Millaiset ovat voimavarasi tänään asteikolla 1-10? Olivatpa voimavarasi tällä hetkellä 1, 10 tai jotain tuolta väliltä, alla kuvissa oleva Voimavarapuu-harjoitus on hyvä tapa pysähtyä hetkeksi, kartoittaa tämänhetkisiä voimavaroja, arkea ja elämäntilannetta sekä lisätä itsetuntemusta. Tästä harjoituksesta on olemassa erilaisia versioita, joista minä varioin oman. Toivottavasti siitä on sinulle iloa ja hyötyä!
Verkkokaupastani löydät myös Voimavaratyökalut-paketin, jossa on mm. tulostettavat ohjeet ja työskentelypohja tähän harjoitukseen.
Ja ohjaustyön ammattilaiset, harjoitusta voi hyvin soveltaa niin yksilö- kuin ryhmätyössä! Jokainen voi tehdä oman voimavarapuunsa ja jakaa siitä sen verran, kuin haluaa. Työyhteisö voi myös tehdä yhteisen puun, jossa kartoitetaan työyhteisön voimavaroja, vahvuuksia ja tavoitteita.
Olen käyttänyt tätä harjoitusta niin ohjaustyössä kuin oman elämänkin kartoitukseen. Oma ja asiakkaideni kokemus on, että harjoitukseen on melko helppo tarttua ja sen avulla voi oppia itsestään jotain uutta ja yllättävää, tavoitteet voivat selkeytyä ja voi helpommin alkaa suuntamaan toimintaansa kohti niitä asioita, jotka tuovat voimavaroja ja jaksamista arkeen.
Lempein terveisin, Anne
P.S. Mikäli kaipaat organisaatioosi puhujaa tai kouluttajaa voimavarojen vahvistamisen teemasta, kurkkaa luennot ja keynotet sekä työpajat!
Tässä postauksessa pääset tutustumaan siihen, miten suunnittelen oma ajankäyttöni viikko- ja päivätasolla. Tämä postausta on toivottu paljon ja tämä onkin ajankäytön hallinnan valmentajan kalenteri- postaussarjan neljäs postaus. Linkit aiempiin tämän sarjan teksteihin löydät tämän postauksen lopusta. Mutta nyt pääset katsomaan millainen käytännön työkalu arjessa kalenteri minulle on!
Aika usein sekä mieli- että somen tuottamat kuvat “toimivasta ja organisoidusta kalenterista” ovat sellaisia, joissa kauniilla käsialalla on suorille riveille kirjoitettu värikoodatuilla kynillä ja siellä täällä on merkkaus-post-itejä. Sellainen kalenteri voi myös todellakin olla toimiva, mutta haluaisin muuttaa mielikuvaa siitä, että sellainen on ainoa vaihtoehto pitää langat käsissä. Vaikka minäkin ajoittain toivoisin, että “kalenterijälkeni” olisi siistiä ja kaunista, se ei ole arjessani realiteetti. Kuvista tulet huomaamaan, että käsialani ei ole mitenkään kovin siisti ja kalenteriini kirjoitan vauhdissa milloin milläkin kynällä. Mukana on myös monenmoista suttua ja sotkua. Minua on auttanut oivallus, että kalenteri on kuin hyvät työhaalarit: niissä on paikka kaikelle tarvittavalle, eikä haittaa vaikka niihin tulee työn touhussa tahroja, sillä ne eivät pienestä hätkähdä. Mottoni onkin “tee vaikka rumaa, jos se järjestää päätä ja kalenteria!” Tärkeintä on löytää oma ja itselle toimiva tapa.
Tämän vuoden kalenterissani (Personal planner) vasemmalla sivulla on viikkonäkymä pystysuorissa sarakkeissa ja oikea sivu on tyhjä. Tämä on nyt reilussa kuukaudessa osoittautunut minulle parhaaksi yhdistelmäksi ikinä! Se on juuri sopiva yhdistelmä kalenteria ja bullet journalia. Alla olevasta kuvasta näet tämän viikon näkymän. Olen jo kuukausisuunnittelua tehdessäni merkannut vapaapäivät ja kuopuksen hoitopäivät. Pinkillä olen kalenterin täyttyessä yliviivannut ne päivät, joille en ota enää ohjauksia. Jo ensivilkaisulla näen kalenterista, että tällä viikolla on yksi valmennus ja yksi työnohjaus, ja niiden lisäksi kaksi koulupäivää työnohjaajaopinnoissa. Ilahduttava on myös keskiviikkopäivä, jonka pystyn varamaan kokonaan luovalle työskentelylle ja yrityksen kehittämistyölle.
Esimerkki oman työviikon suunnittelusta
Viikon alussa pidän aina yhden hengen viikkopalaverin, jossa katson myös, mitä sen viikon tehtävälistalle (kalenterin oikea sivu) on merkattuna. Kiireellisimmille ja akuuteimmille (sellaiset, joilla on deadline) tehtäville merkitsen tarvittaessa aikavarauksen suoraan kalenteriin. Sitten päiväkohtaisesti teen tehtävälistalta asioita, jotka a) koen tärkeimmiksi, b) kiinnostavat ja inspiroivat juuri sillä hetkellä ja/tai c) ovat “piikkinä to do -listallani”. Viimeiset ovat ärsyttäviä hommia, jotka roikkuvat viikosta toiseen työlistalla. Pro tip! Kun niitä tarpeeksi monta kertaa siirtää, haluaa ne ehdottomasti tehdä pois, etteivät ne muistuta itsestään koko aikaa!
Viikkoa aloittaessani pohdin myös, aloitanko kuluvalla viikolla jonkun isomman kiireettömän projektin. Tälle viikolle kirjasin ylös, että mikäli ehdin, voisin ottaa työn Voimavarahuoltamo-valmennusten palvelunkuvausten kirjoittamisen. Se on tehtävä, josta en ota stressiä. Tällä viikolla tärkeintä on se, että saan muutamia pieniä juoksevia asioita hoidettua. Isompana tärkeänä kokonaisuutena on Nuori2021-tapahtuman markkinointimateriaalien viimeistely ja lähetys. Jos huomaan jo viikon alussa, että joku tehtävä listalla ei ole niin tärkeä ja ajankohtainen, siirrän sen heti seuraavan tai sitä seuraavan viikon listalle ja viivaan yli tältä viikolta. Tämä on itselleni hyvä stressinhallinnan keino.
Aina kun jokin tehtävä tulee valmiiksi, viivaan sen yli, ja se on minusta aika mukavaa! 🙂 Viikon lopussa käyn vielä tehtävälistan läpi ja siirrän seuraavalle viikolle ne tehtävät, joita en ole viikon aikana ehtinyt tekemään, tai jotka ovat jääneet vielä kesken. Kun perjantaina teen sen, tiedän, ettei minulla ei jää mitään tärkeää tekemättä. Lisäksi seuraava viikko on valmiina alkamaan: tiedän jo vähän, mitä seuraavalla viikolla on tulossa ja voin huoletta ja levollisin mielin jäädä viikonlopun viettoon. Tekemättömien tehtävien siirtäminen seuraaville viikoille on tärkeä rutiini, koska sillä varmistan sen, ettei mikään asia jää roikkumaan ja unohdu. Näin kalenterini pysyy aidosti ajassa. Alla kuva viime viikosta perjantai-iltapäivänä.
Viikon lopussa kalenteri ja to do -lista näyttävät tältä
Seuraavasta kuvasta puolestaan näet, miltä ensi viikkoni näyttää tänään maanantaina. Ensi viikolle näyttää olevan aika paljon suunniteltua ohjelmaa, joten tehtävälistaa en lähde ensi viikolle turhaan kasvattamaan, vaan kirjaan kiireettömät tehtävät suoraan myöhempien viikkojen to do -listoille. Ensi viikko onkin jännä viikko, sillä silloin saan opettajaopintoni lopullisesti pakettiin ja luvassa on yrityskuvaukset! <3 🙂
Tässä vielä koottuna viisi vinkkiäni viikottaisen ajankäytön hallintaan:
1. Aloita viikko aina kalenterin ääreltä. Saat selkeytettyä suunnitelmat ja tunne työn hallinnasta kasvaa. 2. Pidä kalenteri ja to-do-lista vierekkäin ja koko ajan ulottuvillasi. Ja laita ne keskustelemaan keskenään! Onko kalenterissani tilaa – ja mille asioille on tärkeintä varata aikaa? 3. Viivaa yli! Viivaa yli valmiiksi saamasi tehtävät. Jos jokin ei ole ajankohtaista juuri nyt, viivaa yli ja siirrä se tuleville viikoille. Pysyt tilanteen tasalla ja vähennät stressiäsi tekemättömistä töistä. 4. Päätä viikko kalenterin ääreen. Käytä viikon päätteeksi muutama minuutti kuluneen viikon ja tehtävälistan tarkasteluun, siirrä tekemättä jääneet tehtävät seuraavan viikon listalle ja tutki vähän tulevaa viikkoa Näin voit jäädä rauhassa viikonlopun viettoon. 5. Jätä tyhjää tilaa! Huolehdi, että kalenterissa on myös väljyyttä. Näin aikaa jää myös “yllättävien tulipalojen sammuttamiseen”.
