Yleinen

Ajankäytön valmentajan kalenteri, osa 3: Vinkkejä kuukausisuunnitelman tekoon

Tässä postauksessa esittelen yhden tavan, miten ajankäyttöä voi suunnitella kuukausitasolla. Mikäli sinäkin haluat tehdä kuukausisuunnitelman postauksen vinkeillä, nappaa nyt vierellesi kalenterisi, tyhjää paperia sekä kynä. Halutessasi voit valita myös muutaman värillisen kynän, mikäli eri värit auttavat sinua hahmottamaan paremmin. Jos käytät sähköistä kalenteria, kaikki tarvittava taitaakin olla jo käsilläsi. 😊

Pohjustukseksi kerrottakoon, että omaa ajankäyttöäni hallitakseni olen tehnyt jo viime vuoden puolella vuosisuunnitelman, jonka merkinnät olen siirtänyt Personal Planner -kalenteriin. Kuukausisuunnitelmani konkretisoituu juurikin tuonne kalenteriin.

Miksi kuukausisuunnitelma?

Ajankäytön hallinnan kolme peruselementtiä ovat suunnittelu, toteutus ja arviointi. Päinvastoin kuin voisi luulla, suunnittelu ja aikatauluttaminen tuovat työhön lisää vapautta ja joustavuutta. Ne lisäävät työn tavoitteellisuutta ja ennakoitavuutta. Suunnittelu myös vähentää stressiä ja ennaltaehkäisee uupumista. Kuukauden mittainen suunnitelma on hyvä työkalupakki oman työn tulokselliseen toteuttamiseen: vuodeksi kerrallaan kukaan meistä ei osaa elämäänsä kovin tarkasti ennustaa, ja mikäli pysähdymme työmme suunnittelun ääreen vain viikko- tai päivätasolla, voi olla vaikeaa arvioida työn kokonaiskuormittavuutta pidemmällä tähtäimellä.

Kuukausisuunnitelman teko kannattaa ajoittaa edellisen kuukauden loppuun. Silloin voi samalla sekä tutkailla ja arvioida kulunutta kuukautta että luoda selkeyttä ja rauhaa tulevaan aikaan.

Photo by Kaboompics .com on Pexels.com

Vinkki 1: aloita aina vapaista

Minua työnohjausopinnoissa kouluttanut psykiatri Ilpo Kinnunen sanoi, että hän on tehnyt pitkän työuransa aikana erään havainnon tehokkaista ihmisistä. Hänen mukaansa heillä on yksi yhdistävä taito: he osaavat erottaa aika tarkasti työn ja vapaa-ajan. Olenkin halunnut kääntää perinteistä ajatusmallia. Vapaa-aika ei olekaan se, mikä työn jälkeen jää jäljelle. Vapaa-aikaa on se, minkä haluan varata vapaaksi. Kun olen päätökseni vapaista tehnyt, voin katsoa, miten sijoittelen työni jäljelle jääviin aikaraameihin.

Jos haluat kokeilla tätä lähestymistapaa, merkitse ensimmäiseksi kalenteriin vapaapäivät, -aamut ja -illat, jotka haluat pitää. Etenkin monet yrittäjät kertovat siitä, miten vaikeaa heidän on pitää kiinni vapaapäivistä ja sanoa asiakkaalle “ei”, vaikka he tiedostavat palautumisen ja vapaapäivien merkityksen työ- ja kokonaishyvinvoinnin kannalta. Kun kalenteriin on merkinnyt vapaapäivät sen sijaan, että kalenterissa olisi “tyhjiä päiviä”, saattaa “ein” sanominenkin olla helpompaa. Pieni asia, mutta testaamisen arvoinen! Yrittäjänä ja työelämässä ylipäätään sattuu toki kaikenlaista yllättävää ja välillä joutuu joustamaan, mutta sekään ei kuormita, kun se on satunnaista eikä jatkuvaa.

