tärkeää on etenkin se, mitä tapahtuu työnohjaustapaamisten välissä. Huomaan, että usein työnohjauksessa puhuttujen asioiden käytäntöön vienti alkaa tapahtua nopeammin kuin mitä se muuten tapahtuisi. Priorisointi on helpompaa. Myös sellaiset toiveet ja haaveet, joista on puhuttu ehkä vain sivulauseissa, alkavat muuttua tavoitteiksi, joita kohti alan edetä kuin huomaamatta.

Yksi esimerkki viimeksi mainituista on se, että vähän itsellenikin yllättäen jään ensi vuodeksi opintovapaalle palkkatyöstäni, kahden vuoden perhevapaiden jatkoksi. Haaveissani on viiden vuoden sisällä täysipäiväinen yrittäjyys, ja nyt minulle avautuu mahdollisuus kehittää itseäni ja yritystäni sekä “testata yrittäjän arkeani” samalla, kun perheemme pienimmäinen saa pehmeän laskun varhaiskasvatukseen. Keväällä viimeistelen ammatillisen opettajan opintoni. Työnohjaajakoulutus jatkuu aina ensi vuoden loppuun saakka.

Lisäksi olen saanut Tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon opiskelupaikan Gradialta. Opinnot alkavat helmikuun alussa ja olen niistä innoissani! Pääsen kehittämään itseäni, yritystäni ja Metsolannen Yrittäjän työvuorolista -konseptiani. Lisäksi saan brändäyksen, markkinoinnin, palvelumuotoilun ja tuotekehitystyön täsmäosaamista myös asiakkaitani varten. Uskonkin että tämä koulutus realisoituu parempana palveluna asiakkailleni. En malta odottaa, mitä tuleva vuosi tuo tullessaan!

Onko sinulla kokemusta työnohjauksen myötä seuranneista pienistä tai suurista mullistuksista?

Iloisin terkuin
Anne

P.S. Miksi sitten en hyppää vielä täysillä yrittäjyyteen? Koska jotain taitaa olla vielä tekemättä ja annettavana oman päivätyön puolella. 🙂 Ja koska haluan rakentaa yrittäjyyttäni rauhassa ja hiljaa. Kokeillen ja oppien sitä, mihin minun kannattaa keskittyä, jotta voin palvella asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla. Kun usein menen kaasu pohjassa, on virkistävää harjoittaa omaa kärsivällisyyttä!

P.P.S. Opintovapaani mahdollistaa sen, että voin avata muutaman uuden työnohjauspaikan tammikuussa. Ota yhteyttä 040 753 7520 tai metsolanne@gmail.com, mikäli tarvitsisit työnohjaajaa!

Ajankäyttö · Tunteet ja vuorovaikutus · Työyhteisö · Voimavarat

Tuhlaatko aikaa kiireeseen?

Mitä kiire on?

Kiire on kavala vaiva työyhteisössä. Mutta mitä kiire oikeastaan on? Työterveyslaitoksen Työhyvinvointi paremmaksi -raportin mukaan (Puttonen, Hasu, Pahkin 2016, 11, 27) kiireen kokeminen on työssä yleistä. Kiire on yksi kuormittavimmista psykososiaalisista tekijöistä suomalaisessa työelämässä. Kiire on tunne, vaikka välillä se voi vaikuttaa olevan ennemmin arjen yksi ominaisuus. Kouluttajani Eeva-Liisa Tamski (2016, 148-149) kirjoittaa osuvasti kiireen olevan myös käsite, jota yhteiskuntamme tukee. Työn merkityksen korkealle nostavassa yhteiskunnassamme kiireen tunne saa meidät tuntemaan itsemme työteliäiksi, tehokkaiksi ja sitä myötä arvokkaiksi. Tamski toteaa kuitenkin myös, että kiire ei kuitenkaan ole tehokkuuden tae: kiireessä arviointikyky heikkenee, parhaat ratkaisut jäävät keksimättä ja aika saattaa kulua näennäiseen puuhasteluun ja kiireen mantran toisteluun. 