Tässä postauksessa esittelen yhden tavan, miten ajankäyttöä voi suunnitella kuukausitasolla. Mikäli sinäkin haluat tehdä kuukausisuunnitelman postauksen vinkeillä, nappaa nyt vierellesi kalenterisi, tyhjää paperia sekä kynä. Halutessasi voit valita myös muutaman värillisen kynän, mikäli eri värit auttavat sinua hahmottamaan paremmin. Jos käytät sähköistä kalenteria, kaikki tarvittava taitaakin olla jo käsilläsi. 😊
Pohjustukseksi kerrottakoon, että omaa ajankäyttöäni hallitakseni olen tehnyt jo viime vuoden puolella vuosisuunnitelman, jonka merkinnät olen siirtänyt Personal Planner -kalenteriin. Kuukausisuunnitelmani konkretisoituu juurikin tuonne kalenteriin.
Miksi kuukausisuunnitelma?
Ajankäytön hallinnan kolme peruselementtiä ovat suunnittelu, toteutus ja arviointi. Päinvastoin kuin voisi luulla, suunnittelu ja aikatauluttaminen tuovat työhön lisää vapautta ja joustavuutta. Ne lisäävät työn tavoitteellisuutta ja ennakoitavuutta. Suunnittelu myös vähentää stressiä ja ennaltaehkäisee uupumista. Kuukauden mittainen suunnitelma on hyvä työkalupakki oman työn tulokselliseen toteuttamiseen: vuodeksi kerrallaan kukaan meistä ei osaa elämäänsä kovin tarkasti ennustaa, ja mikäli pysähdymme työmme suunnittelun ääreen vain viikko- tai päivätasolla, voi olla vaikeaa arvioida työn kokonaiskuormittavuutta pidemmällä tähtäimellä.
Kuukausisuunnitelman teko kannattaa ajoittaa edellisen kuukauden loppuun. Silloin voi samalla sekä tutkailla ja arvioida kulunutta kuukautta että luoda selkeyttä ja rauhaa tulevaan aikaan.
Minua työnohjausopinnoissa kouluttanut psykiatri Ilpo Kinnunen sanoi, että hän on tehnyt pitkän työuransa aikana erään havainnon tehokkaista ihmisistä. Hänen mukaansa heillä on yksi yhdistävä taito: he osaavat erottaa aika tarkasti työn ja vapaa-ajan. Olenkin halunnut kääntää perinteistä ajatusmallia. Vapaa-aika ei olekaan se, mikä työn jälkeen jää jäljelle. Vapaa-aikaa on se, minkä haluan varata vapaaksi. Kun olen päätökseni vapaista tehnyt, voin katsoa, miten sijoittelen työni jäljelle jääviin aikaraameihin.
Jos haluat kokeilla tätä lähestymistapaa, merkitse ensimmäiseksi kalenteriin vapaapäivät, -aamut ja -illat, jotka haluat pitää. Etenkin monet yrittäjät kertovat siitä, miten vaikeaa heidän on pitää kiinni vapaapäivistä ja sanoa asiakkaalle “ei”, vaikka he tiedostavat palautumisen ja vapaapäivien merkityksen työ- ja kokonaishyvinvoinnin kannalta. Kun kalenteriin on merkinnyt vapaapäivät sen sijaan, että kalenterissa olisi “tyhjiä päiviä”, saattaa “ein” sanominenkin olla helpompaa. Pieni asia, mutta testaamisen arvoinen! Yrittäjänä ja työelämässä ylipäätään sattuu toki kaikenlaista yllättävää ja välillä joutuu joustamaan, mutta sekään ei kuormita, kun se on satunnaista eikä jatkuvaa.
Mitä enemmän kalenterissa on jo valmiina merkintöjä tulevalle kuukaudelle, sitä tärkeämpää vapaiden merkitseminen tässä kohtaa on. Jokaisen tarve vapaa-aikaan ja palautumiseen on yksilöllinen, mutta jokainen tarvitsee niitä. Alkuvuodesta 2020 somea kiersi seuraava viisas ajatus: ”Jos ajattelet myönteisesti joka päivä, teet lujasti töitä, pyrit olemaan paras versio itsestäsi, ympäröit itsesi inspiroivilla ihmisillä, etkä ikinä anna periksi, niin ei ole mitään rajoja sille, miten perusteellisesti voit palaa loppuun.”– (Psykologian professori Svend Brinkmann, suom. psykologi, kouluttajapsykoterapeutti Liisa Uusitalo-Arola) Tämän vuoksi on tärkeää myös se, että työstä pääsee palautumaan kunnolla.
Omaan kalenteriin olen jo aiemmin siirtänyt vuosisuunnitelmani mukaiset vapaapäivät ja lomat. Kalenteriani raamittavat myös esikoisen koulu ja nyt tammikuussa alkava kuopuksen päivähoito. Lisäksi kuulostelen tässä vaiheessa voimavarojani ja tarkastelen perheen yhteistä kalenteria. Onko vielä joitain päiviä, jotka minun kannattaa, tai jotka haluan varata kokonaan tai vaikka puoliksi vapaaksi? Merkitsen vapaapäivät vihreällä, jotta näen heti, etten ota niille päiville töitä. Kuopuksemme hoitopäivät (11-15 pv/kk) ja -ajat merkitsen oranssilla. Hoitopäivät suunnittelen ja ilmoitan päiväkotiin nyt kuukaudeksi kerrallaan – se on ihana muutos verrattuna siihen, että esikoisen aikaan olin aina viime tipassa tai vähän myöhässä ilmoittamassa seuraavan viikon hoitoaikoja.
Vinkki 2: Priorisointi vie kaaoksen tunteen mennessään
Seuraavaksi voit listata ylös kaikki työtehtävät ja edistettävät asiat, joita mieleesi tulee. Kirjoita mukaan pienimmätkin asiat (puhelun x soittaminen, sähköposti y) ja suurimmat kokonaisuudet (nettisivu-uudistus, projekti z). Muista myös tyhy-aika ja seuraavan kuukauden kuukausisuunnitelman teko! Tässä kohtaa tarkastelen itse yrittäjänä myös sitä, minkä verran tulevan kuukauden kalenteriin merkatut työt tuovat myyntiä tavoitteisiini nähden, ja pitäisikö minun vielä varata tiettyjä päiviä tai aikoja, joihin lähteä myymään ohjauksia tai valmennuksia.
Listaamisen jälkeen on priorisoinnin vuoro. Usein työhön liittyvä kaaoksen tunne johtuu siitä, ettemme ole erotelleet, mikä on tärkeintä, jolloin kaikki tuntuu yhtä tärkeältä. Toinen syy on se, ettemme ole varanneet asioille selkeitä ajankohtia, jolloin voi tuntua siltä, että kaikki on tehtävä heti. Ja jos on olo, että kaikki on tärkeää ja se on tehtävä heti, on lupaavalla matkalla kohti uupumusta. Nyt siis on aika laittaa työtehtävät tärkeysjärjestykseen. Mikä pitää tulla tehdyksi? Mikä on tärkeintä saada alulle? Mikä ei ole ollenkaan ajankohtaista? Voit esimerkiksi käyttää apunasi Eisenhowerin matriisia tai vaikka numeroida listaamasi asiat.
Vinkki 3: Tehtävälistasta kalenterimerkinnäksi
Nyt siis tiedät, mikä on työtehtäviesi tärkeysjärjestys. Usein fakta on kuitenkin se, että emme voi tehdä asioita kronologisesti samassa järjestyksessä, kuin olemme ne priorisoineet. Tässä tulemme mielestäni kuukausisuunnitelman suurimpaan apuun ja etuun. Jotta tekemättömät tärkeät asiat eivät jyskytä jatkuvasti takaraivossa, on tärkeää tietää, että on varannut niille aikaa.
Aloita siis tärkeimmästä asiasta listallasi, arvioi realistisesti (mieluummin vähän alakanttiin!) siihen tarvitsemasi aika, ja varaa tuo aika kalenteristasi. Sitten siirry toisiksi tärkeimpään tehtävään ja niin edelleen. Jos sinulla on useita pieniä tehtäviä, yhdistä ne yhdeksi listaksi ja varaa niille yhteinen aika tai päivä. Tehtävään tarvittavan ajan realistinen arviointi on todella tärkeää. Jos tunnistat itsessäni niin sanotun “aikaoptimistin” (täytät kalenterisi toistuvasti liian täyteen, kun ajattelet että saat asiat tehtyä nopeammin kuin saatkaan), on tämän äärelle hyvä pysähtyä. On aina parempi että aikaa jää yli, kuin että se loppuu kesken. Mikäli aikaa jää yli, mahdollistaa se esimerkiksi kiireettömien projektien edistämistä, pidemmän lounastauon tai lyhyemmän työpäivän.
Mitään minuuttiaikataulua ei tietenkään kannata alkaa väsäämään, ja on tärkeää muistaa myös tyhjän ajan ja taukojen tärkeys työpäivissä. Pienet mikrotauot pitkin päivää sekä rauhallinen ruokailu päivän aikana nostavat vireystilaa ja tekevät sinusta tehokkaamman. Kuukausisuunnitelmaan voit merkitä vaikka päivätasolla “tänään teen nämä ja nämä asiat, tämän päivän varaan projektin x edistämiseen ja tuon aamupäivän varaan laskujen maksuun ja kirjanpidon koostamiseen”.