Mitä enemmän kalenterissa on jo valmiina merkintöjä tulevalle kuukaudelle, sitä tärkeämpää vapaiden merkitseminen tässä kohtaa on. Jokaisen tarve vapaa-aikaan ja palautumiseen on yksilöllinen, mutta jokainen tarvitsee niitä. Alkuvuodesta 2020 somea kiersi seuraava viisas ajatus: ”Jos ajattelet myönteisesti joka päivä, teet lujasti töitä, pyrit olemaan paras versio itsestäsi, ympäröit itsesi inspiroivilla ihmisillä, etkä ikinä anna periksi, niin ei ole mitään rajoja sille, miten perusteellisesti voit palaa loppuun.”– (Psykologian professori Svend Brinkmann, suom. psykologi, kouluttajapsykoterapeutti Liisa Uusitalo-Arola) Tämän vuoksi on tärkeää myös se, että työstä pääsee palautumaan kunnolla.

Omaan kalenteriin olen jo aiemmin siirtänyt vuosisuunnitelmani mukaiset vapaapäivät ja lomat. Kalenteriani raamittavat myös esikoisen koulu ja nyt tammikuussa alkava kuopuksen päivähoito. Lisäksi kuulostelen tässä vaiheessa voimavarojani ja tarkastelen perheen yhteistä kalenteria. Onko vielä joitain päiviä, jotka minun kannattaa, tai jotka haluan varata kokonaan tai vaikka puoliksi vapaaksi? Merkitsen vapaapäivät vihreällä, jotta näen heti, etten ota niille päiville töitä. Kuopuksemme hoitopäivät (11-15 pv/kk) ja -ajat merkitsen oranssilla. Hoitopäivät suunnittelen ja ilmoitan päiväkotiin nyt kuukaudeksi kerrallaan – se on ihana muutos verrattuna siihen, että esikoisen aikaan olin aina viime tipassa tai vähän myöhässä ilmoittamassa seuraavan viikon hoitoaikoja.

Vinkki 2: Priorisointi vie kaaoksen tunteen mennessään

Seuraavaksi voit listata ylös kaikki työtehtävät ja edistettävät asiat, joita mieleesi tulee. Kirjoita mukaan pienimmätkin asiat (puhelun x soittaminen, sähköposti y) ja suurimmat kokonaisuudet (nettisivu-uudistus, projekti z). Muista myös tyhy-aika ja seuraavan kuukauden kuukausisuunnitelman teko! Tässä kohtaa tarkastelen itse yrittäjänä myös sitä, minkä verran tulevan kuukauden kalenteriin merkatut työt tuovat myyntiä tavoitteisiini nähden, ja pitäisikö minun vielä varata tiettyjä päiviä tai aikoja, joihin lähteä myymään ohjauksia tai valmennuksia.

Listaamisen jälkeen on priorisoinnin vuoro. Usein työhön liittyvä kaaoksen tunne johtuu siitä, ettemme ole erotelleet, mikä on tärkeintä, jolloin kaikki tuntuu yhtä tärkeältä. Toinen syy on se, ettemme ole varanneet asioille selkeitä ajankohtia, jolloin voi tuntua siltä, että kaikki on tehtävä heti. Ja jos on olo, että kaikki on tärkeää ja se on tehtävä heti, on lupaavalla matkalla kohti uupumusta. Nyt siis on aika laittaa työtehtävät tärkeysjärjestykseen. Mikä pitää tulla tehdyksi? Mikä on tärkeintä saada alulle? Mikä ei ole ollenkaan ajankohtaista? Voit esimerkiksi käyttää apunasi Eisenhowerin matriisia tai vaikka numeroida listaamasi asiat.

