Ajankäytön valmentajan kalenteri, osa 3: Vinkkejä kuukausisuunnitelman tekoon

Tässä postauksessa esittelen yhden tavan, miten ajankäyttöä voi suunnitella kuukausitasolla. Mikäli sinäkin haluat tehdä kuukausisuunnitelman postauksen vinkeillä, nappaa nyt vierellesi kalenterisi, tyhjää paperia sekä kynä. Halutessasi voit valita myös muutaman värillisen kynän, mikäli eri värit auttavat sinua hahmottamaan paremmin. Jos käytät sähköistä kalenteria, kaikki tarvittava taitaakin olla jo käsilläsi. 😊

Pohjustukseksi kerrottakoon, että omaa ajankäyttöäni hallitakseni olen tehnyt jo viime vuoden puolella vuosisuunnitelman, jonka merkinnät olen siirtänyt Personal Planner -kalenteriin. Kuukausisuunnitelmani konkretisoituu juurikin tuonne kalenteriin.

Miksi kuukausisuunnitelma?

Ajankäytön hallinnan kolme peruselementtiä ovat suunnittelu, toteutus ja arviointi. Päinvastoin kuin voisi luulla, suunnittelu ja aikatauluttaminen tuovat työhön lisää vapautta ja joustavuutta. Ne lisäävät työn tavoitteellisuutta ja ennakoitavuutta. Suunnittelu myös vähentää stressiä ja ennaltaehkäisee uupumista. Kuukauden mittainen suunnitelma on hyvä työkalupakki oman työn tulokselliseen toteuttamiseen: vuodeksi kerrallaan kukaan meistä ei osaa elämäänsä kovin tarkasti ennustaa, ja mikäli pysähdymme työmme suunnittelun ääreen vain viikko- tai päivätasolla, voi olla vaikeaa arvioida työn kokonaiskuormittavuutta pidemmällä tähtäimellä.

Kuukausisuunnitelman teko kannattaa ajoittaa edellisen kuukauden loppuun. Silloin voi samalla sekä tutkailla ja arvioida kulunutta kuukautta että luoda selkeyttä ja rauhaa tulevaan aikaan.

Photo by Kaboompics .com on Pexels.com

Vinkki 1: aloita aina vapaista

Minua työnohjausopinnoissa kouluttanut psykiatri Ilpo Kinnunen sanoi, että hän on tehnyt pitkän työuransa aikana erään havainnon tehokkaista ihmisistä. Hänen mukaansa heillä on yksi yhdistävä taito: he osaavat erottaa aika tarkasti työn ja vapaa-ajan. Olenkin halunnut kääntää perinteistä ajatusmallia. Vapaa-aika ei olekaan se, mikä työn jälkeen jää jäljelle. Vapaa-aikaa on se, minkä haluan varata vapaaksi. Kun olen päätökseni vapaista tehnyt, voin katsoa, miten sijoittelen työni jäljelle jääviin aikaraameihin.

Jos haluat kokeilla tätä lähestymistapaa, merkitse ensimmäiseksi kalenteriin vapaapäivät, -aamut ja -illat, jotka haluat pitää. Etenkin monet yrittäjät kertovat siitä, miten vaikeaa heidän on pitää kiinni vapaapäivistä ja sanoa asiakkaalle “ei”, vaikka he tiedostavat palautumisen ja vapaapäivien merkityksen työ- ja kokonaishyvinvoinnin kannalta. Kun kalenteriin on merkinnyt vapaapäivät sen sijaan, että kalenterissa olisi “tyhjiä päiviä”, saattaa “ein” sanominenkin olla helpompaa. Pieni asia, mutta testaamisen arvoinen! Yrittäjänä ja työelämässä ylipäätään sattuu toki kaikenlaista yllättävää ja välillä joutuu joustamaan, mutta sekään ei kuormita, kun se on satunnaista eikä jatkuvaa.

Mitä enemmän kalenterissa on jo valmiina merkintöjä tulevalle kuukaudelle, sitä tärkeämpää vapaiden merkitseminen tässä kohtaa on. Jokaisen tarve vapaa-aikaan ja palautumiseen on yksilöllinen, mutta jokainen tarvitsee niitä. Alkuvuodesta 2020 somea kiersi seuraava viisas ajatus: ”Jos ajattelet myönteisesti joka päivä, teet lujasti töitä, pyrit olemaan paras versio itsestäsi, ympäröit itsesi inspiroivilla ihmisillä, etkä ikinä anna periksi, niin ei ole mitään rajoja sille, miten perusteellisesti voit palaa loppuun.”– (Psykologian professori Svend Brinkmann, suom. psykologi, kouluttajapsykoterapeutti Liisa Uusitalo-Arola) Tämän vuoksi on tärkeää myös se, että työstä pääsee palautumaan kunnolla.