Tässä vaiheessa yleensä huomaa, että asiat järjestyvät ja “löysääkin aikaa” löytyy kalenterista. Aikaa onkin hyvä jättää myös tyhjäksi akuuttien asioiden hoitamiseen. Omassa kalenterissani on myös käytössä vihreän ja oranssin lisäksi kolmaskin värikoodi. Pinkillä yliviivaan päivät, joihin ei mahdu enää asiakastyötä tai palavereja. Ohjaaminen ja valmennus vaativat tiukkaa keskittymistä ja läsnäoloa, jotka puolestaan vaativat palautumista. Esimerkiksi työnohjauksia minun on optimaalista tehdä kaksi, maksimissaan kolme päivässä, jotta voin olla aidosti läsnä asiakkailleni. “Pinkkien päivien” merkitseminen kalenteriin auttaa hahmottamaan sitä, mille päiville voin varata aikoja asiakkailleni. Se suojaa myös siltä, etten ala “mahduttamaan vielä yhtä asiakasta” johonkin väliin, jossa näennäisesti on kalenterissa tyhjää, mutta johon ei oikeasti kannattaisi ohjaustyötä ottaa.
Mikäli tuntuu, ettei tulevan kuukauden tunnit millään riitä kaiken tarvittavan tekemiseen, on hyvä palata priorisoinnin ääreen. Onko jotain, minkä voin siirtää seuraavalle kuukaudelle? Onko jotain mitä voisin delegoida? Kannattaako ostaa palvelu joltakin ulkopuoliselta? Onko jotain, mistä voisi kokonaan luopua? On tärkeää muistaa, että yksi ihminen voi tehdä työtä vain rajallisen määrän. Jos työ hukuttaa alleen, on hyvä pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Millä on minulle arvoa ja merkityksellisyyttä? Missä minä olen merkityksellinen?
Vinkki 5: Suunnitelma on toteutuksen käsikirja
Nyt kun suunnitelmasi on konkreettisesti kalenterissa ja työtehtävät ylhäällä (pidä tallessa tulevaisuuteen siirrettävien tehtävien lista ja palaa siihen kuukausittain!), on toteuttamisen aika. Kuten jo aiemmin totesin, aina tulee yllättäviä tilanteita ja muuttujia, joihin emme voi varautua. Suunnitelmien järkevä muuttaminen on kuitenkin mahdollista vain silloin, kun meillä alunperinkin on olemassa suunnitelma. Kulje siis suunnitelmasi mukaan. Mikäli jokin jää tekemättä, etsi sille saman tien kalenteristasi uusi aika.
Ja kun kuukausi alkaa olla lopuillaan, selaa kalenteriasi ja huomaa, miten paljon on tapahtunut ja miten paljon oletkaan saanut aikaan! Kiitä itseäsi. Karsi se, mikä ei toimi. Lisää sitä, mikä toimii hyvin. Kehu ja kannusta itseäsi. Kokeile kuukausisuunnitelmaa vaikka muutaman kuukauden tai puolen vuoden ajan, niin huomaat, onko se sinulle sopiva työkalu! 🙂 Kuten olen jo aiemmin todennut, kaikki ajankäytön hallinnan keinot eivät ole kaikille sopivia – tärkeintä on löytää sellaiset, jotka helpottavat omaa arkea!
Mikäli tarvitset henkilökohtaista juuri sinun tarpeisiisi vastaavaa apua esimerkiksi ajankäytön hallinnan tai oman työn johtamisen peilaamiseen, ota yhteyttä! Tarjoan työnohjausta, valmennusta ja koulutusta yrittäjille, esihenkilöille ja työyhteisöille.
Rakkautta ja kasvua vuoteen 2021 toivottaen, Anne 040 753 7520 metsolanne@gmail.com
Tässä postauksessa esittelen vuoden 2021 työkalenterini. Minulla on ollut käytössäni mitä erilaisimpia kalentereita. Vuosien varrella on ollut esimerkiksi kansio, jonka sisässä oli seinäkalenteri, A4-kokoinen varauskirjatyyppinen kalenteri, A5-kokoinen peruskalenteri sekä A6-kokoinen Solidaarisuuskalenteri (suosittelen!). Viimeiset vuodet minulla on töissä ollut Solidaarisuuskalenterin rinnalla työbujo eli bullet journal.
Vuoden kalenteria pohtiessani kysyin suosituksia Instagramissa ja Facebookissa. Useampi ihminen suositteli Personal Planneria, johon ihastuin ikihyviksi! (Huom! Kyseessä ei ole maksettu mainos vaan ihan vain innostuneen ja tyytyväisen asiakkaan kertomus. :)) Personal planner on siis kalenteri, jonka suunnittelet kannesta kanteen omia tarpeitasi vastaavaksi. Olin kuullut tästä jo joskus aiemmin, mutten ollut siihen tarkemmin tutustunut. Ajattelin, että Personal Plannerin avulla saisin yhdistettyä yksien kansien väliin sekä valmiin kalenterin että tilaa “bulletjournalmaiselle” ajankäytön suunnittelulle ja oman työn johtamiselle.
Käsillä tekeminen ei kuulu vahvuusalueisiini, joten tarvitsen valmiita pohjia. Olen kuitenkin huono täyttämään esimerkiksi erilaisia trackereita tai suunnitelmapohjia orjallisesti – joten tarvitsen myös tyhjää paperia minulle sopivaan suunnitteluun ja töiden järjestelyyn.
Valitsin A5-kokoisen kalenterin. Se on minusta kivan kompakti kuljettaa mukana, mutta kuitenkin tarpeeksi suuri, jotta se on toiminnallisesti käytännöllinen. Kierrekantisessa kalenterissa on kaksi hyvää puolta: sitä on kätevä käyttää ja täyttää myös sylissä, ja kynän saa kuljetettua matkassa “kierrejouseen” kiinnitettynä. Personal plannerin erilliset, uloimmat kannet ovat melko paksua muovia, mikä lisää kalenterin kestävyyttä (allekirjoittaneen kalenteri kulkee vuoden mittaan mukana milloin minkäkinlaisissa laukuissa ja olosuhteissa). Kalenterin ympäri kiertävä kuminauha on superkätevä (ja sen värin sai valita itse!).
Personal Plannerin sivuilla on monia erilaisia valmiita kansivaihtoehtoja, joita myös pystyy muokkaamaan mieleisekseen. Vaihtoehtoisesti voit myös itse valita kuvat ja tekstit kansiin. Minä valitsin etukanteen kesäkuun lopussa kuumailmapallolennoltani ottaman kuvan. Se on otettu päivänä, joka muistuttaa minua siitä, että elämä kantaa, vaikka kohtaisimme millaisia suruja tai vastoinkäymisiä. Kuva tuo minulle rauhaa. Takakannen kuvan olen ottanut toukokuussa 2018 Roihuvuoren Kirsikkapuistossa. Kuva on otettu aivan muutaman päivä sen jälkeen, kun sain tietää odottavani kuopustamme. Kuva tuo minulle iloa. Takakannen tekstiksi kirjoitin yritykseni moton “Rakkautta ja kasvua!”.
Kalenterin kustomointi jatkuu aivan ensimmäisellä aukeamalla. Tälle aukeamalle voit kirjoittaa haluamaasi tekstiä, esim. yhteystiedot, jos kalenteri sattuu katoamaan. Minä kirjoitin yhteystietojen lisäksi minuun tatuoidut kolme lausetta ja yritykseni ydinarvot. Tekstin väriksi valikoitui pehmeän pinkki.
Sitten päästäänkin ajankäytön hallinnan kannalta niihin tärkeimpiin eli kalenterisivuihin. Kalenteriin valitaan kieli ja esim. se, haluaako mukaan nimipäivät ja suomalaiset pyhät / liputuspäivät / muut kansallisesti tunnetut päivät. Lisäksi kalenteriin voi jo tekovaiheessa lisätä haluamiaan merkkipäiviä ym. Sitten valitaan, millaisen viikko-/päivänäkymän kalenteriin haluaa. Vaihtoehtoja on ilahduttavan monia ja esimerkiksi kahden sivun viikkonäkymässä ylä- ja alaosiin voi välitä eriväriset raidat tai erilaisen kuvioinnin. Minä päädyin itselleni uudenlaiseen näkymään, jossa päivät sijoittuvat yhdelle sivulle, ja toinen sivu on tyhjä. Toista sivua aion hyödyntää henkilökohtaisissa maanantain viikkopalavereissani, joissa suunnittelen tulevaa viikkoa ja sen töitä. Näin äkkiseltään päivien järjestyminen yhdelle sivulle ja kahdelle allekkaiselle riville vaatii totuttelua. Kunhan kalenterin täytöstä tulee rutiini, tämä varmasti helpottaa!