Vinkki 3: Tehtävälistasta kalenterimerkinnäksi

Nyt siis tiedät, mikä on työtehtäviesi tärkeysjärjestys. Usein fakta on kuitenkin se, että emme voi tehdä asioita kronologisesti samassa järjestyksessä, kuin olemme ne priorisoineet. Tässä tulemme mielestäni kuukausisuunnitelman suurimpaan apuun ja etuun. Jotta tekemättömät tärkeät asiat eivät jyskytä jatkuvasti takaraivossa, on tärkeää tietää, että on varannut niille aikaa.

Aloita siis tärkeimmästä asiasta listallasi, arvioi realistisesti (mieluummin vähän alakanttiin!) siihen tarvitsemasi aika, ja varaa tuo aika kalenteristasi. Sitten siirry toisiksi tärkeimpään tehtävään ja niin edelleen. Jos sinulla on useita pieniä tehtäviä, yhdistä ne yhdeksi listaksi ja varaa niille yhteinen aika tai päivä. Tehtävään tarvittavan ajan realistinen arviointi on todella tärkeää. Jos tunnistat itsessäni niin sanotun “aikaoptimistin” (täytät kalenterisi toistuvasti liian täyteen, kun ajattelet että saat asiat tehtyä nopeammin kuin saatkaan), on tämän äärelle hyvä pysähtyä. On aina parempi että aikaa jää yli, kuin että se loppuu kesken. Mikäli aikaa jää yli, mahdollistaa se esimerkiksi kiireettömien projektien edistämistä, pidemmän lounastauon tai lyhyemmän työpäivän.

Mitään minuuttiaikataulua ei tietenkään kannata alkaa väsäämään, ja on tärkeää muistaa myös tyhjän ajan ja taukojen tärkeys työpäivissä. Pienet mikrotauot pitkin päivää sekä rauhallinen ruokailu päivän aikana nostavat vireystilaa ja tekevät sinusta tehokkaamman. Kuukausisuunnitelmaan voit merkitä vaikka päivätasolla “tänään teen nämä ja nämä asiat, tämän päivän varaan projektin x edistämiseen ja tuon aamupäivän varaan laskujen maksuun ja kirjanpidon koostamiseen”.

Photo by energepic.com on Pexels.com

Vinkki 4: Liikaa vettä ei mahdu lasiin.

Tässä vaiheessa yleensä huomaa, että asiat järjestyvät ja “löysääkin aikaa” löytyy kalenterista. Aikaa onkin hyvä jättää myös tyhjäksi akuuttien asioiden hoitamiseen. Omassa kalenterissani on myös käytössä vihreän ja oranssin lisäksi kolmaskin värikoodi. Pinkillä yliviivaan päivät, joihin ei mahdu enää asiakastyötä tai palavereja. Ohjaaminen ja valmennus vaativat tiukkaa keskittymistä ja läsnäoloa, jotka puolestaan vaativat palautumista. Esimerkiksi työnohjauksia minun on optimaalista tehdä kaksi, maksimissaan kolme päivässä, jotta voin olla aidosti läsnä asiakkailleni. “Pinkkien päivien” merkitseminen kalenteriin auttaa hahmottamaan sitä, mille päiville voin varata aikoja asiakkailleni. Se suojaa myös siltä, etten ala “mahduttamaan vielä yhtä asiakasta” johonkin väliin, jossa näennäisesti on kalenterissa tyhjää, mutta johon ei oikeasti kannattaisi ohjaustyötä ottaa.

Mikäli tuntuu, ettei tulevan kuukauden tunnit millään riitä kaiken tarvittavan tekemiseen, on hyvä palata priorisoinnin ääreen. Onko jotain, minkä voin siirtää seuraavalle kuukaudelle? Onko jotain mitä voisin delegoida? Kannattaako ostaa palvelu joltakin ulkopuoliselta? Onko jotain, mistä voisi kokonaan luopua? On tärkeää muistaa, että yksi ihminen voi tehdä työtä vain rajallisen määrän. Jos työ hukuttaa alleen, on hyvä pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Millä on minulle arvoa ja merkityksellisyyttä? Missä minä olen merkityksellinen?