Omaan kalenteriin olen jo aiemmin siirtänyt vuosisuunnitelmani mukaiset vapaapäivät ja lomat. Kalenteriani raamittavat myös esikoisen koulu ja nyt tammikuussa alkava kuopuksen päivähoito. Lisäksi kuulostelen tässä vaiheessa voimavarojani ja tarkastelen perheen yhteistä kalenteria. Onko vielä joitain päiviä, jotka minun kannattaa, tai jotka haluan varata kokonaan tai vaikka puoliksi vapaaksi? Merkitsen vapaapäivät vihreällä, jotta näen heti, etten ota niille päiville töitä. Kuopuksemme hoitopäivät (11-15 pv/kk) ja -ajat merkitsen oranssilla. Hoitopäivät suunnittelen ja ilmoitan päiväkotiin nyt kuukaudeksi kerrallaan – se on ihana muutos verrattuna siihen, että esikoisen aikaan olin aina viime tipassa tai vähän myöhässä ilmoittamassa seuraavan viikon hoitoaikoja.

Vinkki 2: Priorisointi vie kaaoksen tunteen mennessään

Seuraavaksi voit listata ylös kaikki työtehtävät ja edistettävät asiat, joita mieleesi tulee. Kirjoita mukaan pienimmätkin asiat (puhelun x soittaminen, sähköposti y) ja suurimmat kokonaisuudet (nettisivu-uudistus, projekti z). Muista myös tyhy-aika ja seuraavan kuukauden kuukausisuunnitelman teko! Tässä kohtaa tarkastelen itse yrittäjänä myös sitä, minkä verran tulevan kuukauden kalenteriin merkatut työt tuovat myyntiä tavoitteisiini nähden, ja pitäisikö minun vielä varata tiettyjä päiviä tai aikoja, joihin lähteä myymään ohjauksia tai valmennuksia.

Listaamisen jälkeen on priorisoinnin vuoro. Usein työhön liittyvä kaaoksen tunne johtuu siitä, ettemme ole erotelleet, mikä on tärkeintä, jolloin kaikki tuntuu yhtä tärkeältä. Toinen syy on se, ettemme ole varanneet asioille selkeitä ajankohtia, jolloin voi tuntua siltä, että kaikki on tehtävä heti. Ja jos on olo, että kaikki on tärkeää ja se on tehtävä heti, on lupaavalla matkalla kohti uupumusta. Nyt siis on aika laittaa työtehtävät tärkeysjärjestykseen. Mikä pitää tulla tehdyksi? Mikä on tärkeintä saada alulle? Mikä ei ole ollenkaan ajankohtaista? Voit esimerkiksi käyttää apunasi Eisenhowerin matriisia tai vaikka numeroida listaamasi asiat.

Vinkki 3: Tehtävälistasta kalenterimerkinnäksi

Nyt siis tiedät, mikä on työtehtäviesi tärkeysjärjestys. Usein fakta on kuitenkin se, että emme voi tehdä asioita kronologisesti samassa järjestyksessä, kuin olemme ne priorisoineet. Tässä tulemme mielestäni kuukausisuunnitelman suurimpaan apuun ja etuun. Jotta tekemättömät tärkeät asiat eivät jyskytä jatkuvasti takaraivossa, on tärkeää tietää, että on varannut niille aikaa.

Aloita siis tärkeimmästä asiasta listallasi, arvioi realistisesti (mieluummin vähän alakanttiin!) siihen tarvitsemasi aika, ja varaa tuo aika kalenteristasi. Sitten siirry toisiksi tärkeimpään tehtävään ja niin edelleen. Jos sinulla on useita pieniä tehtäviä, yhdistä ne yhdeksi listaksi ja varaa niille yhteinen aika tai päivä. Tehtävään tarvittavan ajan realistinen arviointi on todella tärkeää. Jos tunnistat itsessäni niin sanotun “aikaoptimistin” (täytät kalenterisi toistuvasti liian täyteen, kun ajattelet että saat asiat tehtyä nopeammin kuin saatkaan), on tämän äärelle hyvä pysähtyä. On aina parempi että aikaa jää yli, kuin että se loppuu kesken. Mikäli aikaa jää yli, mahdollistaa se esimerkiksi kiireettömien projektien edistämistä, pidemmän lounastauon tai lyhyemmän työpäivän.