Kalenterinäkymän yläosaan valitsin valmiista vaihtoehdoista suosikkiasiani tähtitaivaan. Päivänäkymään valitsin tunnit 7-19 ja raitoihin vaaleanpunaista. Vaikka olen huono täyttämään trackereita, ajattelin ensi vuonna kokeilla muutamaa. Yksi niistä on työajanseuranta, jonka pystyi valitsemaan joka päivän kohdalle pieneksi laatikoksi oikeaan alareunaan. “Alapalkkiin” valitsin tyhjää tilaa, kuukausinäkymän ja mietelauseita (joista viimeisen jätän kyllä vuodelta 2022 pois, osa on ei-niin-minunnäköisiäni).
Noihin viikko- ja päivänäkymän lisäosiin oli monia eri vaihtoehtoja, mm. treeniseurantaa, viikon ruokalista, värityskuvia ym. Osa niistä löytyy myös kalenteriin valittavista lisäsivuista, joihin minäkin valikoin omani. Kalenterin saa valittua maksimissaan 48 lisäsivua.
Minä valitsin “perustyöhön” seuraavat: * 8 sivua listapohjia to-do- ja muita listoja varten * 6 sivua sudokuja hetkiin kun tarvitsee aivojen nollausta <3 *8 rivipohjalla olevaa ja 8 tyhjää sivua muistiinpanoille ja suunnitteluun
Lisäksi valitsin muutaman arjenhallintaa tukevan osion, joita halusin testata. – 12 sivua on varattu 30-day-challengeille eli 30 päivän haasteille. Tavoitteenani on opetella vuoden aikana 12 uutta hyvinvointiani tukevaa rutiinia, ja nämä sivut tulivat kuin tilauksesta! Tällainen yhden asian kuukausittainen seuranta tuntuu minulle toteutettavissa olevalta ja myös motivoivalta! – 2 sivun Meal Planner, jolle suunnittelimme jo perheen kanssa yhdeksän (9) viikon ruokalistan. Toivon tämän helpottavan arkea ja kaupassakäyntiä, lisäävän kalan ja kasvisruokien syömistä perheessämme ja vähentävän ruokahävikkiä. – 2 sivua säästämiseen: Save a little & Save a lot: jos laitan viikottain rahaa säästöön jonkin trackerissa esitetyistä määristä, pitäisi vuoden lopussa olla säästössä 1100 €. On kivaa, että viikottaisen säästön voi tehdä haluamassaan järjestyksessä ja mukana on myös nollaviikkoja! Kaltaiselleni huonolle säästäjälle hauska haaste!
Kalenterin loppuun valitsin vielä vuoden 2022 vuosinäkymän. Myös siinä näkyvät synttärit ym. toistuvaksi merkitsemäni tapahtumat. Vuosinäkymä on minulle tärkeä työkalu, sillä mikään ei katoa niin tehokkaasti kuin irtolappuselle tai sinne tänne muistiinpanoihin loppuvuodesta tehty seuraavan vuoden kalenterimerkintä! Vuoden 2022 vuosisuunnitelmani teko onnistuukin suoraan tälle aukeamalle, kun nyt vuotta 2021 varten tulostin netistä erilliset kalenteripohjat.
Näitä erilaisia lisäsivujen vaihtoehtoja on mahtava valikoima, ja mukana on esimerkiksi opettajille ja opiskelijoille erityisesti suunniteltuja sivupohjia, paljon eri asioihin sopivia kuukausi- ja vuosiseurantoja, karttoja ja jos vaikka mitä! Valinnan vaikeus oli todellinen, mutta olen tyytyväinen, sillä arvelen että sain valittua minulle oikeat vaihtoehdot. Ensi vuosi sitten näyttää, miten kalenteri toimii käytännössä, ja seuraavalle vuodelle tilaus onkin sitten jo helpompi!
Hauska personoitava yksityiskohta oli mielestäni irrotettava viivain, jonka värin sai myös valita! Lisäksi mukaan tuli viimeisen sivun jälkeen sijoittamani muovitasku (best!) ja kivana yllärinä myös iso arkillinen tarroja. Kalenteri on lähtenyt jo hyvää vauhtia täyttymään ja vuosisuunnitelmastani tutut värikoodit olen ottanut käyttöön myös uudessa kalenterissa.
Vuosisuunnitelma on nyt siirretty kokonaisuudessaan tähän kalenteriin. Tuntuu hyvältä, että nyt minulla on yksien kansien välissä käytännössä koko ajankäytön hallintaan tarvitsemani työkalu. Ja onhan tämä nyt kaunis kuin karkki! <3
Kalenterin hinta oli 28,90 €, mikä on toki ihan reipas hinta kalenterille. Ajattelen kuitenkin, että kalenteri on kuin kengät. Vähän vääränlaisillakin pärjää, mutta elämä soljuu huomattavasti mukavammin, kun käytössä on sopivat! Se kiva puoli Personal Plannerissa on, että sen voi aloittaa haluamastaan kuukaudesta. Sen voi tilata vaikka huhtikuussa, eikä “yhtään kuukautta mene hukkaan”.
Kokonaisuudessaan kalenterin tilaaminen oli helppoa, joskin itse suunnittelutyökalu verkkosivuilla oli englanninkielinen. Personointi eteni kuitenkin selkeästi ja loogisesti, joten heikommallakin englanninkielentaidolla pärjää, kunhan tutkii ja kokeilee! Itse säädin aika pitkään kansikuvien sekä lisäsivujen valinnan ja järjestyksen kanssa, mutta nopeamminkin olisi hommasta selvinnyt. Kalenteri tuli perille viikossa tilaamisesta, toimitusaika Ruotsista Suomeen taitaa olla 1-2 viikkoa.
Tämän postaussarjan seuraavassa osassa kalenteri onkin sitten tositoimissa: esittelen, miten suunnittelen kuukausittaista ajankäyttöäni, kun huomioitavana on hyvinvointi ja palautuminen, työt, opiskelut, lasten koulu ja päivähoito sekä kaikkien perheenjäsenten harrastukset.
Tässä vielä vinkkini sopivan kalenterin löytämiseen:
1. Koko Mieti, minkä kokoisen kalenterin tarvitset. Kulkeeko kalenterisi mukana laukussa tai taskussa, vai toimiiko se varauskalenterina pöydällä? 2. Näkymä Tarvitseeko sinun hahmottaa ajankäyttöä kuukausi-, viikko- vai päivätasolla? Onko valmiiksi merkityistä kellonajoista hyötyä? Parjonko tilaa kirjoittamiseen tarvitset? 3. Lisäosat Tarvitsetko tilaa muistiinpanoille, karttaa, osoitekirjaa, seurantapohjia.. Vai riittääkö pelkkä kalenteri? 4. Ulkoasu Kalenteri kulkee mukanasi koko vuoden. Valitse sellainen, joka ilahduttaa sinua joka kerta, kun avaat sen!
Toivottavasti myös sinä löydät “sen oikean” tulevalle vuodelle!
Tämän postaussarjan myötä pääset kurkistamaan, miten minä yrittäjänä ja opiskelijana suunnittelen omaa ajankäyttöäni. Tämä ensimmäinen osa valottaa vuosisuunnitelmani 2021 tekoa. Tervetuloa mukaan!
Marraskuun puolivälissä tulevan vuoden kalenteriini alkaa tipahdella merkintöjä. Samalla on hyvä aika suunnitella vuotta kokonaisvaltaisesti. Perheemme on uuden elämäntilanteen äärellä minun siirtyessäni vanhempainvapaalta opintovapaalle. Samalla kuopuksemme aloittaa päiväkodissa 11-15 päivänä kuukaudessa. Minä opiskelen vuoden aikana kolmessa eri paikassa. Kouluttaudun työnohjaajajaksi Kuopiossa ja ammatilliseksi opettajaksi (AmO) JAMKin opettajakorkeakoulussa. Helmikuussa aloitan tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon opinnot Jyväskylän Gradialla. Opinnot ovat monimuoto- ja verkko-opintoja. Kontaktipäiviä tulee kaikista yhteensä 4-5 kuukaudessa. Opettajaopinnot saan näillä näkymin valmiiksi keväällä, toiset vuoden lopussa.
Minulla ei ole vielä uutta paperikalenteria. Aloitan suunnittelun tulostamalla kuukausinäkymät netistä. Ennen kuin alan tekemään kalenteriin merkintöjä, teen erilaisia laskelmia. Paljonko on minimimyyntitavoitteeni kuukaudessa? Paljonko on isompitoivemyyntitavoitteeni? Kuinka monta työnohjausprosessia minulla tulee pyöriä? Kuinka montaa valmennusta, koulutus- tai tyhypäivää minun tulee tavoitella? Ja kuinka monta on mahdollista ottaa, huomioiden perhe ja opiskelut? Olen jostain syystä tosi kotonani tällaisessa tavoitteet-mahdollisuudet-toimenpiteet-palapelin pyörittelyssä. Huomaan motivoituvani aivan eri tavalla, kun yhtäkkiä palaset alkavat loksahdella kohdalleen. Luvut alkavat tuntua realistisilta ja tavoitteet kirkkaammilta. Selkeys tuo rauhaa, turvallisuuden tunnetta ja päättäväisyyttä.