Vinkki 5: Suunnitelma on toteutuksen käsikirja

Nyt kun suunnitelmasi on konkreettisesti kalenterissa ja työtehtävät ylhäällä (pidä tallessa tulevaisuuteen siirrettävien tehtävien lista ja palaa siihen kuukausittain!), on toteuttamisen aika. Kuten jo aiemmin totesin, aina tulee yllättäviä tilanteita ja muuttujia, joihin emme voi varautua. Suunnitelmien järkevä muuttaminen on kuitenkin mahdollista vain silloin, kun meillä alunperinkin on olemassa suunnitelma. Kulje siis suunnitelmasi mukaan. Mikäli jokin jää tekemättä, etsi sille saman tien kalenteristasi uusi aika.

Ja kun kuukausi alkaa olla lopuillaan, selaa kalenteriasi ja huomaa, miten paljon on tapahtunut ja miten paljon oletkaan saanut aikaan! Kiitä itseäsi. Karsi se, mikä ei toimi. Lisää sitä, mikä toimii hyvin. Kehu ja kannusta itseäsi. Kokeile kuukausisuunnitelmaa vaikka muutaman kuukauden tai puolen vuoden ajan, niin huomaat, onko se sinulle sopiva työkalu! 🙂 Kuten olen jo aiemmin todennut, kaikki ajankäytön hallinnan keinot eivät ole kaikille sopivia – tärkeintä on löytää sellaiset, jotka helpottavat omaa arkea!

Edelliset tämän sarjan postaukset löydät täältä!
Vuosisuunnitelma
Personal Planner


Mikäli tarvitset henkilökohtaista juuri sinun tarpeisiisi vastaavaa apua esimerkiksi ajankäytön hallinnan tai oman työn johtamisen peilaamiseen, ota yhteyttä! Tarjoan työnohjausta, valmennusta ja koulutusta yrittäjille, esihenkilöille ja työyhteisöille.

Rakkautta ja kasvua vuoteen 2021 toivottaen,
Anne
040 753 7520
metsolanne@gmail.com

Ajankäyttö · Tunteet ja vuorovaikutus · Työyhteisö · Voimavarat

Tuhlaatko aikaa kiireeseen?

Mitä kiire on?

Kiire on kavala vaiva työyhteisössä. Mutta mitä kiire oikeastaan on? Työterveyslaitoksen Työhyvinvointi paremmaksi -raportin mukaan (Puttonen, Hasu, Pahkin 2016, 11, 27) kiireen kokeminen on työssä yleistä. Kiire on yksi kuormittavimmista psykososiaalisista tekijöistä suomalaisessa työelämässä. Kiire on tunne, vaikka välillä se voi vaikuttaa olevan ennemmin arjen yksi ominaisuus. Kouluttajani Eeva-Liisa Tamski (2016, 148-149) kirjoittaa osuvasti kiireen olevan myös käsite, jota yhteiskuntamme tukee. Työn merkityksen korkealle nostavassa yhteiskunnassamme kiireen tunne saa meidät tuntemaan itsemme työteliäiksi, tehokkaiksi ja sitä myötä arvokkaiksi. Tamski toteaa kuitenkin myös, että kiire ei kuitenkaan ole tehokkuuden tae: kiireessä arviointikyky heikkenee, parhaat ratkaisut jäävät keksimättä ja aika saattaa kulua näennäiseen puuhasteluun ja kiireen mantran toisteluun. 

Kaikkien työssä on joskus kiirehuippuja. TTL:n raportin (Puttonen ym. 2016, 11-12) mukaan kiire, joka on kestoltaan rajattua, voi parhaassa tapauksessa jopa tehostaa työskentelyä. Tämä edellyttää sitä, että työntekijä pystyy vaikuttamaan työnsä tekemiseen ja saa tukea työyhteisöltään. Jatkuva kiireen tunne lisää kuitenkin stressiä, joka vuorostaan lisää kiireen tunnetta, ja oravanpyörä on valmis. Työn tuottavuus, työturvallisuus ja työhyvinvointi heikkenevät. Pahimmillaan työ sairastuttaa tekijänsä. “Kiireessä on se paha puoli, että se vie aikaa”, totesi osuvasti G.K. Chestertonkin.

