Yleinen

Viestinnän väärinkäsitykset etäaikana – vinkit selkeään viestintään

Väärinkäsitykset ovat tavallisia sekä kasvokkaisessa että kirjallisessa viestinnässä. Kuten työnohjaajakoulutuksemme vieraileva kouluttaja Veli-Matti Toivonen totesi, suurin osa työpaikkojen konflikteista johtuu väärinkäsityksistä. Erityisesti etäajan vuorovaikutuksessa korostuu tarve viestinnän selkeydelle. Tässä blogijulkaisussa jaan hyviksi havaittuja vinkkejä selkeään viestintään!

Kirjallinen viestintä asettaa vuorovaikutukselle omat erityispiirteensä.

Mieti ennen kuin toimit

Ennen esimerkiksi sähköpostiviestin kirjoittamista on hyvä hetken aikaa miettiä, mitä aikoo sanoa. Joskus voi olla tarpeen taustoittaa viestin sisältöä, ellei vastaanottaja tiedä jo, mistä aiot hänelle kertoa. Tämä on hyvä pitää mielessä silloinkin, kun olet mahdollisesti tunnekuohun vallassa tai viesti pitää saada nopeasti lähetettyä. Kiire ja tunteenomainen reagointi ovat kaksi takuuvarmaa väärinkäsitysten synnyttäjää. Myös kielentutkija Arto Mustajoen mukaan väärinkäsitykset ovat yksi ihmiskunnan suurimmista vitsauksista. Ne kannattaa tosiaan pyrkiä eliminoimaan! Mikäli asia nostaa sinussa vahvan tunnereaktion, lykkää viestin kirjoittamista ja lähettämistä, mielellään vaikka yön yli.

Jäsentele asiat

Joskus viestin jäsentelyssä voi auttaa vanha kunnon uutisen rakenteen miettiminen. Vastaako viestisi kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi, miten ja kuka? Uutisen rakennetta voi lainata myös siten, että tärkein asia kerrotaan ensin ja vasta sitten sitä taustoittavat tiedot. Mietithän viestin rakennetta myös siten, että esität samaan asiaan liittyvät seikat samassa kappaleessa. Näin viesti on helpompi ymmärtää.

Selkeytä sanomasi

Lisäksi viestin selkeyteen vaikuttaa tietenkin oikeinkirjoitus ja lauserakenteet. Mikäli yksi lause koostuu kovin monesta eri sivulauseesta, voi lauseet jakaa erillisiksi osioiksi. Näin ajatus pysyy mukana paremmin. (Huom! Oma helmasyntini ovat pitkät, polveilevat virkkeet. Opettelen! :)) Jäsentelyssä voi auttaa myös tärkeimpien pointtien esittäminen luettelomuodossa tähän tyyliin, koska se auttaa visuaalisesti viestin hahmottamisessa:

  • Asia yksi
  • Pointti kaksi
  • Huomio kolme

Mieti sävyä ja sanastoa

Huumori on yksi suosituimpia viestinnän tehokeinoja. Se voi kuitenkin olla hankala laji etenkin kirjallisessa viestinnässä. Varsinkin sarkasmi tai ironia voidaan ymmärtää helposti väärin kirjoitetusta viestistä, koska puheeseen kuuluvat elementit, kuten eleet ja ilmeet, jäävät puuttumaan viestistä. Mikäli sarkasmi ei ole pakollista (harvoin on), sitä kannattaa käyttää hyvin harkiten. Mikäli valittuun viestinnän kanavaan sopii esimerkiksi emojien käyttö, voi niillä alleviivata ja selventää omaa viestiä. Toki muodollista sähköpostiviestiä lähettäessä ei emojien käyttö välttämättä ole sopivaa – tilanteen mukaan siis mennään!

Lisäksi mikäli aiheeseen liittyy paljon alasi asiantuntijasanastoa, voi samalle asialle pyrkiä etsimään suomenkielisen vastineen tai lisätä sen sulkuihin erikoissanan jälkeen. Tähän toki vaikuttaa myös viestin vastaanottaja. Mikäli “puhutte valmiiksi samaa kieltä”, voi ammattislangia käyttää vapaammin.