Ennen vuosikalenteriin tarttumista luon paperille unelmakuukauden, johon hahmottelen, miten kuopuksen hoitopäivät voisivat sijoittua kuukausitasolla. Tavoitteena on saada hänelle mahdollisimman selkeä rutiini ja riittävästi vapaata. Samalla pyrin huomioimaan sen, että saisimme yhteistä aikaa myös esikoisen sekä puolison kanssa, aikaa koko perheen voimin, ja että esimerkiksi harrastusmenot rullaisivat hyvin. Unelmakuukaudessani olen viikonloput ja maanantait vapaalla. Kuopus on hoidossa pääsääntöisesti tiistaista perjantaihin (koulupäiväni ovat usein to-pe). Kuukauden viimeisen torstain ja perjantain sekä kuukauden ensimmäisen tiistain toivon myös olevan mahdollisuuksien mukaan vapaana.
Unelmakuukausi, AH tarkoittaa kuopuksen hoitopäivää
Sitten tartun vuosikalenteriin. Ensin kirjaan kalenteriin jo tiedossa olevat menot, kuten omat koulujen kontaktipäivät koko vuodelle. Merkitsen oranssilla niiden olevan kuopuksen hoitopäiviä. Seuraavaksi viivaan yli vihreällä päivät, jotka haluan olla lomalla / vapaalla. Merkitsen jo ehdottoman vapaiksi esimerkiksi kesäloman, lasten synttäriviikonloput, hääpäivän sekä pääsiäisen ja juhannuksen tienoille muutaman ylimääräisen arkivapaan. Itsensä kanssa sovituista vapaista on helpompi pitää kiinni, kun ne on sopinut hyvissä ajoin. Minulla on taipumus innostua kaikesta vähänkään mielenkiintoisesta, ja olen todennut, että oman ja läheisten hyvinvoinnin kannalta työtä ja vapaa-aikaa kannattaa rajata tietoisesti ja systemaattisesti etukäteen.
Ensi vuonna tavoitteenani on pitää huolta myös siitä, etten kalenteroi päiviä liian täyteen ja pidän kiinni esimerkiksi lounastauosta joka päivä. Tampereen yliopiston tutkimus nimittäin osoittaa säännöllisen lounastauon lisäävän tarmokkuutta ja vähentävän uupumusasteista väsymystä. Sen vuoksi olen päättänyt ottaa käyttöön “päivä täysi” -merkinnän. Pinkillä yliviivaan ne päivät, joihin ei ole järkevää sovitella enää yhtään ohjausta tai puhelinpalaveria. Tällä keinolla myös näen esimerkiksi työnohjausaikoja sopiessani suoraan sen, millä päivillä on vielä tilaa.
Entä se unelmakuukausi ja ne vapaat maanantait? Odotan vielä tietoa opetusharjoitteluni päivämääristä. Kunhan ne selviävät, yliviivaan vihreällä kaikki mahdolliset maanantait ainakin kevään osalta. Satunnaisiin viikonloppuihin tiedän ajoittuvan töitä tai opiskelua, mutta oleellista on pitää huoli siitä, että ne ovat ennemminkin poikkeuksia kuin sääntöjä. Seuraavaksi nämä vuosisuunnitelman merkinnät siirtyvät paperikalenteriini. Kuukausien, viikkojen ja päivien suunnitelmat tarkentuvat, mitä lähemmäs niitä mennään. Seuraavassa tämän sarjan postauksessa pääsetkin näkemään, millaisen kustomoidun kalenterin tilasin itselleni, ja miten suunnittelen ajankäyttöäni kuukausitasolla!
Jokaisen tilanne, tarpeet ja kalenteri ovat aina yksilöllisiä. Harvan yrittäjän tai muuta itsenäistä työtä tekevän kalenteri myöskään on kiveen kirjoitettu vuotta etukäteen. Ei myöskään minun. Uskon kuitenkin siihen, että suunnittelu kannattaa. Uskon siihen, että hyvällä oman työn johtamisella ja ajankäytön suunnittelulla on mahdollista lisätä vapaa-aikaansa, palautumistaan ja myös työnsä tuottavuutta. Priorisointi ja omiin arvoihin peilaaminen ovat tärkeitä työkaluja ajankäyttöä suunniteltaessa. Tärkeää on myös löytää omaa ajankäytön suunnittelua palvelevat käytännöt ja kalenterityökalut.
Mukavaa uutta viikkoa toivotellen, Anne
P.S. Olisiko mukava aloittaa uusi vuosi selkein sävelin? Mikäli tarvitset apua vuoden 2021 kalenterin kanssa, ota yhteyttä ja pyydä tarjous neljän (4) tunnin henkilökohtaisesta suunnittelupäivästä, jossa voimme katsoa sinunkin vuosisuunnitelmasi ja kalenterityökalusi kuntoon! Aikoja on vielä muutamia jäljellä viikolla 50. 🙂
Aika usein ajatellaan, että työnohjaukseen kannattaa hakeutua siinä vaiheessa kun työssä tai jaksamisessa on ylitsepääsemättömiä haasteita tai ongelmia. Minä olen kuitenkin viime aikoina pysähtynyt pohtimaan sitä, että työnohjauksesta on hyötyä kaikenlaisissa tilanteissa oleville yrittäjille; työnohjaus muotoutuu aina yksilöllisesti asiakkaan omien lähtökohtien ja tavoitteiden mukaisesti. Innostuin tarkastelemaan asiaa yrittäjän jaksamisen näkökulmasta löytäessäni tuoreita tilastoja asiaan liittyen.
Suomen Yrittäjät on teetättänyt toukokuussa 2020 Kantar TS Oy:lla Yrittäjägallupin, jossa on kartoitettu yrittäjien työssä jaksamista ja sen vaikutusta omaan yritykseen. Tutkimuksen tarkoituksena on ollut “selvittää pienten ja keskisuurten yritysten yrittäjien mielipiteitä ja näkemyksiä ajankohtaisista aiheista”. Yli tuhannesta vastaajasta 87 % on sitä mieltä, että heidän oma jaksamisensa vaikuttaa heidän yritykseensä, ja yli puolet (54 %) ajatteli, että oma jaksaminen vaikuttaa yritystoimintaan paljon. Turhaan ei siis varmastikaan sanota, että yrittäjä on oman yrityksensä tärkein resurssi, kivijalka ja myös suurin riski, jos jotain sattuukin.
Mielenkiintoista on kuitenkin myös se, että useampi kuin joka kymmenes arvioi, ettei heidän omalla voinnillaan ole merkitystä yrityksen toimintaan. Olisi kiinnostavaa tietää, mitkä seikat vaikuttavat tähän: onko kyse yrityksistä, joissa vastuu jakautuu useampien ihmisten kesken, ovatko koetut voimavarat niin hyvät, ettei niiden vaikutusta nähdä, vai onko esimerkiksi kyse jo niin vakiintuneesta toiminnasta, että se “rullaa omalla painollaan”. Tällaisen tilaston pohjalta on tietenkin mahdoton tehdä mitään syvempää analyysia ja nämä ovat pelkkiä arvailuja, mutta mielenkiintoista silti pohdiskella!
Tutkimuksessa jaksamisen tilastoja verrattiin myös aiempiin, ja todettiin, että korona on vaikuttanut yrittäjien jaksamiseen heikentävästi. Vertailutilastot löydät lopussa olevasta lähdelinkistä. Toukokuun tilanne oli seuraavanlainen: melkein neljännes oli joko loppuupalamisen partaalla tai jatkuvasti ylirasittunut. Toisaalta kolmasosalla ei ollut jaksamisen ongelmia ja 42 % arvioi olevansa joskus ylirasittuneita.
Missä kohtaa yrittäjälle sitten olisi hyötyä työnohjauksesta? Missä kohtaa tahansa. Kokosin alle ajatuksiani siitä, millaisiin asioihin esimerkiksi työnohjauksessa voidaan vaikuttaa eri jaksamisen asteilla.
Kun ongelmia jaksamisen kanssa ei ole, on arvioinnin, kehittämisen ja eteenpäin suuntaamisen aika. Tutkitaan sitä, mitkä asiat ovat onnistuneet ja miksi, ja miten niitä voisi mallintaa uusia onnistumisia varten. Työnohjauksessa on mahdollisuus ideoida uutta ja panostaa niihin osa-alueisiin, jotka muuten jäävät vähemmälle työn arjessa voimavarojen ollessa pienemmät. Kun jaksaminen on hyvällä tasolla, ihminen usein on motivoitunut myös kehittämään itseään ammatillisesti, ja tätä voidan tehdä tavoitteellisesti työnohjauksen myötä. Työnohjauksen avulla hyvinvointia ja työkykyä voidaan ylläpitää. On myös tärkeää oppia tunnistamaan itseä kuormittavia asioita ja omia kuormittumisen oireita.