Mitään minuuttiaikataulua ei tietenkään kannata alkaa väsäämään, ja on tärkeää muistaa myös tyhjän ajan ja taukojen tärkeys työpäivissä. Pienet mikrotauot pitkin päivää sekä rauhallinen ruokailu päivän aikana nostavat vireystilaa ja tekevät sinusta tehokkaamman. Kuukausisuunnitelmaan voit merkitä vaikka päivätasolla “tänään teen nämä ja nämä asiat, tämän päivän varaan projektin x edistämiseen ja tuon aamupäivän varaan laskujen maksuun ja kirjanpidon koostamiseen”.

Photo by energepic.com on Pexels.com

Vinkki 4: Liikaa vettä ei mahdu lasiin.

Tässä vaiheessa yleensä huomaa, että asiat järjestyvät ja “löysääkin aikaa” löytyy kalenterista. Aikaa onkin hyvä jättää myös tyhjäksi akuuttien asioiden hoitamiseen. Omassa kalenterissani on myös käytössä vihreän ja oranssin lisäksi kolmaskin värikoodi. Pinkillä yliviivaan päivät, joihin ei mahdu enää asiakastyötä tai palavereja. Ohjaaminen ja valmennus vaativat tiukkaa keskittymistä ja läsnäoloa, jotka puolestaan vaativat palautumista. Esimerkiksi työnohjauksia minun on optimaalista tehdä kaksi, maksimissaan kolme päivässä, jotta voin olla aidosti läsnä asiakkailleni. “Pinkkien päivien” merkitseminen kalenteriin auttaa hahmottamaan sitä, mille päiville voin varata aikoja asiakkailleni. Se suojaa myös siltä, etten ala “mahduttamaan vielä yhtä asiakasta” johonkin väliin, jossa näennäisesti on kalenterissa tyhjää, mutta johon ei oikeasti kannattaisi ohjaustyötä ottaa.

Mikäli tuntuu, ettei tulevan kuukauden tunnit millään riitä kaiken tarvittavan tekemiseen, on hyvä palata priorisoinnin ääreen. Onko jotain, minkä voin siirtää seuraavalle kuukaudelle? Onko jotain mitä voisin delegoida? Kannattaako ostaa palvelu joltakin ulkopuoliselta? Onko jotain, mistä voisi kokonaan luopua? On tärkeää muistaa, että yksi ihminen voi tehdä työtä vain rajallisen määrän. Jos työ hukuttaa alleen, on hyvä pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Millä on minulle arvoa ja merkityksellisyyttä? Missä minä olen merkityksellinen?

Vinkki 5: Suunnitelma on toteutuksen käsikirja

Nyt kun suunnitelmasi on konkreettisesti kalenterissa ja työtehtävät ylhäällä (pidä tallessa tulevaisuuteen siirrettävien tehtävien lista ja palaa siihen kuukausittain!), on toteuttamisen aika. Kuten jo aiemmin totesin, aina tulee yllättäviä tilanteita ja muuttujia, joihin emme voi varautua. Suunnitelmien järkevä muuttaminen on kuitenkin mahdollista vain silloin, kun meillä alunperinkin on olemassa suunnitelma. Kulje siis suunnitelmasi mukaan. Mikäli jokin jää tekemättä, etsi sille saman tien kalenteristasi uusi aika.

Ja kun kuukausi alkaa olla lopuillaan, selaa kalenteriasi ja huomaa, miten paljon on tapahtunut ja miten paljon oletkaan saanut aikaan! Kiitä itseäsi. Karsi se, mikä ei toimi. Lisää sitä, mikä toimii hyvin. Kehu ja kannusta itseäsi. Kokeile kuukausisuunnitelmaa vaikka muutaman kuukauden tai puolen vuoden ajan, niin huomaat, onko se sinulle sopiva työkalu! 🙂 Kuten olen jo aiemmin todennut, kaikki ajankäytön hallinnan keinot eivät ole kaikille sopivia – tärkeintä on löytää sellaiset, jotka helpottavat omaa arkea!

Edelliset tämän sarjan postaukset löydät täältä!
Vuosisuunnitelma
Personal Planner


Mikäli tarvitset henkilökohtaista juuri sinun tarpeisiisi vastaavaa apua esimerkiksi ajankäytön hallinnan tai oman työn johtamisen peilaamiseen, ota yhteyttä! Tarjoan työnohjausta, valmennusta ja koulutusta yrittäjille, esihenkilöille ja työyhteisöille.

Rakkautta ja kasvua vuoteen 2021 toivottaen,
Anne
040 753 7520
metsolanne@gmail.com

3 thoughts on “Ajankäytön valmentajan kalenteri, osa 3: Vinkkejä kuukausisuunnitelman tekoon

Leave a Reply