Ajankäytön valmentajan kalenteri, osa 4: Kalenteri työkaluna päivittäisessä arjessa

Tässä postauksessa pääset tutustumaan siihen, miten suunnittelen oma ajankäyttöni viikko- ja päivätasolla. Tämä postausta on toivottu paljon ja tämä onkin ajankäytön hallinnan valmentajan kalenteri- postaussarjan neljäs postaus. Linkit aiempiin tämän sarjan teksteihin löydät tämän postauksen lopusta. Mutta nyt pääset katsomaan millainen käytännön työkalu arjessa kalenteri minulle on!

Aika usein sekä mieli- että somen tuottamat kuvat “toimivasta ja organisoidusta kalenterista” ovat sellaisia, joissa kauniilla käsialalla on suorille riveille kirjoitettu värikoodatuilla kynillä ja siellä täällä on merkkaus-post-itejä. Sellainen kalenteri voi myös todellakin olla toimiva, mutta haluaisin muuttaa mielikuvaa siitä, että sellainen on ainoa vaihtoehto pitää langat käsissä. Vaikka minäkin ajoittain toivoisin, että “kalenterijälkeni” olisi siistiä ja kaunista, se ei ole arjessani realiteetti. Kuvista tulet huomaamaan, että käsialani ei ole mitenkään kovin siisti ja kalenteriini kirjoitan vauhdissa milloin milläkin kynällä. Mukana on myös monenmoista suttua ja sotkua. Minua on auttanut oivallus, että kalenteri on kuin hyvät työhaalarit: niissä on paikka kaikelle tarvittavalle, eikä haittaa vaikka niihin tulee työn touhussa tahroja, sillä ne eivät pienestä hätkähdä. Mottoni onkin “tee vaikka rumaa, jos se järjestää päätä ja kalenteria!” Tärkeintä on löytää oma ja itselle toimiva tapa.

Tämän vuoden kalenterissani (Personal planner) vasemmalla sivulla on viikkonäkymä pystysuorissa sarakkeissa ja oikea sivu on tyhjä. Tämä on nyt reilussa kuukaudessa osoittautunut minulle parhaaksi yhdistelmäksi ikinä! Se on juuri sopiva yhdistelmä kalenteria ja bullet journalia. Alla olevasta kuvasta näet tämän viikon näkymän. Olen jo kuukausisuunnittelua tehdessäni merkannut vapaapäivät ja kuopuksen hoitopäivät. Pinkillä olen kalenterin täyttyessä yliviivannut ne päivät, joille en ota enää ohjauksia. Jo ensivilkaisulla näen kalenterista, että tällä viikolla on yksi valmennus ja yksi työnohjaus, ja niiden lisäksi kaksi koulupäivää työnohjaajaopinnoissa. Ilahduttava on myös keskiviikkopäivä, jonka pystyn varamaan kokonaan luovalle työskentelylle ja yrityksen kehittämistyölle.

Esimerkki oman työviikon suunnittelusta
Esimerkki oman työviikon suunnittelusta

Viikon alussa pidän aina yhden hengen viikkopalaverin, jossa katson myös, mitä sen viikon tehtävälistalle (kalenterin oikea sivu) on merkattuna. Kiireellisimmille ja akuuteimmille (sellaiset, joilla on deadline) tehtäville merkitsen tarvittaessa aikavarauksen suoraan kalenteriin. Sitten päiväkohtaisesti teen tehtävälistalta asioita, jotka a) koen tärkeimmiksi, b) kiinnostavat ja inspiroivat juuri sillä hetkellä ja/tai c) ovat “piikkinä to do -listallani”. Viimeiset ovat ärsyttäviä hommia, jotka roikkuvat viikosta toiseen työlistalla. Pro tip! Kun niitä tarpeeksi monta kertaa siirtää, haluaa ne ehdottomasti tehdä pois, etteivät ne muistuta itsestään koko aikaa!