Kun ylikuormitus on ajoittaista, on tärkeää jäsennellä ja kartoittaa tekijät, jotka tekevät tilanteesta kuormittavan. Tämän jälkeen päästään kartoittamaan voimavaratekijät ja asiat, joihin lähdetään hakemaan muutosta. Yhdessä etsitään realistisia keinoja ja välineitä työarjen keventämiseen. Pysähdytään tutkimaan oman työn johtamista ja ajankäytön hallintaa. Konkreettisesti esimerkiksi myös se voi auttaa, että asetetaan kiintopisteitä ja tavoitteita kuormittavan ajanjakson jälkeiselle ajalle. Monia auttaa esimerkiksi se, että merkataan konkreettisia vapaa- tai lomapäiviä kiireajan jälkeiselle ajalle. Ne näyttävät kalenterissa keitailta, joita kohti kulkea. Silloinkin kun työ ajoittain kuormittaa, on kuitenkin tärkeää pysähtyä sen äärelle, miten haluan kehittyä ja kehittää, ja mikä minua motivoi. Työnohjauksessa voidaan pysähtyä myös esimerkiksi yksittäisiin asiakastilanteisiin tai tunne- ja arvotyöskentelyyn.
Mikäli ylirasitus on jatkuvaa, tulisi hälytyskellojen soida. Työnohjauksessa voidaan selkeyttää ja jäsennellä kokonaistilanne, priorisoida asioita ja rajata työtä. Asiakas saa tuulettaa tunteitaan ja etsimme yhdessä konkreettisia tekoja ja keinoja, joilla voimavaroja saadaan kasvatettua. On tärkeää, että pysähdymme palautumisen äärelle. Minä uskon siihen, että kun työskentelemme tulevaisuuteen suunnaten ja voimavarakeskeisesti, asiat alkavat liikkua tavoitteiden suuntaan. Kaikki ratkaisut löytyvät asiakkaasta itsestään, minun tehtäväni työnohjaajana on autaa löytämään ne.
Silloin kun ihminen on lähellä burnoutia, tärkeintä on tilanteen selkeyttäminen ja myös asiakkaan ohjaus muiden tarvittavien palveluiden äärelle. Työnohjauksessa kartoitetaan, mikä on välttämätön työ, joka tulee tehdä, mitä voi delegoida tai mistä luopua. Eettisesti toimiva työnohjaaja ohjaa huolen noustessa asiakkaansa myös terveydenhuollon piiriin (mieluummin aiemmin kuin myöhemmin!), jotta tämä voi saada tarvitsemansa avun. Työnohjauksessa voidaan vahvistaa toivoa ja uskoa tulevaisuuteen ja etsiä keinoja, jolla työn määrä voidaan minimoida ja palautumisen ja toipumisen aika maksimoida. Työnohjaaja on yrittäjän tunteiden ja ajatusten peili, joka tarjoaa vaihtoehtoisia näkökulmia ja lempeän napakkaa hyvinvointiin tukemista.
Entä jos yrittäjä ei tiedä, miten työssään jaksaa?Työnohjaus on hyvä väline pysähtyä tutkimaan asiaa. Miten minä voin? Miten yritykselläni menee? Millaisia tavoitteita minulla ja yritykselläni on? Työnohjauksen keinoin voidaan selkeyttää nykytilaa ja asettaa uusia tavoitteita, joita kohti edetä. Näin myös työn mielekkyys ja motivaatio työn tekemistä kohtaan kasvavat.
Yrittäjän työn kuormitus vaikuttaa muuhun arkeen ja elämään ja muu arki ja elämä vaikuttavat yrittäjän työhön. Yrittäjyys, kuten elämä sen ulkopuolellakin harvoin on yksisuuntainen suora tie ja vuodenkierroltaan täysin tasainen, joten on luonnollistakin kokea ajoittaista kuormitusta. Ihminen kestää kovaakin stressiä, kunhan se ei ole kovin pitkäkestoista. Tärkeää on kuitenkin opetella tunnistamassaan itsessään kuormittumisen merkkejä ja pyrkiä puuttumaan niihin ja kiinnittää huomiota palautumiseen. Työnohjauksessa asioita tarkastellaan nimenomaan työn näkökulmasta ja etsitään työkaluja, joilla jaksamista ja hyvinvointia löytyy molempiin.
Millainen sinun jaksamisesi on tällä hetkellä? Olisiko työnohjauksesta hyötyä?
Hain työnohjaajakoulutukseen, koska olen itse saanut valtavasti apua työnohjauksesta työurani aikana. Olen nuoriso- ja sosiaalialan töissäni vuosien varrella ollut niin yksilö-, ryhmä- kuin yhteisötyönohjauksessa. Se on ollut monin tavoin hyödyllistä. Yksilötyönohjauksissa oman työn tavoitteellisuus ja selkeys ovat lisääntyneet. Olen saanut purkaa tunteitani ja ajatuksiani. Olen saanut käsitellä haastavia ajanjaksoja ja uhkaavia tilanteita. Työ on tuntunut vähemmän kuormittavalta, olen oppinut rajaamaan sitä paremmin ja oman työn peilaamisen kautta kasvanut ammattilaisena.
Ryhmätyönohjauksissa minä ja työkaverini olemme tulleet tietoisiksi myös toisten työtehtävistä ja vahvuuksista. Yhteinen perustehtävä on kirkastunut. Yhdessä työnohjaajan kanssa on pystytty turvallisesti puhumaan vaikeistakin asioista. Vuorovaikutus on parantunut ja yhteiset tavoitteet, pelisäännöt ja käytännöt on saatu sovittua. Tämän kaiken myötä työn vaikuttavuus on lisääntynyt: ihmiset, joita varten olemme työtä tehneet, ovat saaneet enemmän aidosti tarvitsemiaan mahdollisuuksia ja apuja oikeampaan aikaan.
Opinnot ja toto
Työnohjaajaopintoihimme kuuluu totoa, eli työnohjauksen työnohjausta. Se on ryhmämuotoista ja tapahtuu kerran kuukaudessa. Me kaikki kaksitoista opiskelijaa olemme jokainen omanlaisiamme työnohjaajia. Toisten reflektoidessa omaa tekemistään saa ideoita ja ajatuksia omaankin työnohjaajan työhön. On myös ollut helpottavaa huomata, etten ole ainoa, joka kokee epävarmuuden tunteita työnohjaajaksi kasvaessaan. Uskonkin, että – alasta riippumatta – itsenäistä työtä tekeville ryhmätyönohjaus samankaltaista työtä tekevien kanssa tarjoaa hyvän väylän vertaisuuteen, tunteiden tuuletukseen ja yhdessä oppimiseen.
Vertaistuellisiin sparrausryhmiin nähden ryhmätyönohjauksen etu on mielestäni se, että työnohjaajan ollessa vetovastuussa, jokainen ryhmän jäsen on tasa-arvoisessa asemassa ja saa luvan rauhassa sukeltaa osallistujan rooliin. Työnohjaaja huolehtii aikataulusta, keskustelun etenemisestä ja siitä, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Työnohjaaja myös haastaa ja nostaa keskusteluun erilaisia näkökulmia, jotka puolestaan voivat synnyttää uudenlaisia oivalluksia ryhmän jäsenissä. Ja kas näin, työ ja hyvinvointi kehittyvät! 🙂
Minä yrittäjänä työnohjauksessa
Ryhmä-toton lisäksi olen halunnut päästä myös yksilötyönohjaukseen. Tapaamme lempeän ja viisaan työnohjaajani kanssa noin neljän viikon välein etänä puhelimitse, ja juttelemme tunnin kerrallaan. Ja miten mahtavaa se onkaan ollut! Yksilötyönohjauksessa minulla on lupa puhua ja jäsentää kaikkia työnohjaukseen, valmennukseen ja yrittäjyyteen sekä omaan ammatillisuuteen, kasvuun ja tulevaisuuteen liittyviä ajatuksiani ja kysymyksiäni. Saan olla kesken ja ihmeissäni, ja peilata yhdessä ammattilaisen kanssa niin huonosti kuin hyvin menneitä asioita. Pikkulapsiarjen ja yrittäjyyden yhdistäminen ei aina ole yksinkertaista. Työnohjaus tukee työni arkea ja jäsentää käytännön asioita siinä. Puhelinohjaus toimii minulla hyvin. Se myös säästää aikaa, kun ei tarvitse matkustaa minnekään.
Usein asiat jäsentyvät ja ratkaisut alkavat löytyä jo siinä vaiheessa, kun vain puhun niitä ääneen. Työnohjaajan kysyessä syventäviä kysymyksiä, asioita tulee katseltua myös sellaisilta kanteilta, joita ei itse tule ajatelleeksi. Monimutkaisilta tuntuneet solmut aukeavat kuin itsestään.
Olen harjoitellut tietoista oman työn reflektointia jo toistakymmentä vuotta, kiitos Diakin sosionomiopintojen. (Kerrottakoon tässä kohtaa, että minä olin vuonna se opiskelija, joka kovaan ääneen ensimmäisen lukukauden [ammattiin oppimisen perusteet] aikana marmatti, että “eikö me täällä tehdä mitään muuta kuin reflektoida, miten tämä muka auttaa meitä työn tekemisessä, minä haluan päästä opiskelemaan oikeasti tähän ammattiin!“ 😀 Myöhemmin olen onneksi oppinut, että oman työn tietoinen peilaaminen on tärkeimpiä työkaluja työssä kuin työssä). Vaikka osaan ohjata toisia, sekä johtaa ja reflektoida omaa työtäni, en osaisi ikinä työnohjata itseäni niin hyvin kuin työnohjaajani sen tekee. Työnohjauksessa minä, jonka tehtävä normaalisti on kuunnella, saan puhua ja purkaa. Usein asiat jäsentyvät ja ratkaisut alkavat löytyä jo siinä vaiheessa, kun vain puhun niitä ääneen. Työnohjaajan kysyessä syventäviä kysymyksiä, asioita tulee katseltua myös sellaisilta kanteilta, joita ei itse tule ajatelleeksi. Monimutkaisilta tuntuneet solmut aukeavat kuin itsestään.