“Aikaa ei voi hallita. Kiirettään voi.” 

Miten kiirettä sitten voidaan taklata työyhteisössä? Kiireen hallinta on ajankäytön hallintaa ja oman ajattelutavan uudistamista. Usein kiireen taustalla on monia sellaisia perussyitä, joihin työntekijä ei voi vaikuttaa, esimerkiksi niukat resurssit työn määrään nähden tai asiakkaasta johtuvat tiukat aikataulut. Kun näihin ei voida vaikuttaa, avainasemaan nousevat vuorovaikutuksellinen johtaminen, työyhteisön antama tuki ja työntekijän omat ajankäytön hallinnan keinot. (Puttonen ym. 2016, 27.)

Tämän näyttöön perustuvan tarpeen ja tiedon pohjalta olemme luoneet kollegani Petra Karisen kanssa työyhteisöille suunnatun Virta-valmennuksen. Valmennuksessa vahvistetaan työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä ja ajankäytön hallintaansa, kasvatetaan yhteisöllisyyttä työyhteisössä ja tuetaan vuorovaikutuksellista johtamista. Me uskomme siihen, että jokaisessa työyhteisössä on potentiaalia, joka voidaan valjastaa kiireen taltuttamiseen. Virta-valmennuksessa piilossa oleva potentiaali ja työntekijöiden yksilölliset vahvuudet otetaan käyttöön. 

Valmennus alkaa Työyhteisön vahvuuspäivällä (8 h), jossa tarkastellaan toiminnallisten menetelmien avulla työyhteisön vuorovaikutusta. Lisäksi tehdään näkyväksi yksilöiden vahvuuksia ja valjastetaan ne käyttöön työn arkeen. Tavoitteena on tuottava ja hyvinvoiva työyhteisö, jossa krooninen kiire on taklattu hyvällä suunnittelulla ja toimivalla työnjaolla. Vahvuuspäivästä jokaiselle työntekijälle jää käteen arjessa helposti toteutettavia ajankäytön hallinnan menetelmiä, ja tunne siitä, että omaan työhön ja kiireen kokemukseen voi vaikuttaa. Lisäksi matkaevääksi saadaan tiiviimpi vuorovaikutus ja tieto työyhteisössä olevasta osaamisesta, jonka kautta myös töiden organisointi helpottuu.

Noin kuukausi työyhteisön vahvuuspäivän jälkeen tapaamme työyhteisön esihenkilön yksilövalmennustapaamisessa (2 h). Tapaamisessa tarkastellaan, millaisia muutoksia työyhteisössä on tapahtunut ja millaisin keinoin sitä vahvistetaan entisestään. Painopiste on vuorovaikutteisessa johtamisessa ja sen kehittämisessä. 

“Jos haluat tuntea menneen, katso nykyisiä olosuhteitasi. Jos haluat tuntea tulevaisuuden, katso nykyisiä tekojasi.” -Kiinalainen sananlasku

-Anne

Lisätietoja Virta-valmennuksesta: Anne / 040 753 7520 / metsolanne@gmail.com

Lähteet:

Tamski, Eeva-Liisa 2016. Työnohjaus. Tietäjien kohtaamisia. Mikkeli: Tamski Avoin Yhtiö.

Puttonen, S., Hasu, M. & Pahkin, K. 2016. Työhyvinvointi paremmaksi. Keinoja työhyvinvoinnin ja työterveyden kehittämiseksi suomalaisilla työpaikoilla. Helsinki: Työterveyslaitos. http://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/130787/Ty%c3%b6hyvinvointi%20paremmaksi.pdf?sequence=1&isAllowed=y