Viikkoa aloittaessani pohdin myös, aloitanko kuluvalla viikolla jonkun isomman kiireettömän projektin. Tälle viikolle kirjasin ylös, että mikäli ehdin, voisin ottaa työn Voimavarahuoltamo-valmennusten palvelunkuvausten kirjoittamisen. Se on tehtävä, josta en ota stressiä. Tällä viikolla tärkeintä on se, että saan muutamia pieniä juoksevia asioita hoidettua. Isompana tärkeänä kokonaisuutena on Nuori2021-tapahtuman markkinointimateriaalien viimeistely ja lähetys. Jos huomaan jo viikon alussa, että joku tehtävä listalla ei ole niin tärkeä ja ajankohtainen, siirrän sen heti seuraavan tai sitä seuraavan viikon listalle ja viivaan yli tältä viikolta. Tämä on itselleni hyvä stressinhallinnan keino.

Aina kun jokin tehtävä tulee valmiiksi, viivaan sen yli, ja se on minusta aika mukavaa! 🙂 Viikon lopussa käyn vielä tehtävälistan läpi ja siirrän seuraavalle viikolle ne tehtävät, joita en ole viikon aikana ehtinyt tekemään, tai jotka ovat jääneet vielä kesken. Kun perjantaina teen sen, tiedän, ettei minulla ei jää mitään tärkeää tekemättä. Lisäksi seuraava viikko on valmiina alkamaan: tiedän jo vähän, mitä seuraavalla viikolla on tulossa ja voin huoletta ja levollisin mielin jäädä viikonlopun viettoon. Tekemättömien tehtävien siirtäminen seuraaville viikoille on tärkeä rutiini, koska sillä varmistan sen, ettei mikään asia jää roikkumaan ja unohdu. Näin kalenterini pysyy aidosti ajassa. Alla kuva viime viikosta perjantai-iltapäivänä.

Viikon lopussa kalenteri ja to do -lista näyttävät tältä
Viikon lopussa kalenteri ja to do -lista näyttävät tältä

Seuraavasta kuvasta puolestaan näet, miltä ensi viikkoni näyttää tänään maanantaina. Ensi viikolle näyttää olevan aika paljon suunniteltua ohjelmaa, joten tehtävälistaa en lähde ensi viikolle turhaan kasvattamaan, vaan kirjaan kiireettömät tehtävät suoraan myöhempien viikkojen to do -listoille. Ensi viikko onkin jännä viikko, sillä silloin saan opettajaopintoni lopullisesti pakettiin ja luvassa on yrityskuvaukset! <3 🙂


Tässä vielä koottuna viisi vinkkiäni viikottaisen ajankäytön hallintaan:

1. Aloita viikko aina kalenterin ääreltä.
Saat selkeytettyä suunnitelmat ja tunne työn hallinnasta kasvaa.
2. Pidä kalenteri ja to-do-lista vierekkäin ja koko ajan ulottuvillasi.
Ja laita ne keskustelemaan keskenään! Onko kalenterissani tilaa – ja mille asioille on tärkeintä varata aikaa?
3. Viivaa yli!
Viivaa yli valmiiksi saamasi tehtävät. Jos jokin ei ole ajankohtaista juuri nyt, viivaa yli ja siirrä se tuleville viikoille. Pysyt tilanteen tasalla ja vähennät stressiäsi tekemättömistä töistä.
4. Päätä viikko kalenterin ääreen.
Käytä viikon päätteeksi muutama minuutti kuluneen viikon ja tehtävälistan tarkasteluun, siirrä tekemättä jääneet tehtävät seuraavan viikon listalle ja tutki vähän tulevaa viikkoa Näin voit jäädä rauhassa viikonlopun viettoon. 
5. Jätä tyhjää tilaa!
Huolehdi, että kalenterissa on myös väljyyttä. Näin aikaa jää myös “yllättävien tulipalojen sammuttamiseen”.

Tässä Ajankäytön valmentajan kalenteri -postaussarjan edelliset postaukset:
Osa 1: Vuosisuunnitelma
Osa 2: Personal Planner
Osa 3: Vinkkejä kuukausisuunnitelman tekoon

Mukavaa alkanutta viikkoa!
Anne

Leave a Reply