Yksi työnohjauksen vahvuuksista on se, että se on aina pitkäkestoinen oppimisprosessi. Tärkeää on etenkin se, mitä tapahtuu työnohjaustapaamisten välissä. Huomaan, että usein työnohjauksessa puhuttujen asioiden käytäntöön vienti alkaa tapahtua nopeammin kuin mitä se muuten tapahtuisi. Priorisointi on helpompaa. Myös sellaiset toiveet ja haaveet, joista on puhuttu ehkä vain sivulauseissa, alkavat muuttua tavoitteiksi, joita kohti alan edetä kuin huomaamatta.
Yksi esimerkki viimeksi mainituista on se, että vähän itsellenikin yllättäen jään ensi vuodeksi opintovapaalle palkkatyöstäni, kahden vuoden perhevapaiden jatkoksi. Haaveissani on viiden vuoden sisällä täysipäiväinen yrittäjyys, ja nyt minulle avautuu mahdollisuus kehittää itseäni ja yritystäni sekä “testata yrittäjän arkeani” samalla, kun perheemme pienimmäinen saa pehmeän laskun varhaiskasvatukseen. Keväällä viimeistelen ammatillisen opettajan opintoni. Työnohjaajakoulutus jatkuu aina ensi vuoden loppuun saakka.
Lisäksi olen saanutTuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon opiskelupaikan Gradialta. Opinnot alkavat helmikuun alussa ja olen niistä innoissani!Pääsen kehittämään itseäni, yritystäni ja Metsolannen Yrittäjän työvuorolista -konseptiani. Lisäksi saan brändäyksen, markkinoinnin, palvelumuotoilun ja tuotekehitystyön täsmäosaamista myös asiakkaitani varten. Uskonkin että tämä koulutus realisoituu parempana palveluna asiakkailleni. En malta odottaa, mitä tuleva vuosi tuo tullessaan!
Onko sinulla kokemusta työnohjauksen myötä seuranneista pienistä tai suurista mullistuksista?
Iloisin terkuin Anne
P.S. Miksi sitten en hyppää vielä täysillä yrittäjyyteen? Koska jotain taitaa olla vielä tekemättä ja annettavana oman päivätyön puolella. 🙂 Ja koska haluan rakentaa yrittäjyyttäni rauhassa ja hiljaa. Kokeillen ja oppien sitä, mihin minun kannattaa keskittyä, jotta voin palvella asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla. Kun usein menen kaasu pohjassa, on virkistävää harjoittaa omaa kärsivällisyyttä!
P.P.S. Opintovapaani mahdollistaa sen, että voin avata muutaman uuden työnohjauspaikan tammikuussa. Ota yhteyttä 040 753 7520 tai metsolanne@gmail.com, mikäli tarvitsisit työnohjaajaa!
Teen työnohjausta erityiseti somevaikuttajille ja muille pienyrittäjille. Ja miten innostavaa se onkaan! Yrittäjiä, aloja ja tapoja toimia on yrittäjänä on niin monenlaisia. Yksi tekee yrittäjyyttä kokopäiväisesti, toinen palkkatyön ohessa ja kolmas lisätuloina vanhempainvapaallaan. Vaikka työnohjaaja ei koskaan tee työnohjausta itsensä vuoksi, työ antaa valtavasti myös itselle. Olen pohtinut syitä sillle, miksi yrittäjien työnohjaus tuntuu minusta niin palkitsevalta.
1. Saan olla kanssakulkija
Yrittäjyys on varmaankin lähes poikkeuksetta tekijälleen enemmän kuin “vain työ”. On inspiroivaa päästä työskentelemään asialleen omistautuneiden ihmisten kanssa. Kohtaamani yrittäjät ovat huikeita osaajia, jotka tekevät työtään palolla ja sydämellä. Jokainen työnohjausprosessi on yksilöllinen ja tavoitteet lähtevät aina ohjattavasta ja hänen tarpeistaan. Jokaisen yrittäjän kanssa kulkeminen kohti juuri hänen tavoitteitaan on mielenkiintoista ja itsellekin jatkuvasti uusia näkökulmia avaavaa. Välillä stressi ja haasteelliset tilanteet pienentävät yrittäjän palon liekkiä, ja kun työnohjaajana pääsen yhdessä asiakkaan kanssa kasvattamaan sitä takaisin roihuunsa, se innostaa myös työnohjaajaa.
2. Saan olla tunteiden tuulettaja
Vaikka ympärillä olisi hyvät verkostot, perhe ja ystävät, voi yrittäjyys tuntua aika ajoin myös hyvin yksinäiseltä. Lisäksi yrittäjän tunnetaakka kuormittaa helposti myös hänen läheisiään. Toisaalta taas haasteet ja vaikeat elämäntilanteet työn ulkopuolella vaikuttavat myös työntekoon, samalla kun yrittäjän kynnys esimerkiksi sairaslomalle jäämiseen on usein korkea. Ohjattavan kanssa tutkailemme asiaa työn näkökulmasta; mihin asioihin voi itse vaikuttaa ja mitä asioita työssä voisi tehdä toisin, jotta hyvinvointi ja jaksaminen lisääntyisivät? Kun työnohjauspuhelun päätteeksi kuulen ohjattavan äänessä ja sanoissa hymyä ja helpotusta, omassakin sydämessä läikähtää.
3. Saan olla vahvuuksien valjastaja
Meidän on toisinaan itse vaikeaa nähdä ja käyttää omat vahvuutemme hyödyksemme. Positiivinen palaute puolestaan rohkaisee ja kannustaa eteenpäin meitä kaikkia. Uskon vahvasti siihen, että meissä on jo kaikki tarvittava valmiina, osa asioista vain vielä löytymättä. Onkin mahtavaa, kun asiakas löytää ratkaisun avaimet itsestään esimerkiksi silloin, kun käytämme jotain toiminnallista menetelmää tai kun kartoitan kyselemällä asioita, joissa hän on hyvä. Myös haasteellisilta tuntuvissa ominaisuuksissa voidaan nähdä vahvuuksien siemeniä. On hienoa seurata, miten usein ohjattavan asiat etenevät kohti tavoitteita juuri hänen omia vahvuuksiaan käyttämällä ja hyödyntämällä.
4. Saan olla kiireen kesyttäjä
Kirjoittelin jo aiemmin siitä, mitä kiire oikeastaan on. Usein yrittäjän kokemus on, että töissä on tavallaan koko ajan ja kiireen tunne vaikuttaa olevan arjen pysyvä ominaisuus. Se kuormittaa ja pahimmillaan lamauttaa. Tuntuu että elämä on yhtä kaaospalloa, eikä oikein mitään saa aikaiseksi. Yksi antoisimpia asioita pienyrittäjien työnohjaamisessa on se, kun saamme yhdessä järjestettyä sekä yrittäjän päätä että kalenteria. Itsensä johtaminen ja erilaiset ajankäytön hallinnan keinot ovat intohimoni. Olen luonut Yrittäjän työvuorolista -nimisen työkalun, jonka avulla saadaan tehtyä yrittäjälle yksinkertainen ja visuaalinen konkreettinen työn ja ajanhallinan väline. Paras palaute on se, kun asiakas sanoo että “yhtäkkiä kaikki tuntuukin tosi selkeältä ja tiedän, mitä teen milloinkin”. Kun kiire on kesytetty, aikaa tuntuukin yhtäkkiä olevan enemmän ja sitä vapautuu myös muille tärkeille asioille.
5. Saan olla ideoiden intouttaja
Yrittäjät ovat usein idearikasta porukkaa. Aina yrittäjällä ei kuitenkaan ole ihmistä, jonka kanssa omia ideoita voi pallotella. Työnohjaajana autan uusien ideoiden kirkastamisessa ja jalostamisessa. Tarjoan erilaisia näkökulmia, kysyn ja tarvittaessa myös lempeästi kyseenalaistan. Kun ilmassa leijunut idea tai ajatuksenpoikanen työnohjauskeskustelun tiimellyksessä muotoutuu selkeäksi kuvaksi, jota yrittäjä lähtee innostuneena jatkotyöstämään, innostuu työnohjaajana väistämättä itsekin.
Työnohjaajan työssä parasta on se, kun näkee toisten onnistuvan. Se, kun huomaan somessa, että jokin työnohjauspuhelun aikana asiakkaan oivaltama asia tai vinkkaamani työkalu on mennyt käyttöön. Se, kun työnohjauskohtaamisen alussa kuulen, miten asiat ovat edenneet tai miten arki on helpottunut. Ja välillä sekin, että asiakas kertoo, miten tästä ja tästä asiasta tai ajanjaksosta selvittiin hengissä ja pää pinnalla, vaikka välillä näytti toivottomalta. Elämä ja työelämä ovat aaltoliikettä, ja olen todella kiitollinen siitä, että niin moni yrittäjä on ottanut minut mukaan veneeseensä luovimaan tuohon aallokkoon yhdessä.