Valitse kanava viestin mukaan

Viestiin vaikuttaa myös se, missä kanavassa se on lähetetty. Humoristisuus ja rentous sopivat paremmin työkavereiden keskiseen Slack-keskusteluun kuin viralliseen työhakemukseen konservatiiviselle alalle. Valittu viestintäkanava vaikuttaa myös viestin pituuteen. Mikäli asiasi vaatii laajaa taustoitusta, voi sille paras kanava olla blogikirjoitus tai sähköpostiviesti. Lyhyisiin viesteihin toimii paremmin somepostaus tai vaikkapa tekstiviesti tai jonkin pikaviestipalvelun viesti. Organisaation tasolla on hyvä miettiä valittuja viestintäkanavia laajemminkin. Kun katselen asiaa työnohjauksen näkökulmasta, on tärkeää puhua auki sitä, miten, miksi ja missä viestimme. Millainen on vuorovaikutuskulttuurimme myös sähköisten ja kirjoitettujen viestien osalta?

Käyttäkää vain oleellisimpia kanavia

Mikäli työyhteisössä käytetään kymmeniä erilaisia tapoja viestimiseen, onkin mahdollista, ettei viesti mene perille. On hyvä olla erilaisia kanavia, mutta työryhmä ei välttämättä tarvitse erikseen Slack-, Facebook- ja Whatsapp-ryhmiä, sähköposteja, uutiskirjeitä ja Intraa viestien kulkeutumiseen. Lisäksi olemme sellaisessa viestien, ilmoitusten ja sisältöjen pommituksessa joka päivä, että jatkuva puhelimen ja tietokoneen kilahtelu saattaa pahimmillaan häiritä työntekijää. Tätä voi välttää keskittämällä viestinnän itselle ja työyhteisölle tärkeimpiin muutamaan viestintäkanavaan.

Tarkasta ja varmista

Kun järkevästi jäsennelty viesti on valmis, on hyvä lukea se vielä ainakin kertaalleen läpi. Onko viestissä kirjoitus- tai asiavirheitä? Tuleehan kaikki oleellinen varmasti sanottua? Lisäksi voit vielä myöhemmin viestin lähettämisen jälkeen varmistaa, menikö viesti perille ja ymmärrettiinkö se oikein. Tässä on vastuu myös viestin vastaanottajalla: mikäli hän on epävarma jostain viestin osasta, kannattaa se aina varmistaa. Itse suosin viestin ytimen kertaamista tyyliin näin: ”Ymmärsinkö oikein, että tarkoitit asiaa X”. Viestinnän tavoiteena on olla dialogia, jossa molemmilla osapuolilla on omat roolinsa ja vastuunsa. Ulospäin viestittäessä oletetulle kohdeyleisölle ei tätä varmistamista toki aina pysty tekemään. Silloin onkin hyvä käyttää vielä muutama ekstraminuutti viestin läpikäymiseen ennen sen julkaisemista.

Ja jos jotain mokaa – ei hätää! Kirjoitusvirhe siellä täällä ei maailmaa kaada. Väärinkäsitykset ovat harvoin niin peruuttamattomia, ettei niitä yhdessä saataisi ratkottua.

Sitten vain viestimään! Mikäli kaipaat tai työyheisönne kaipaa apua viestintään liittyen esimerkiksi haastaviin asiakastilanteisiin tai työyhteisön vuorovaikutuskulttuuriin liittyen, voin auttaa. Työnohjaus antaa apua edellisten lisäksi myös esimerkiksi työn rajaamiseen ja priorisointiin. Pyydä minulta maksuton työnohjaustarpeen kartoitustapaaminen!

Kurkkaa myös erityisesti viestinnän ammattilaisille suunnattu ajankäytön verkkokurssini!

Ihanaa viikonloppua toivottaen,

Anne
040 753 7520

Leave a Reply