Kaikkien työssä on joskus kiirehuippuja. TTL:n raportin (Puttonen ym. 2016, 11-12) mukaan kiire, joka on kestoltaan rajattua, voi parhaassa tapauksessa jopa tehostaa työskentelyä. Tämä edellyttää sitä, että työntekijä pystyy vaikuttamaan työnsä tekemiseen ja saa tukea työyhteisöltään. Jatkuva kiireen tunne lisää kuitenkin stressiä, joka vuorostaan lisää kiireen tunnetta, ja oravanpyörä on valmis. Työn tuottavuus, työturvallisuus ja työhyvinvointi heikkenevät. Pahimmillaan työ sairastuttaa tekijänsä. “Kiireessä on se paha puoli, että se vie aikaa”, totesi osuvasti G.K. Chestertonkin.

“Aikaa ei voi hallita. Kiirettään voi.” 

Miten kiirettä sitten voidaan taklata työyhteisössä? Kiireen hallinta on ajankäytön hallintaa ja oman ajattelutavan uudistamista. Usein kiireen taustalla on monia sellaisia perussyitä, joihin työntekijä ei voi vaikuttaa, esimerkiksi niukat resurssit työn määrään nähden tai asiakkaasta johtuvat tiukat aikataulut. Kun näihin ei voida vaikuttaa, avainasemaan nousevat vuorovaikutuksellinen johtaminen, työyhteisön antama tuki ja työntekijän omat ajankäytön hallinnan keinot. (Puttonen ym. 2016, 27.)

Tämän näyttöön perustuvan tarpeen ja tiedon pohjalta olemme luoneet kollegani Petra Karisen kanssa työyhteisöille suunnatun Virta-valmennuksen. Valmennuksessa vahvistetaan työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä ja ajankäytön hallintaansa, kasvatetaan yhteisöllisyyttä työyhteisössä ja tuetaan vuorovaikutuksellista johtamista. Me uskomme siihen, että jokaisessa työyhteisössä on potentiaalia, joka voidaan valjastaa kiireen taltuttamiseen. Virta-valmennuksessa piilossa oleva potentiaali ja työntekijöiden yksilölliset vahvuudet otetaan käyttöön. 

Valmennus alkaa Työyhteisön vahvuuspäivällä (8 h), jossa tarkastellaan toiminnallisten menetelmien avulla työyhteisön vuorovaikutusta. Lisäksi tehdään näkyväksi yksilöiden vahvuuksia ja valjastetaan ne käyttöön työn arkeen. Tavoitteena on tuottava ja hyvinvoiva työyhteisö, jossa krooninen kiire on taklattu hyvällä suunnittelulla ja toimivalla työnjaolla. Vahvuuspäivästä jokaiselle työntekijälle jää käteen arjessa helposti toteutettavia ajankäytön hallinnan menetelmiä, ja tunne siitä, että omaan työhön ja kiireen kokemukseen voi vaikuttaa. Lisäksi matkaevääksi saadaan tiiviimpi vuorovaikutus ja tieto työyhteisössä olevasta osaamisesta, jonka kautta myös töiden organisointi helpottuu.

Noin kuukausi työyhteisön vahvuuspäivän jälkeen tapaamme työyhteisön esihenkilön yksilövalmennustapaamisessa (2 h). Tapaamisessa tarkastellaan, millaisia muutoksia työyhteisössä on tapahtunut ja millaisin keinoin sitä vahvistetaan entisestään. Painopiste on vuorovaikutteisessa johtamisessa ja sen kehittämisessä. 

“Jos haluat tuntea menneen, katso nykyisiä olosuhteitasi. Jos haluat tuntea tulevaisuuden, katso nykyisiä tekojasi.” -Kiinalainen sananlasku

-Anne

Lisätietoja Virta-valmennuksesta: Anne / 040 753 7520 / metsolanne@gmail.com

Lähteet:

Tamski, Eeva-Liisa 2016. Työnohjaus. Tietäjien kohtaamisia. Mikkeli: Tamski Avoin Yhtiö.

Puttonen, S., Hasu, M. & Pahkin, K. 2016. Työhyvinvointi paremmaksi. Keinoja työhyvinvoinnin ja työterveyden kehittämiseksi suomalaisilla työpaikoilla. Helsinki: Työterveyslaitos. http://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/130787/Ty%c3%b6hyvinvointi%20paremmaksi.pdf?sequence=1&isAllowed=y