Lempeitä tuulia ja tyyntäkin säätä yrittäjyyden aallokkoosi toivotellen Anne
Kiire on kavala vaiva työyhteisössä. Mutta mitä kiire oikeastaan on? Työterveyslaitoksen Työhyvinvointi paremmaksi -raportin mukaan (Puttonen, Hasu, Pahkin 2016, 11, 27) kiireen kokeminen on työssä yleistä. Kiire on yksi kuormittavimmista psykososiaalisista tekijöistä suomalaisessa työelämässä. Kiire on tunne, vaikka välillä se voi vaikuttaa olevan ennemmin arjen yksi ominaisuus. Kouluttajani Eeva-Liisa Tamski (2016, 148-149) kirjoittaa osuvasti kiireen olevan myös käsite, jota yhteiskuntamme tukee. Työn merkityksen korkealle nostavassa yhteiskunnassamme kiireen tunne saa meidät tuntemaan itsemme työteliäiksi, tehokkaiksi ja sitä myötä arvokkaiksi. Tamski toteaa kuitenkin myös, että kiire ei kuitenkaan ole tehokkuuden tae: kiireessä arviointikyky heikkenee, parhaat ratkaisut jäävät keksimättä ja aika saattaa kulua näennäiseen puuhasteluun ja kiireen mantran toisteluun.
Kaikkien työssä on joskus kiirehuippuja. TTL:n raportin (Puttonen ym. 2016, 11-12) mukaan kiire, joka on kestoltaan rajattua, voi parhaassa tapauksessa jopa tehostaa työskentelyä. Tämä edellyttää sitä, että työntekijä pystyy vaikuttamaan työnsä tekemiseen ja saa tukea työyhteisöltään. Jatkuva kiireen tunne lisää kuitenkin stressiä, joka vuorostaan lisää kiireen tunnetta, ja oravanpyörä on valmis. Työn tuottavuus, työturvallisuus ja työhyvinvointi heikkenevät. Pahimmillaan työ sairastuttaa tekijänsä. “Kiireessä on se paha puoli, että se vie aikaa”, totesi osuvasti G.K. Chestertonkin.
“Aikaa ei voi hallita. Kiirettään voi.”
Miten kiirettä sitten voidaan taklata työyhteisössä? Kiireen hallinta on ajankäytön hallintaa ja oman ajattelutavan uudistamista. Usein kiireen taustalla on monia sellaisia perussyitä, joihin työntekijä ei voi vaikuttaa, esimerkiksi niukat resurssit työn määrään nähden tai asiakkaasta johtuvat tiukat aikataulut. Kun näihin ei voida vaikuttaa, avainasemaan nousevat vuorovaikutuksellinen johtaminen, työyhteisön antama tuki ja työntekijän omat ajankäytön hallinnan keinot. (Puttonen ym. 2016, 27.)
Tämän näyttöön perustuvan tarpeen ja tiedon pohjalta olemme luoneet kollegani Petra Karisen kanssa työyhteisöille suunnatun Virta-valmennuksen. Valmennuksessa vahvistetaan työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä ja ajankäytön hallintaansa, kasvatetaan yhteisöllisyyttä työyhteisössä ja tuetaan vuorovaikutuksellista johtamista. Me uskomme siihen, että jokaisessa työyhteisössä on potentiaalia, joka voidaan valjastaa kiireen taltuttamiseen. Virta-valmennuksessa piilossa oleva potentiaali ja työntekijöiden yksilölliset vahvuudet otetaan käyttöön.
Valmennus alkaa Työyhteisön vahvuuspäivällä (8 h), jossa tarkastellaan toiminnallisten menetelmien avulla työyhteisön vuorovaikutusta. Lisäksi tehdään näkyväksi yksilöiden vahvuuksia ja valjastetaan ne käyttöön työn arkeen. Tavoitteena on tuottava ja hyvinvoiva työyhteisö, jossa krooninen kiire on taklattu hyvällä suunnittelulla ja toimivalla työnjaolla. Vahvuuspäivästä jokaiselle työntekijälle jää käteen arjessa helposti toteutettavia ajankäytön hallinnan menetelmiä, ja tunne siitä, että omaan työhön ja kiireen kokemukseen voi vaikuttaa. Lisäksi matkaevääksi saadaan tiiviimpi vuorovaikutus ja tieto työyhteisössä olevasta osaamisesta, jonka kautta myös töiden organisointi helpottuu.
Noin kuukausi työyhteisön vahvuuspäivän jälkeen tapaamme työyhteisön esihenkilön yksilövalmennustapaamisessa (2 h). Tapaamisessa tarkastellaan, millaisia muutoksia työyhteisössä on tapahtunut ja millaisin keinoin sitä vahvistetaan entisestään. Painopiste on vuorovaikutteisessa johtamisessa ja sen kehittämisessä.
“Jos haluat tuntea menneen, katso nykyisiä olosuhteitasi. Jos haluat tuntea tulevaisuuden, katso nykyisiä tekojasi.” -Kiinalainen sananlasku
Manifeston julkaisema Somevaikuttaja 2019 -barometri kertoo, että samalla kun somevaikuttaminen on ammattimaistunut (105 vastaajasta 60 % toimii yrittäjinä), yhä useampi pohtii sen lopettamista. Barometri kertoo, että lähes kolmannes vastaajista oli edellisvuoden aikana harkinnut kanavansa lopettamista. Syyt, jotka lopettamisajatusten takana korostuvat, ovat somemaailman uuvuttavuus, ajanpuute sekä ansaintamallin haastavuus.
Väitöskirjatutkija Hanna Reinikainen toteaa Ylen artikkelissa, että sosiaalinen media kuluttaa, koska somessa tapahtuu jatkuvasti, ja ajan henki on se, että koko ajan pitäisi olla ihmisten saatavilla. Paine laadukkaan sisällön tuottamisesta on kova ja työhön kuuluu paljon sellaista, jonka tekeminen vie paljon aikaa, muttei näy ulospäin. Reinikaisen mukaan kaupallisia yhteistöitä tekevät somevaikuttajat joutuvat myös melkoiseen ristipaineeseen yritysten ja seuraajien vaatimusten välillä. Somevaikuttajan elämä on julkista ja näin ollen altista kriittiselle arvostelulle. Ihmiset kommentoivat asioita joko nimellään tai anonyymisti hyvinkin kärkkäästi ja monen kohdalla voidaan puhua jopa kiusaamisesta.
Työnohjauksesta tukea työhyvinvointiin ja työn kehittämiseen
Kun ajatellaan somevaikuttajan työn erityispiirteitä, työnohjauksen keinoin voidaan käsitellä esimerkiksi erilaisten kommenttien herättämiä tunteita ja työn aiheuttamaa tunnekuormaa. Koska somevaikuttajan työ koostuu monista erilaisista palasista, voidaan työnohjauksen avulla selkeyttää sitä, millaisista prosesseista työ oikein koostuukaan, mikä on tärkeintä ja miten työhön käytetty aika kannattaa jakaa, jotta se olisi kannattavinta niin hyvinvoinnin kuin taloudenkin kannalta. Tärkeää on myös etsiä ohjattavan voimavaroja ja vahvuuksia sekä palautumisen paikkoja ja keinoja. Voimme yhdessä pohtia sitä, miten työtä voi ja kannattaa rajata. Yhteistyökumppaneiden, seuraajien ja oman itsen välisiä arvoristiriitoja päästään ratkaisemaan arvotyöskentelyn kautta. Sen myötä myös somevaikuttajan ammatillinen identiteetti vahvistuu.
Mitä työnohjauksessa tapahtuu?
Työnohjaus on yleensä vähintään vuoden mittainen tavoitteellinen prosessi, jossa tähdätään tulevaisuuteen ja työn kehittymiseen. Pitkin matkaa arvioidaan, mihin suuntaan työ kehittyy suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Tällä hetkellä kaikki tekemäni työnohjaus tapahtuu etänä, 3-4 viikon välein tapahtuvissa noin 1-1,5 tunnin mittaisissa puhelinkeskusteluissa.
Omana tavoitteenani on kehittyä Suomen parhaaksi somevaikuttajien työnohjaajaksi. Työnohjaustilanteessa minä olen ohjaamisen ja prosessien osaaja, somevaikuttaja puolestaan oman työnsä asiantuntija.Työnohjauksessa pääsee peilaamaan ja reflektoimaan työtään jonkun sellaisen ulkopuolisen kanssa, jolla ei ole suoria vastauksia, mutta joka osaa kysyä oikeita kysymyksiä. Omassa työssäni minulle tärkeintä on empatia ja aito kohtaaminen sekä voimavara- ja ratkaisukeskeisyys. Työnohjaus on aina luottamuksellista ja lähtee ohjattavan yksilöllisistä tarpeista. Mikäli sinulla on tarvetta työnohjaukselle, ota rohkeasti yhteyttä.
Lähteet: Yle 2019: Tuore kysely: Joka kolmas somevaikuttaja harkinnut lopettamista – bloggaaja Jenni Rotonen: “Olin lähellä totaalista loppuunpalamista” https://yle.fi/uutiset/3-10951986
